Mehr Zeit dank weniger Mails – 22 wertvolle Tipps

Viele E-Mails bekommt wohl jeder von uns und dabei steht dann eigentlich nur ein Wunsch im Raum: Mehr Zeit haben. Mit diesen 22 Tipps möchte ich gerne ein paar Hilfestellungen geben, wie sich genau dies bewerkstelligen lässt: Mehr Zeit dank weniger Mails.

Mails und Mobile als Geißel unserer Zeit

Auch wenn ich als Medienmensch der digitalen Welt wohl zu den Verfechtern moderner Techniken zählen sollte, empfinde ich E-Mails und Smartphones an vielen Stellen als Geißel unserer Zeit. Natürlich, es bereitet Vergnügen, Nachrichten zu lesen und zu beantworten, weil Kommunikation generell eine schöne Sache ist und – ich weiß nicht, wie es euch geht – ich finde viele Mails geben einem auch ein Gefühl von Gefragtsein und Fleiß.

Gleichzeitig bemerke ich, dass immer öfter für jeden Scheiß zu Mails gegriffen wird. Dies führt dazu, dass eigentlich jeder über zu viele Mails stöhnt, sich unter Druck gesetzt fühlt und die Arbeit sich aus der Arbeit selbst erschafft. Ich kann es nicht mit Zahlen belegen, aber ich bin mir ziemlich sicher, dass diese Beschleunigung der Kommunikation und die Allgegenwart des daraus entstehenden Multitaskings auch für die gestiegenen Burnout-Raten mit verantwortlich sind.

Sind wir mal ehrlich: Bei wie vielen der Themen, für die heute eine Mail zum Einsatz kommt, wäre vor dreißig Jahren zum Telefon, dem Fax oder gar zum Brief gegriffen worden? Kaum welchen! Während Mails bei eiligen Themen ein Segen sind, ist die Einfachheit ihrer Erstellung im Alltag vielfach zu einer Belastung geworden. Wie gesagt: Arbeit repliziert sich so selbst. Da ich mich durch meinen Beruf über besonders viele Mails freuen darf, möchte ich daher im Folgenden gerne meine Methoden zum Gewinn von mehr Zeit durch E-Mail-Reduktion teilen.

Die Reduktion der erhaltenen Mails wird dabei den Hauptfokus neben dem effizienteren Abarbeiten der kleinen Digital-Briefe bilden. Mails können etwas schönes sein, doch dafür sollten sie nach meinem Verständnis auf eine bestimmte Art und Weise behandelt werden, um nicht zur Belastung zu werden.

Interne Mails vs. externe Mails

Bis heute finde ich es ein unangenehmes Versäumnis, dass es meines Wissens praktisch keine Analyse-Software für E-Mails gibt. Sieht man einmal vom E-Mail-Marketing-Tracking ab, wo sich Kampagnen auf Kenngrößen wie die Öffnungsrate und dergleichen analysieren lassen, fehlt es an Plugins oder Software-Tools, mit denen sich analysieren lässt, wie viele Mails man erhält und verschickt, wer die Hauptempfänger sind und ob der eigene Mailaufwand eher intern oder extern liegt.

Mein Tipp: 60 Prozent des eigenen Mailaufkommens sind hausgemacht und erfolgen aus den Reihen der eigenen Mitarbeiter. Darum ist das unternehmensinterne Mailverhalten das erste, was ich angehen würde. Ach und übrigens: Wenn einer von euch Gründern da draußen eine Mail-Analyse-Software ins Leben ruft, biete ich ihm hiermit schon jetzt ein Interview bei Gründerszene an.

Mailen oder nicht Mailen, das ist hier die Frage

Das zentrale Element für eine intern optimierte Mail-Kommunikation ist ein Gefühl für E-Mail-Anlässe. Nicht jedes Thema eignet sich für eine E-Mail und dabei gibt es viele Alternativen wie etwa Chats, Tweets, Facebook-Stati, Anrufe, SMS oder ganz altmodisch: ein persönliches Gespräch. Natürlich hat jeder Kanal seine Vor- und Nachteile:

• Chats haben einen gewissen Fun-Faktor, sorgen für schnelle Antworten und eignen sich daher sehr gut, für eilige Themen oder jene Fragen, bei denen eine kurze Antwort reicht. Dafür rauben Chats allerdings Aufmerksamkeit und laden zur Defokussierung ein. Statt mehr Zeit bleibt so manchmal eher weniger.
• Anrufe erlauben eine schnelle Klärung von wichtigen Themen und es können in kurzer Zeit viele Informationen ausgetauscht werden. Allerdings bedeuten Anrufe immer eine aktive Störung der anderen Person, wenn sie nicht verabredet sind und bedürfen daher einer gewissen Planung, was den Zeitgewinn aber schnell wieder zunichte machen kann.
• Tweets und Facebook: Eine Facebook-Gruppe für Unternehmen oder Corporate Microblogging stellen für mich zwei der besseren Wege zur Unternehmenskommunikation dar, weil so effektiv und kanalisiert kommuniziert werden kann. Mehr dazu weiter unten. Dafür ist natürlich die Gefahr der Ablenkung ungleich höher als bei anderen Kanälen.
• SMS: Das Verschicken von Handy-Nachrichten macht die Dringlichkeit einer Angelegenheit klar und erreicht eine Person in der Regel öfter als E-Mails. Für mich bedeuten sie allerdings durch die semi-guten Tastaturen meist die Aufwendung von mehr Zeit und stellen auch eine gewisse Eskaltion der Kommunikation dar.
• persönliches Gespräch: Viele Themen lassen sich in einem persönlichen Gespräch viel schneller und umfangreicher klären als per E-Mail. Und ein nicht zu unterschätzender Faktor, der auch für Anrufe gilt: Missverständnisse sind im persönlichen Austausch wesentlich unwahrscheinlicher als per E-Mail und sparen so auch wieder Zeit. Dennoch ist die Gefahr des Abschweifens bei Meetings stets gegeben und es bedarf einer guten Themenagenda, damit wirklich alle Anliegen geklärt werden. Und das umgekehrte Problem einer „Meetingeritis“ würde ich zu vermeiden versuchen.

Ich empfehle daher für die interne Mail-Kommunikation zwei Dinge: die Verwendung von Facebook und klare kommunikative Eskalationsstufen. Okay, Facebook ist eine Datenkrake und birgt viel Gefahr der Ablenkung, aber dennoch lassen sich geschäftsunrelevante Themen wie „Wo gehen wir heute essen und wer kommt mit?“ oder „Wir sind in diesem Online-Magazin für Gründer zitiert worden, schaut mal hier!“ sehr gut kanalisieren. Mithilfe einer geschlossenen und nach außen unsichtbaren Gruppe kann das eigene Team sich einen eigenen Raum schaffen, indem es spaßig und entspannt kommuniziert. Schleichen sich dann doch mal semi-relevante Mails ein, können die eigenen Team-Mitglieder wiederholt auf die eigene Facebook-Gruppe verwiesen werden.

Und wem dies nicht genügt, der kann sich auch mit dem Thema Enterprise Microblogging auseinandersetzen. Das bekannteste Tool in diesem Bereich ist wohl Yammer (www.yammer.com) und ganz ähnlich wie Facebook erlauben Enterprise-Microblogging-Dienste eine Social-Network-Optik für den Nachrichtenaustausch. Hier findet ihr eine gute Übersicht von Tools für Enterprise Microblogging, ich finde Facebook genügt hier jedoch vollkommen und ist wesentlich intuitiver.

Stufen kommunikativer Eskalation

Mit kommunikativen Eskalationsstufen meine ich einen Prozess, nach dem in einem Unternehmen kommuniziert wird: SMS sind „agressiver“ als E-Mails und erreichen den Empfänger quasi überall, während Anrufe wiederum noch deutlicher machen, dass ein Anliegen wichtig ist, weil sie die betroffene Person aktiv unterbrechen. Es sollte also klar sein, wann zu welchem Kanal gegriffen wird und mit den beiden Kenngrößen zeitliche Dringlichkeit und inhaltliche Relevanz lässt sich ganz gut steuern, wann welcher Kanal in Frage kommt.

Ich halte folgende Eskalationsskala für realistisch, wobei vieles dessen wohl auch intuitiv bei den meisten Menschen angelegt sein dürfte:

Bei Gründerszene haben wir früher sehr stark dazu geneigt, jedes Anliegen per Mail zu klären, damit jeder entscheiden kann, wann er eine Antwort schickt und damit es zu weniger Störungen kommt. Mittlerweile versuchen wir uns auf die drei Kanäle Gespräch, Mail und Facebook besser zu verteilen. Am Ende des Tages lässt sich mit Gossip via Facebook und einer guten Gesprächs-Agenda (= zeitliche Gesprächsbegrenzung) bereits merklich Zeit sparen. Jenseits dessen würde ich mir auch den Versand von Ein-Wort-Antworten wie „Ok“ oder „danke“ schenken und im Team kommunizieren, dass dies aber nicht undankbar gemeint ist und auch andere dazu animieren.

Neben dieser Zuspitzung der Kommunikation bin ich mittlerweile auch Anhänger der bcc-Funktion geworden. Mittels bcc ist es möglich, einen E-Mail-Empfänger einzubinden, den die anderen Empfänger nicht sehen. Sinnvoll kann dieses Szenario vor allem sein, um Team-Mitglieder – achtung schrecklicher Anglizismus: „im Loop“ zu halten. Geht eine Mail an mehrere Ansprechpartner innerhalb der Firma, empfiehlt es sich manchmal, einige der Empfänger bei der eigenen Antwort ins bcc zu setzen, sodass diese den eigenen Input mitbekommen, aber bei für sie evtl. unnötigen Rück-Antworten nicht mehr behelligt werden.

Kolja Hebenstreit hat mir dieses Vorgehen bei Intros ans Herz gelegt und ich bin ihm dafür sehr dankbar. Stellt mir jemand eine Person vor, antworte ich fortan mit dem Intro-Geber im bcc, sodass dieser sieht, dass ich reagiert habe, aber alle folgende Kommunikation, die den Kontaktanbahner ohnehin nicht mehr interessiert, landet nicht mehr in dessen Postfach, weil er nicht mehr angeschrieben wird, wenn der Vorgestellte auf „allen antworten“ klickt. Auch intern empfiehlt sich dieses Vorgehen in analoger Weise.

Du willst mehr Zeit? Schreib weniger!

Es klingt banal, aber der beste Weg, weniger E-Mails zu erhalten – und damit mehr Zeit zu haben – liegt darin, auch selbst weniger Mails zu verfassen. Was meine ich damit? Einerseits ist es wie oben beschrieben immer sinnvoll, zu hinterfragen, ob es für ein Anliegen einer Mail bedarf oder ob nicht ein kurzes Heads-Up ebenfalls genügt. Jenseits dessen habe ich mir aber auch angewöhnt, einfach weniger und später zu antworten. Warum? Weil sich viele Anfragen per E-Mail teilweise selbst nach kurzer Zeit erledigen und es also Verschwendung wäre, geantwortet zu haben.

Daneben stellt das Nicht-Antworten teilweise auch einen guten Filter für Relevanz dar. Was wichtig ist, findet auch ein zweites Mal den Weg in den eigenen Posteingang, sodass sich jene Fragen, die eigentlicht eh keiner Antwort bedürfen, selbst ausfiltern – Darwinismus im Postfach sozusagen. Guy Kawasaki hat glaube ich auch schon einmal gesagt, dass er eine Mail einfach löscht, wenn sie zwei Wochen ungelesen in seinem Posteingang geschlummert hat.

Nun möchte ich nicht jeden animieren, zum unhöflichen E-Mail-Eremiten zu verkommen, aber sich bewusst zu machen, dass Kommunikation meist immer Mehrkommunikation produziert, ist ein hilfreicher Schritt, um weniger Mails und mehr Zeit zu erhalten. Und es gibt einem nebenbei auch mehr Flexibilität und Kontrolle beim Antworten, da sich die Informationsdichte teilweise durch spätere Mails für einen bereits auch erhöht hat. Ich unterwerfe mich daher nicht mehr dem Diktat der schnellen Antwort und versuche auch mal, bewusst später zu antworten. Stattdessen selektiere ich manchmal gerne unterwegs Mails vor und antworte dann später, weil ich mir bereits eine Wichtigkeitsreihenfolge überlegt habe und wesentlich fundierter antworten kann.

Präzise sein, bedeutet weniger Mails bekommen

Vor allem steigt die E-Mail-Anzahl stets linear (wenn nicht sogar exponentiell), je mehr Teilnehmer an der Kommunikation teilnehmen. Ich verweise daher nochmals auf obiges bcc-Vorgehen und habe mir folgende (semi-ernst gemeinte) Formel zur Berechnung des eigenen Mail-Aufkommens überlegt:

Doch nicht nur weniger sondern auch kürzere und präzisere Mails helfen, das eigene Mailaufkommen zu reduzieren. Je kürzer die eigene E-Mail, desto weniger „Angriffsfläche“ für Antworten und Diskussionen bietet sich dem Empfänger. In manchen Fällen kann zu wenig Inhalt natürlich auch nach hinten losgehen, weil dann nachgefragt werden muss, aber weniger ist auch beim Mailen oft mehr – nämlich mehr Zeit. Je präziser ein Anliegen dann formuliert ist, desto gezielter kann vom anderen dann auch darauf geantwortet werden und ich habe es mir auch zur Angewohnheit gemacht, Mail-Verläufe möglichst schnell zu beenden, indem konkrete Handlungsziele abgeleitet werden (ein Meeting, etwas nicht zu machen, ein Prozess usw.).

Um präzise zu sein und E-Mail-Inhalte schnell in eine Handlung zu überführen, empfiehlt es sich daher auch, die eigenen Ansprechpartner gezielt zu adressieren. Wenn jedem klar ist, was von einem gewollt wird, kann auch besser reagiert werden. Besonders aufwändig wird die Kommunikation per Mail, wenn drei Leute angeschrieben, aber niemand direkt adressiert wird. Wenn niemand weiß, wer verantwortlich ist, reagiert auch niemand, was aus mehr Zeit ganz schnell weniger Zeit macht, da nachgegangen werden muss. Kurz, konkret, einfach verfasst und genau adressiert sollten Mails also sein, wenn sie möglichst wenig Mehrkommunikation provozieren sollen.

Sascha Lobo hat zu diesem Thema auch mal einen Post geschrieben, in dem er unter dem Begriff „Hermetisches Schreiben“ einige Tipps für weniger Mailaufkommen gegeben hat, die in eine ähnliche Richtung gehen. Zum Beispiel sollten E-Mails so wirken, als seien sie von unterwegs geschrieben (weil so eher auf den Absender und dessen Zeitnot Rücksicht genommen wird) oder möglichst keine Fragezeichen enthalten, weil der Empfänger sich sonst unter Zugzwang fühlt, eine Antwort geben zu müssen. Ich finde das recht plausibel und auch den Tipp, möglichst „uninspiriert“ zu schreiben, weil kreative Formulierungen auch kreative Einhakmöglichkeiten für Quatschbasen bieten.

Die Rolle der Zeit beim Mailschreiben

Sehr gerne werden E-Mails ja auch mal beantwortet, indem direkt im Text des Anderen geantwortet wird. Ich schätze daran die Möglichkeit zur direkten Bezugnahme auf einzelne Inhalte, würde die Anzahl von Mails mit Antworten im Text aber gering halten. Die entsprechende Bearbeitung nimmt wesentlich mehr Zeit ein und fordert auch einige Konzentration. Bei wichtigen Anliegen kann dies ein akkurates Mittel sein, bei alltäglichen Mails würde ich dies aber unbedingt vermeiden, da dieses Vorgehen spätestens mit der Rückantwort auch immer komplexer wird und zu einer Text-Diskussion führt.

Da wie gesagt Kommunikation fast immer zu Mehr-Kommunikation führt, empfiehlt es sich auch, E-Mails offline oder zu anderen Tageszeiten zu beantworten. Speziell wenn man wie ich Mails nach der Ungelesen-gelesen-Unterscheidung abarbeitet, kann es schnell passieren, dass man nur damit beschäftigt ist, auf jene Mails zu antworten, die man selbst vor ein paar Sekunden verschickt hat – ein wahrer E-Mail-Springbrunnen kann so entstehen. Da später antworten aber oftmals helfen kann und schnelle Antworten sogar weitere Mails noch weiter befördern, hilft es, auch mal spät nachts E-Mails zu bearbeiten, wenn das Gegenüber wahrscheinlich nicht so schnell antworten wird. Positiver Nebeneffekt: Man wirkt auf andere sehr geschäftig, weil man spät nachts noch arbeitet. Viele E-Mail-Clients wie Mozilla Thunderbird oder Outlook bieten aber auch einen Offlinemodus, sodass man in Ruhe sein E-Mail-Kontingent abarbeiten und dann verschicken kann.

Es empfiehlt sich ohnehin, nur zu bestimmten Zeiten E-Mails zu beantworten (etwa jeden Tag um 13.00 und um 16.00 Uhr), da diese einen so nicht von der Arbeit defokussieren. Ich bin meist sehr schlecht darin, dies einzuhalten, da ich nach Ablenkung vom Alltag suche, doch wie gesagt: Manches erledigt sich von selbst, Kommunikation führt zu Mehr-Kommunikation und schnelle E-Mail-Folgen katalysieren weitere E-Mails. Wem es dennoch unangenehm ist, sein Gegenüber lange auf Mails warten zu lassen, der kann einen Auto-Responder mit einem entsprechenden Hinweis aufsetzen. Lars Hinrichs hat eine Zeit lang mal nur einmal in der Woche beantwortet und auf einen ähnlichen Modus zurückgegriffen.

Kommunikation zu kanalisieren führt zu mehr Zeit

Über präzise und klar adressierte E-Mails haben wir ja bereits gesprochen. Ein ebenfalls wichtiger Aspekt ist daneben auch die Kanalisierung von E-Mails. Grundsätzlich empfiehlt es sich, viele Inhalte auch ohne großen Aufwand zu delegieren und Themenexperten zu schaffen. In unserem Fall ist etwa Magdalena Räth unsere Expertin für Startup-Vorstellungen, während auch das Datenbank-Team eine eigene Adresse für entsprechende Anfragen hat. Erhalte ich entsprechende Anfragen oder Hinweise, leite ich diese meist unkommentiert weiter, weil unser Team entsprechend durch dokumentierte Prozesse gebrieft ist, was bei den entsprechenden Anfragen zu geschehen hat und wie die Weiterleitungen gemeint sind.

Ein guter Tipp, wie sich dies von vornherein forcieren lässt und den ich wiederum von Kolja Hebenstreit erhalten habe: Niemals online private Mailadressen exponieren. Mal abgesehen von all den Spammern dieser Welt erreichen einen so zahlreiche Anfragen direkt, die eigentlich nicht über den eigenen Schreibtisch laufen müssten. Und ist man erstmal in Verteilern und Adressbüchern gelandet, lässt sich dies nur schwer oder aufwändig wieder rückgängig machen.

Bei Gründerszene gibt es daher etwa E-Mail-Adressen wie datenbank@, redaktion@, news@, advertising@ sowie einige andere. So landen die jeweiligen Anfragen direkt im richtigen Postfach und können von dort in den richtigen Kanälen beantwortet werden. Positiver Nebeneffekt: Verlässt ein Bereichsleiter das eigene Unternehmen oder ist krank, können schnell auch andere Mitarbeiter den jeweiligen Bereich übernehmen und haben die volle Mail-Transparenz.

E-Mail-Adressen mit Themenfokus empfehlen sich insbesondere auch für Newsletter und E-Mailverteiler. Ich für meinen Teil habe jegliche Newsletter abbestellt und lasse meine persönliche E-Mailadresse aus Verteilern austragen. Jene Inhalte, die mich dennoch interessieren oder für unser Unternehmen wichtig sind, lasse ich dennoch via Themen-Adressen wie redaktion@ an uns schicken und habe so mehr Zeit, die ich durch das Wegfallen von Weiterleitungen spare.

Weniger Mails von Social-Networks zulassen

Auch Social-Networks und Business-Networks werden schnell mal zur Mailschleuder, die sich eigentlich leicht abschalten lässt. Es ist schlichtweg meist nicht nötig zu erfahren, dass die eigene Gruppenmitgliedschaft bestätigt wurde oder Aktualisierungen über neue Facebook-Produkte vorhanden sind. Deshalb empfiehlt es sich, entsprechende Einstellungen vorzunehmen, sodass Mails nur in Ausnahme-Situationen an einen herangetragen werden.

Bei Facebook ist dies etwa auf der Startseite unter „Kontoeinstellungen“ und dort im Bereich „Benachrichtigungen“ möglich. Xing (www.xing.com) bietet diese Funktion links auf der Startseite unter „Einstellungen“ und dann im Reiter „Benachrichtigungen“. Während LinkedIn dies oben rechts auf der Startseite unter „Settings“ und dann im Bereich „Email Preferences“vorsieht.

Ein Thema, das ich beim Thema E-Mail-Fokussierung auch oft beobachtet habe, sind Sortierungen im eigenen Posteingang. Ich persönlich glaube nicht an aufwändige Ordner-Strukturen im Posteingang, da das händische Sortieren von E-Mails meist mehr Zeit kostet, als es dann bei der Suche von Mails spart. Die Suchalgorithmen in Google Mail oder entsprechenden E-Mail-Clients sind ohnehin besser als manuelle Suchen und die GMail-Formel „in: inbox, is: unread“ ist für mich gold wert, da Google so alle ungelesenen Mails im Posteingang auflistet. Und wem dies nicht reicht, der kann ja mit Labels oder Favoriten-Tags arbeiten.

Hilfreiche E-Mail-Tools

Unabhängig davon, dass sich die Anzahl der erhaltenen Mails effektiv reduzieren lässt, greife ich auch gern auf verschiedene Tools zurück, um die E-Mails, die ich dann doch verschicke, effektiver zu erstellen. Grundsätzlich sind die Tastaturkürzel von Google Mail für mich mittlerweile unverzichtbar geworden. Diese müssen in den Einstellungen gezielt aktiviert werden und erlauben es dann, dass per Tastenkombination E-Mails erstellt, verschickt oder als ungelesen markiert werden sowie einiges weitere. In Verbindung mit Signaturen, die Grußformeln reduzieren und es erlauben, eigene Inhalte zu bewerben, ist damit schon so manches gewonnen. Besonders für das eigene Recruiting oder Events ist die Signatur ein charmantes, wenn auch unkalkulierbares Marketing-Tool.

Jenseits dessen habe ich als Mac-Nutzer auch TextExpander lieben gelernt. Bei diesem kleinen Shortcut-Programm können Buchstabenfolgen eingegeben werden, die dann dazu führen, dass TextExpander ganze Satzbausteine einfügt. Besonders für Grußformeln oder Standardmails und gleichbleibende Antworten eignet sich diese Methode um den eigenen Aufwand zu reduzieren und hinterher mehr Zeit zu haben. Ich habe dieses Programm in einer Tool-Übersicht bei Deutsche Startups kennen gelernt, in der auch Pendants für den PC gelistet werden, etwa PhraseExpress oder Breevy. Auch Standardvorlagen für E-Mails lassen sich mit (aber auch ohne) diese Tools umsetzen. Solange entsprechende Standardmails persönlich und freundlich klingen, finde ich dies ein akkurates Mittel, um Mehraufwand beim E-Mailschreiben zu vermeiden. Über empfehlenswerte E-Mail-Tools werde ich in einem meiner nächsten Kolumnenartikel noch ausführlicher schreiben.

Ein gewagtes E-Mail-Experiment für mehr Zeit

Zum Abschluss möchte ich gerne noch ein kleines Experiment vorstellen, das wir bei Gründerszene demnächst wohl einmal durchführen werden, um mit dem E-Mailaufkommen zu experimentieren. Für zwei Wochen darf jeder Redaktions-Mitarbeiter am Tag nur zehn E-Mails verfassen und protokolliert, an wen diese in welcher Sache gingen und warum er sie für relevant hielt. Jenseits dessen brachte mich Verena Delius auf die Idee, auch ein morgendliches Stand-Up von zehn Minuten einzubauen, in dem sich über die wesentlichen Geschehnisse des Tages ausgetauscht wurde. Und gilt es, nur einen wichtigen Inhalt per E-Mail zu transportieren, ist eine Ausnahme erlaubt.

Freilich, einer Redaktion zu sagen, dass sie nur zehn Mails am Tag schreiben soll, ist etwa so, als würde ein Rennfahrer nur noch zehn Liter Sprit für eine Runde am Hockenheimring bekommen. Doch: Not macht erfinderisch. So wie der Rennfahrer versuchen wird, seinen Benzinverbrauch zu senken, indem er seinen Gaseinsatz optimiert, die Reibung an den Curbs verringert und Fliehkräfte vermehrt einsetzt, werden hoffentlich auch unsere Redakteure experimentieren. Und genau darin liegt auch die Idee dieses Experiments: Es soll ein Bewusstsein und Sensibilität dafür geschaffen werden, ob für bestimmte Themen wirklich eine E-Mail notwendig ist oder ob sich ein anderer Kanal besser eignet – Hinterfragen und Experimentieren. Vor allem lässt sich so das Mehrkommunikationsproblem von E-Mails so eindämmen: Wenn weniger geantwortet wird, kommen auch weniger unnötige E-Mails zustande.

Die Checkliste für mehr Zeit und weniger Mails:

• Lerne zu unterscheiden, wann Chats, Mails, Tweets, Facebook-Gruppen oder persönliche Gespräche sinnvoll sind. Nicht jedes Thema eignet sich für eine E-Mail.
• Eröffne eine unsichtbare Facebook-Gruppe für die interne Kommunikation oder greife auf Corporate Microblogging zurück.
• Schaffe kommunikative Eskalationsstufen, die sich an der Wichtigkeit des Themas und der Dringlichkeit des Anliegens ausrichten.
• Schenk Dir Ein-Wort-Antworten und animiere Dein Team zu entsprechenden Prozessen.
• Wechsle bei Gruppengesprächen möglichst schnell zu bcc, um Mehrkommunikation zu vermeiden.
• Verfasse selbst weniger E-Mails. Kommunikation produziert immer Mehr-Kommunikation.
• Antworte ruhig mal später oder gar nicht, manche Themen klären sich von selbst und Relevantes findet auch zwei mal den Weg zu einem.
• Selektiere Mails unterwegs schon einmal vor, später kannst Du dann gezielter und gemäß der Wichtigkeit antworten.
• Schreib kürzere und präzisere Mails, weil Du so weniger „Angriffsfläche“ für Antworten bietest und schnelle Umsetzungen ermöglichst.
• Beende Mailverläufe möglichst schnell, indem Du sie in Handlungsziele umwandelst.
• Adressiere Deine Ansprechpartner möglichst genau, um Handlungsziele leicht ableitbar zu machen.
• Halte Antworten direkt im Text möglichst gering, die Erstellung dauert für Dich länger und das Rezipieren wird zum Teil auch komplexer.
• Schreibe ruhig auch mal Mails aus einem Offline-Modus oder zu später Zeit, weil die Zeitspanne für Antworten so größer wird.
• Mach Deine Mailarbeit am besten in vorgefertigten Zeitfenstern, um Dich nicht zu defokussieren und schnelle Mailschleifen zu vermeiden.
• Delegiere E-Mails und schaffe Themenexperten für die relevantesten Bereiche bei Dir.
• Exponiere online keine privaten Mailadressen, sondern greife auf Mailadressen mit Themenfokus zurück (z.B. news@, kooperationen@ usw.), von denen Du dann potenzielle Anfragen umverteilst.
• Bestelle Newsletter ab, trag Dich aus Verteilern aus und nimm entsprechende Mail-Einstellungen in Deinen Social-Networks vor. Wenn es Dich doch interessiert, kanalisiere es über Mailadressen mit Themenfokus.
• Hör auf, E-Mails im Posteingang zu sortieren. Sortierungen kosten mehr Zeit als sie bringen und die Suchalgorithmen von Google Mail und Co. finden Mails mittlerweile wesentlich besser als Du.
• Tastaturkürzel erleichtern etwa die Arbeit mit Google Mail.
• Nutze Deine Signatur, um bei Grußformeln Zeit zu sparen und Inhalte vo Dir zu bewerben.
• Mit Shortcut-Programmen wie TextExpander lassen sich E-Mails um Welten schneller verfassen.
• Nutze Standardvorlagen für E-Mails um Zeit zu sparen.

Über die Indivijoel-Kolumne:

“Indivijoel” ist die Kolumne von Gründerszenes Chefredakteur Joel Kaczmarek. Durch seinen Beruf und die damit verbundenen Inhalte sieht Joel quasi täglich Unternehmen von innen, tauscht sich mit den relevanten Akteuren der deutschen Webwirtschaft aus und kennt viele Facetten des Unternehmertums aus der Praxis. In seiner Kolumne möchte er daher sein Wissen und seine Ansichten teilen sowie relevante Themen der Gründerszene thematisieren. Ihr könnt Joel Kaczmarek auch bei Facebook folgen!

Bildmaterial: Volker Röös / pixelio.de (Bild oben)