Immer und überall erreichbar sein und auch selbst aktiv werden können. Das ist zugegebenermaßen nicht nur ein Segen, sondern manchmal auch ein Fluch. Auf jeden Fall aber ist es in der modernen Arbeitswelt schon beinahe eine Selbstverständlichkeit. Wenn es denn schon sein muss, dann soll es doch wenigstens Spaß machen. Zum Beispiel, indem ich unabhängig von Zeit, Ort, Plattform und Endgerät immer dasselbe Tool zur Kommunikation verwenden kann. Ein solches möchten wir Euch heute gerne vorstellen: Lync.
Oder wie wir gerne sagen: Das Schweizer Taschenmesser für die Kommunikation.

Von Angesicht zu Angesicht – auch an verschiedenen Orten

Es ist heute eher die Ausnahme, dass die gesamte Belegschaft einer Firma jeden Tag am Arbeitsplatz ist. Gerade Startups sind viel unterwegs, müssen doch jeden Tag neue Kontakte geknüpft und bereits vorhandene gepflegt werden. In der Firma sind aber ebenfalls wichtige Entscheidungen zu treffen, und auch da sollte man sich idealerweise von Angesicht zu Angesicht gegenüber sitzen. Man kann aber unmöglich an zwei Orten gleichzeitig sein, also braucht man ein Kommunikationsmedium mit professionellem Funktionsumfang, welches diesem Ideal möglichst nahe kommt. Genau das tut Lync. Den „Beweis“ werden wir im Folgenden erbringen.

Letztlich geht es hier aber nicht nur um ein tolles Stück Software, sondern um bares Geld. Lync hilft vielen Unternehmen dabei, Reise- und Mobilfunkkosten zu reduzieren. Das gilt übrigens nicht nur für interne Mitarbeiter, sondern auch für externe Partner und Kunden, sofern diese ebenfalls Lync oder Skype (Skype-Kontakte lassen sich in Lync einbinden) nutzen. „Lync hilft uns dabei, Agheera ein Gesicht zu verleihen, ohne dafür viel herumreisen zu müssen – und das spart uns natürlich auch Geld.“ Sagt beispielsweise Hassan Aftabruyan, Mitgründer des Logistik-Startups Agheera.

Auf allen Plattformen zu Hause

Fangen wir mit dem Wichtigsten an: Der Plattformunabhängigkeit. Egal, ob es sich um irgendein Windows-Gerät, einen Mac, ein iPad, ein Android-Smartphone oder -Tablet handelt, Lync ist überall zu Hause. Für alle Plattformen gibt es native Clients und Apps, und natürlich ist es völlig egal, mit welcher Plattform der oder die Gesprächspartner arbeiten. Auch eine browserbasierte Web-Applikation steht zur Verfügung.
Damit wäre die wichtigste Einstiegsfrage geklärt: Für wen ist Lync? Antwort: Für Alle!
Obwohl wir noch gar nicht über Funktionen gesprochen haben, ist damit eines der wichtigsten Alleinstellungsmerkmale von Lync bereits genannt.

Alle Features unter einem Dach

Damit kommen wir zu den Features, und nun wird es schon schwieriger: Du fragst Dich, was Du mit Lync tun kannst? Oder besser gesagt: Was bietet Dir Lync, was Deine derzeit eingesetzte Kommunikations-Lösung nicht zu leisten vermag? Das zeigt sich vielleicht gar nicht auf den ersten Blick, denn wenn wir die Grundfunktionen von Lync aufzählen, dann ist das in der Tat nichts, was es nicht woanders auch gibt.

  • Als da wären:
  • Chatten
  • Telefonieren
  • HD-Videokonferenzen
  • Dateiaustausch
  • Bildschirmfreigabe
  • Präsentationen online durchführen
  • Online-Status der Kontakte sehen

Kannst Du alles jetzt schon, richtig? Aber kannst Du das auch alles mit einem einzigen Programm, auf allen Endgeräten gleich welcher Plattform? Und integriert sich diese Lösung nahtlos in Deinen Arbeitsablauf? Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“ lautet, dann kommen wir jetzt zu dem Punkt, an dem Lync so richtig interessant wird.

