Mitarbeiter fair kündigen: Zentrale Tipps für die Gesprächsführung

Ein Gastbeitrag von Dagmar Walker, die als selbstständiger Kündigungscoach tätig ist. Am 27.01.2015 hält Dagmar Walker ein Gründerszene-Seminar mit dem Titel „Trennungsgespräche professionell führen“. 

Mitarbeiter entlassen – eine gefürchtete Aufgabe

Gemeinsam an einem Strang ziehen, dem eigenen Business mit Herzblut beim Wachsen zusehen, neue Kollegen und Kunden an Bord begrüßen: Das Arbeiten mit Gründerflair ist intensiv und motivierend. Die Auswahl guter Leute für die eigenen Reihen ist hart geworden. Dennoch erreichen auch Internet-Startups nach einer Weile ein Plateau. Die Führungskräfte erwartet ein gefürchteter Job: Sie müssen Mitarbeiter entlassen.

Die Gründe hierfür sind vielfältig. Da ist zum Beispiel die Leistung eines Mitarbeiters nicht mehr okay, das Tempo und die Zuverlässigkeit haben gelitten, doch arbeitsrechtlich erledigt er seinen Job einwandfrei. Da stimmt die Chemie mit einem anderem Mitarbeiter einfach nicht, immer wieder kommt es zu Reibereien die das gesamte Team in Mitleidenschaft ziehen. In anderen Fällen müssen Arbeitsplätze abgebaut werden, und die Sozialauswahl verlangt, dass ausgerechnet einer Leistungsträgerin zu kündigen ist. Aber gerade diese möchte man eigentlich gerne an Bord behalten.

Wie kann sich eine Führungskraft da zeitnah und gütlich trennen? Kann so etwas über die Bühne gebracht werden, ohne der Stimmung nachhaltig zu schaden? Welcher Fall auch immer vorliegt: Die Fähigkeit zum Trennungsmanagement ist ein Schlüsselfaktor für eine gute Unternehmenskultur! Im Zentrum steht das gut geführte Trennungsgespräch als größte Herausforderung, denn eine Trennung zieht stets Kreise und lässt niemanden kalt. Dass laut einer Studie der Uni Hamburg 45 Prozent aller Firmen ihre Fachkräfte und Personaler zu professionellen Trennungsgesprächen schulen lassen, verwundert da kaum.

Eine gründliche Vorbereitung ist essentiell

In vielen Unternehmen delegieren Manager Kündigungsgespräche an die Kollegen aus der Personalabteilung – aus Scheu und Unerfahrenheit. Das können Startups von Anfang an besser machen: Die Führungskraft sollte das Gespräch intensiv vorbereiten und strukturieren (siehe Punkte 1 bis 5) – denn es birgt Stolperfallen.

Die erste kann bereits die Ankündigung des Trennungsgesprächs sein. Sobald der Mitarbeiter telefonisch, auf Zuruf oder per E-Mail erfahren hat, dass es ein Gespräch geben soll, gilt Authentizität als oberstes Gebot. Stellt er Rückfragen nach dem Thema des Gesprächs, hat er ein Recht auf eine ehrliche Antwort. Falsche Betreffs in Mails, etwa „Feedbackgespräch“, führen dann nur in die Irre und verärgern den Mitarbeiter unnötig. In der Regel lässt es sich kaum verhindern, dass der Mitarbeiter mit der Ankündigung bereits ahnt oder sogar weiß, worum sich das Gespräch dreht.

1. Wer nimmt am Gespräch Teil?

Im Idealfall führt die direkte Führungskraft das Trennungsgespräch gemeinsam mit einem Vertreter der Personalabteilung. Eine in Trennungsgesprächen erfahrene Führungskraft kann das Gespräch auch alleine führen. Die Anwesenheit eines Mitarbeiters aus der HR-Abteilung hat sich dabei allerdings häufig bewährt: Nach dem Gespräch lässt sich gemeinsam besser reflektieren, worauf es in der konkreten Situation ankommt, damit eine Einigung mit dem Mitarbeiter erzielt wird. War die Personalabteilung am Gespräch gar nicht beteiligt, ist das deutlich schwieriger.

2. Wer überbringt die Trennungsbotschaft?

Es ist die Kernaufgabe der Führungskraft selbst, die Kündigung auszusprechen. Sie sollte diesen Job nicht an die Personalabteilung abgeben: Trennungsgespräche sind immer Führungsaufgabe. Was soll ein Mitarbeiter denken, wenn sein Chef, mit dem er lange eng zusammengearbeitet hat, ausgerechnet in dieser Situation jemand anderes vorschickt? Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, kann es sinnvoll sein, ihn vorab vertraulich über das anstehende Gespräch zu informieren – eventuell nimmt er dann ebenfalls daran teil. Gibt es keinen Betriebsrat, sollte die schriftliche Kündigung von einem bevollmächtigten Unternehmensvertreter unterzeichnet sein.

3. Wann findet das Gespräch statt?

Der Zeitpunkt spielt eine größere Rolle als allgemein vermutet. Ein Freitag sollte für das entscheidende Gespräch nicht gewählt werden. Der Mitarbeiter muss noch die Chance haben, externen Rat einzuholen. Das ist freitags normalerweise kaum noch möglich, erst recht nicht, wenn das Gespräch nachmittags stattfindet. Tag und genaue Zeit sollten auch auf das Angebot eines kurzfristigen Folgegespräches abgestimmt werden, das Führungskräfte dem Mitarbeiter oft anbieten. Es eignet sich also am besten der Morgen oder der Vormittag. Wichtig ist außerdem die genaue Kenntnis der Rahmendaten: Ein Mitarbeiter sollte nicht an seinem Geburtstag oder Firmenjubiläum gekündigt werden.

Wertschätzung spiegelt sich in der Terminwahl: Eine Kündigung sollte unbedingt so früh wie möglich ausgesprochen werden, nicht erst kurz vor Ablauf der Kündigungsfrist, wenn die unternehmerische Entscheidung feststeht. Es mag im Einzelfall Gründe geben, das Trennungsgespräch erst kurz vor dem Kündigungstermin zu führen. Das wird aber eher selten der Fall sein.

4. Wo findet das Gespräch statt?

Am ehesten eignet sich das Büro des direkten Vorgesetzten – sofern es kein gläserner Raum ist. Diskretion auch gegenüber dem Umfeld ist in dieser Situation wichtig, daher bietet sich ein geschützter Raum an. Hier sollten die Gesprächspartner nicht am Schreibtisch, sondern an einem runden Tisch Platz nehmen. Papiertaschentücher und ein Glas Wasser sollten griffbereit stehen. Eine ruhige Gesprächsatmosphäre ist unerlässlich – immer wieder kommt es vor, dass das Telefon mitten im Gespräch klingelt oder das Gespräch anders unterbrochen wird. Das ist wenig wertschätzend und somit ein absolutes No-Go.

5. Wie lange dauert das Gespräch?

Zwischen zehn und 15 Minuten, nicht länger. Zentral ist die Vereinbarung eines konkreten Folgetermins, in dem alles weitere besprochen wird. Der Mitarbeiter sollte Auskunft darüber geben, wann er sich in der Lage sieht, die weiteren Dinge zu klären, bis wann er gegebenenfalls rechtlichen Rat oder sich eine eigene Meinung gebildet hat.

Weitere Herausforderungen eines Trennungsgesprächs auf Augenhöhe

• Die Trennungsbotschaft: Sie sollte immer in den ersten fünf Sätzen eines Gesprächs vermittelt werden. Klingt einfach, ist es aber nicht.
• Die Trennungsbegründung: Eine Führungskraft sollte auf die Frage „Warum gerade ich?“ vorbereitet sein. Ein zentrales und schwieriges Thema.
• Der Umgang mit den Emotionen des Mitarbeiters.
• Die Austrittskonditionen und das weitere Vorgehen (Freistellung, Übergabe, Kommunikation an das Team, Verabschiedung).

Eine Investition von Zeit und Geld in eine gute Trennungskultur lohnt sich. Nicht zuletzt ist ein Gespräch auf Augenhöhe mehr als die halbe Miete auf dem Weg zu einer gütlichen Einigung mit dem Mitarbeiter. Die eigene Reputation ist nicht zuletzt ein Schlüssel für gutes Talentmanagement: Wer gutes Personal haben und halten möchte, sollte es bis zum Schluss mit Respekt behandeln und seine Wertschätzung spüren lassen. Das macht einen Arbeitgeber auch nach außen hin attraktiv. Außerdem ist die Startup-Szene oft überschaubarer als gedacht. Man sieht sich immer zweimal – auch im Arbeitsleben.

Bild: © panthermedia.net / AndreyPopov