Sicherlich waren Sie auch schon einmal dienstlich unterwegs: mit dem eigenen Pkw, dem Firmen-Pkw oder der Bahn. Meistens kostet das richtig viel Geld. Diese Kosten können aber als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten abgezogen werden.
Werbungskosten oder Betriebsausgaben
Zahlt ein Unternehmer Reisekosten, sind das für ihn Betriebsausgaben, wenn die Reise betrieblich veranlasst ist. Es kommt auch nicht darauf an, ob die Reisekosten einem Arbeitnehmer erstattet werden oder der Unternehmer selbst eine betriebliche Reise unternimmt.
Zahlt hingegen ein Arbeitnehmer seine Reisekosten selbst, kann er diese als Werbungskosten in der eigenen Einkommensteuerklärung angeben. Manche Arbeitgeber erstatten dem Arbeitnehmer nicht den vollen Reisekostenbetrag. Der Mitarbeiter kann die Differenz als Werbungskosten abziehen.
Achtung: Werden Reisekosten als Werbungskosten abgezogen, erstattet das Finanzamt niemals den gesamten Betrag. Nur das Einkommen mindert sich und damit die Steuerbelastung. Ist das Einkommen sehr niedrig, kann es sogar vorkommen, dass sich die Werbungskosten gar nicht auswirken. Ebenfalls keine Erstattung gibt es, wenn die gesamten Werbungskosten im Jahr nicht über 1.000 Euro liegen.
Für den Mitarbeiter gilt: Erstattungen durch den Arbeitgeber sind immer besser als die Kosten der Dienstreise in der Einkommensteuererklärung anzugeben.
Hin- und Rückfahrten abrechnen
Es wird die gesamte Fahrstrecke – Hin- und Rückfahrt – abgerechnet. Das ist der Unterschied zur Pendlerpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: Denn da darf nur die einfache Strecke abgerechnet werden.
Wird ein betriebliches Fahrzeug für eine Dienstreise verwendet, ist es einfacher: Alle Kosten sind Betriebsausgaben beim Unternehmer – egal, ob der Unternehmer selbst oder der Mitarbeiter das Fahrzeug nutzt.
Wird dagegen das eigene Fahrzeug genutzt, sind 0,30 Euro pro Kilometer anzusetzen. Die tatsächlich anfallenden Kosten können nicht abgezogen werden. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind die tatsächlichen Kosten oder die Pauschale von 0,30 Euro je Kilometer abziehbar.
Wie Sie die Verpflegung steuerlich absetzen können, lesen Sie im felix1.de Blogbeitrag „Reisekosten steuerlich absetzen“.
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