Clevere Integrationsfeatures

Lync integriert sich nahtlos in Microsoft Office. Das fängt schon damit an, dass man beim Schreiben einer E-Mail den Online-Status des Empfängers sehen kann (natürlich nur, wenn dieser auch Lync verwendet) und man somit gleich einschätzen kann, wie wahrscheinlich es ist, umgehend eine Antwort zu erhalten. Wobei man bei dringenden Absprachen natürlich sowieso lieber direkt zu Lync greift, um den Empfänger anzuchatten oder anzurufen.

Möchte man in einer Konferenz eine Präsentation vorführen, so dockt Lync an PowerPoint an und zeigt die Präsentation direkt innerhalb des Programms, oder zeigt gleich seinen gesamten Bildschirminhalt in der Videokonferenz – lästiges Wechseln zwischen mehreren Programmen entfällt. Außerdem lassen sich wichtige Dinge direkt an OneNote senden, um sie später noch zur Verfügung zu haben. Getreu dem Motto „Alles hängt mit allem zusammen“ agiert Lync hier nicht nur als Bindeglied zwischen Menschen, sondern auch zwischen verschiedenen Office-Programmen. Und diese Integration wird in Zukunft noch viel stärker ausgebaut werden.

HD-Videokonferenzen für Profis

Am häufigsten wird Lync für Videokonferenzen eingesetzt. Eine solche ist mit wenigen Klicks einberufen, und dank des Onlinestatus sieht man auch immer sofort, welcher Kollege gerade verfügbar ist. Bis zu 250 Personen lassen sich einfach z.B. über Outlook-Kalendereinladung oder spontan in den virtuellen Besprechungsraum einladen, und der Organisator hat stets den Überblick und die volle Kontrolle.

Während der Konferenz können Dateien bereitgestellt oder Präsentationen vorgeführt werden, auch Bildschirmfreigabe (inkl. Remotesteuerung) ist möglich. Und wie in einem echten Besprechungsraum steht ein Whiteboard zur Verfügung, an dem weitere Informationen angeheftet werden können. Auch Ad-hoc-Umfragen unter den Teilnehmern mit sofortiger Auswertung können interessant sein, um ein schnelles Meinungsbild zu bekommen.

Sollten Kollegen oder Partner verhindert sein, aber trotzdem alle Informationen erhalten und Diskussionen nachverfolgen können, zeichnet der Organisator das Meeting einfach auf und stellt diese Aufzeichnung im Anschluss zur Verfügung.

Kann Freeware das nicht eben so gut?

Beim Stichwort Videokonferenzen gibt es natürlich auch einige Freeware-Angebote. Es liegt uns fern, diese Dienste hier schlecht zu reden, aber sie richten sich häufig eher an Privatanwender, echte Mehrwerte für Unternehmen finden sich hier nicht. Viele der vorher beschriebenen Funktionen müssen teils durch Drittanbieter-Lösungen nachgerüstet werden, finanziell abgesicherte Verfügbarkeiten wie bei Lync, wenn es in Verbindung mit Office 365 genutzt wird, gibt es nicht. Auch Support fällt häufig weg. Ein junges Unternehmen muss sich aber auf Services verlassen können. Office 365 kann hier mit Hochverfügbarkeit überzeugen.

Lync ist ein wichtiger Baustein in der Philosophie des vernetzten Arbeitens, dem der Grundgedanke „Jeder redet mit jedem“ zugrunde liegt. Darum ist Lync in allen Office 365 Plänen ab „Small Business Premium“ bereits ohne Extra-Kosten enthalten (Lync Online steht dabei für den Server, der den Dienst bereitstellt. Natürlich gehören der stationäre Client und die mobilen Apps ebenso dazu).

Und wann dürfen wir Dich in der schnell wachsenden Lync-Familie begrüßen? Unsere Kollegen der schaffbar zeigen dir gerne, was Lync alles kann: