Ein Beitrag von Marc Dellas, Marketingleiter für Jürgen Matthes Sprachreisen.

Meetings sind für viele Mitarbeiter ein zeitraubendes Ritual, das sie eher von ihrer Arbeit abhält, als dass es ihnen Nutzen bringt. Vor allem Führungskräfte hetzen tagtäglich von einer Besprechung zur nächsten, ohne am Ende des Arbeitstages konkrete Resultate für ihr Unternehmen vorweisen zu können.

In vielen Firmen werden zusätzlich zu problembezogenen Meetings regelmäßige wöchentliche Sitzungen abgehalten, in denen man sich gegenseitig beim gemeinsamen Kaffee Neuigkeiten berichtet und aktuelle Ergebnisse bespricht. Bis zu einem gewissen Grad können solche Treffen sinnvoll sein. Aber: in dem Ausmaß, das sie oft annehmen, sind sie den Zielen des Unternehmens jedoch wenig zuträglich.

Viele Meetings sind nicht produktiv

Eine Studie der Unternehmensberatung Rochus Mummert hat diese Vorbehalte jüngst bestätigt. Die Untersuchung befragte in Deutschland 1.000 Arbeitnehmer und 70 HR-Führungskräfte. Das Ergebnis: 32 Prozent der Befragten meinten, die Meetings nähmen in ihrem Unternehmen zu viel Zeit in Anspruch und seien nicht produktiv. Zufrieden mit der Meeting-Kultur ihres Arbeitgebers waren nur 20 Prozent.

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Das Marktforschungsunternehmen Yougov führte im Auftrag von Microsoft Deutschland bereits 2013 eine Untersuchung zur Meeting-Kultur durch. Dabei kam heraus, dass 65 Prozent der Mitarbeiter sahen sich durch die Vielzahl an Besprechungen in ihrer Produktivität behindert.

Unpassende Aktivitäten während des Meetings verursachen Kosten

Wenn Besprechungen nicht zielgerichtet ablaufen, kann das kostspielige Konsequenzen für das Unternehmen haben. Die Unternehmensberatung Bain & Company hat 2014 eine Untersuchung mit dem Titel „Managing Your Scarcest Resource“ durchgeführt. Darin wurde analysiert, wie die Mitarbeiter in 17 US-Konzernen mit mehr als 10.000 Arbeitnehmern ihre Arbeitszeit verbringen. Die Studie zeigte, dass die Mitarbeiter 21 von 40 Wochenarbeitsstunden in Sitzungen verbrachten – von denen man acht ohne Probleme hätte streichen können. Dadurch, dass Meeting-Teilnehmer während der Besprechung E-Mails lesen oder schreiben, verlieren die Unternehmen laut dieser Studie durchschnittlich 60 Millionen US-Dollar jährlich.

Auch eine andere Studie offenbart Kosten. Eine Untersuchung US-amerikanischer Wirtschaftspsychologen mit dem Titel „Lateness to meetings: Examination of an unexplored temporal phenomenon“, ebenfalls von 2014, berechnete, dass Meeting-Fehler in der amerikanischen Wirtschaft Kosten von 37 Milliarden US-Dollar verursachen.

Wer seine Meeting-Kultur professionalisiert, erspart seinem Unternehmen erhebliche Kosten. Diese Fehler sollte daher unbedingt vermieden werden:

  • das zu besprechende Thema könnte auch ohne Meeting bearbeitet werden
  • es fehlt eine klare Agenda
  • es werden nicht die richtigen Teilnehmer eingeladen
  • es fehlt eine professionelle Moderation
  • das Meeting wird nicht von einem Protokoll begleitet
  • die Kommunikation entwickelt sich zu einem allgemeinen Gespräch
  • einzelne Teilnehmer dominieren die Diskussion
  • während der Besprechung werden andere Arbeiten erledigt

Ein Meeting braucht Regeln

Damit ein Meeting effizient gestaltet werden kann, sollte folgende Regeln festgelegt werden:

  • absolute Pünktlichkeit der Teilnehmer inklusive Sanktionsdefinition (Kaffeekasse oder ähnliches)
  • Mobiltelefone dürfen nicht benutzt werden
  • während des Meetings darf keiner anderen Tätigkeit nachgegangen werden
  • verzichten Sie am besten auf den üblichen Kaffee
  • Gespräche jenseits des Meeting-Themas sind zu minimieren
  • die Sitzung wird protokolliert

Das Meeting professionell vorbereiten

Komplexe Arbeitsprozesse benötigen eine professionelle Meeting-Kultur. Ein Meeting sollte nicht den Sinn der gegenseitigen Weiterbildung im Kreise von Kollegen haben. Das würde zu viel Zeit kosten, und eben die gilt es zu sparen. Texte durchlesen kann jeder Teilnehmer im Idealfall am besten selber.

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Meetings sollten nicht dazu dienen, um sich dort Vorschläge von Mitarbeitern im Detail vortragen zu lassen. Eher sollten die Vorschläge der verschiedenen Teilnehmer auf Ergebnisse hin diskutiert werden. Die detaillierte Informationsaufnahme gehört möglichst in die Vorbereitung, soweit das Meeting nicht gerade dem Verständnis einer Idee dient.

So wird ein Meeting am besten vorbereitet:

  • das Meeting sollte von Anfang bis Ende organisiert werden, eine Tagesordnung mit Themen und Uhrzeiten kann dabei helfen
  • Laden Sie nur die notwendigen Teilnehmer ein: maximal zehn, im Idealfall aber fünf bis acht Teilnehmer
  • Die Teilnehmer sollten vorher eine E-Mail mit Datum, Uhrzeit, Raum, das konkrete Thema und die zur Diskussion notwendigen Daten zugesendet bekommen
  • Wenn möglich, kann vor dem Termin eine konkrete Frage rumgeschickt werden, für die die Teilnehmer bereits vor dem Meeting Lösungsvorschläge schicken sollten. Auch die eingegangenen Vorschläge sollten dann im Vorfeld an die Teilnehmer gesendet werden
  • der Moderator der Besprechung wird vorher festgelegt

Das Meeting effektiv moderieren

Auch die Moderation der Besprechung folgt klaren Regeln:

  • der Moderator führt zu Beginn der Besprechung in die Agenda ein, nennt die Tagesordnungspunkte und die Uhrzeit, zu der die Besprechung enden soll
  • er nennt den Protokollführer
  • die Teilnehmer werden einer nach dem anderen zur Präsentation ihrer Vorschläge oder zu deren Zusammenfassung aufgerufen
  • der Moderator leitet jeweils anschließend die Diskussion ein, falls eine solche erforderlich ist
  • dominante Vielredner werden von dem Moderator unterbunden
  • die Diskussionsergebnisse werden für das Protokoll zusammengefasst
  • nennen Sie die offen gebliebene Fragen, den Termin, zu dem sie geklärt werden, und die Prozedur beziehungsweise konkret die Beteiligten, die sie klären sollen
  • das Protokoll wird den Teilnehmern zeitnah zugesandt

Mit dieser Vorgehensweise werden kurze, inhaltlich gestraffte und auf alle Beteiligten professionell wirkende Meetings schaffen. Neben der Zeitersparnis werden nicht nur sichtbare Arbeitsergebnisse vorliegen, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter wird deutlich steigen. Und einen Ort zum gemeinsamen Kaffeetrinken findet man bestimmt woanders.

Bild: © Bildagentur PantherMedia  /