Ein Beitrag von Lars Krüger, Vertriebsleiter für Deutschland beim Landwirtschafts-Tool Trecker.com.

Die ersten Vereinbarungen mit neu gewonnenen Kunden sind geschlossen. Eine Liste an weiteren Leads steht bereit und das Customer-Relationship-Management (CRM) ist startklar. Jetzt geht es darum, neue Mitarbeiter im Vertrieb einzustellen. Wie stellt man aber sicher, dass alle neuen Mitarbeiter schnell an Bord kommen? Hier sind die wichtigsten Punkte zum einfachen Onboarding im Startup.

Häufige Fehler beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Beim Onboarding neuer Sales-Mitarbeiter kann es zu vielen Fehlern kommen. Besonders häufig wird folgendes falsch gemacht:

  • Hardware, Software oder Arbeitsplatz sind nicht ausreichend vorbereitet.
  • Es gibt keinen Einarbeitungsplan.
  • Es gibt keine saubere Dokumentation aller Prozesse im Vertrieb.

Diese Fehler sollten unter allen Umständen verhindert werden. Der neue Kollege wird es motiviert mit frühzeitig neu gewonnen Kunden danken.

Bevor der neue Mitarbeiter startet

Das Recruiting neuer Mitarbeiter ist sehr zeitintensiv und je nach Kanal mit hohen Kosten verbunden. Deswegen sollte zuerst sichergestellt werden, dass alle Prozesse im Vertrieb sauber dokumentiert sind. So kann dem neuen Mitarbeiter beispielsweise schon vor dem Start eine Willkommens-E-Mail geschickt werden. Diese enthält neben dem Starttermin eine PDF-Dokumentation mit Infos wie Leitfäden, Prozesse, CRM sowie den Werten des Startups und idealerweise ein bis zwei Einführungs-Videos, beispielsweise eine Produktdemo.

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Des Weiteren sollte eine Checkliste erstellt werden, die umfasst, was ein neuer Mitarbeiter für eine erfolgreiche Arbeit im Vertrieb benötigt (beispielsweise die Software und Hardware) und wer bis wann die einzelnen Punkte erledigt.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Der neue Kollege erhält im Vorfeld eine bessere Übersicht, am ersten Tag einen sauber eingerichteten Arbeitsplatz und somit die Möglichkeit, sich ohne Hindernisse auf das Wesentliche zu konzentrieren. Professionalität und Wertschätzung sind hier die Stichwörter.

Der erste Tag

Es ist soweit: Pünktlich findet sich der neue Kollege im Büro ein. Da am Vortag alle Mitarbeiter über den neuen Kollegen informiert wurden, ist es selbstverständlich, dass dieser mit einem freundlichen „Guten Morgen NAME“ begrüßt wird.

Dann erfolgt ein 30-minütiges Onboarding-Gespräch mit dem Gründer oder der Gründerin. Gezielt werden hier die Werte, die Vision und vielleicht etwas Persönliches übermittelt. Ziel ist es, die Unternehmenskultur sowie das große Ganze zu vermitteln.

Nach dem wöchentlichen Kickoff sollte ein persönliches Gespräch mit der Führungskraft zu den gegenseitigen Erwartungen erfolgen. Was erwartet der neue Mitarbeiter von seiner Führungskraft? Was ist ihm wichtig in den ersten Wochen? Diese Punkte sollten zu jedem neuen Mitarbeiter dokumentiert werden. Es reicht nicht, einen Kaffee zu trinken und sich nett zu unterhalten.

Genauso sollte dem neuen Mitarbeiter vermittelt werden, dass sein Feedback wichtig ist und geschätzt wird. In einem anschließendem Meeting erhält er einen grundlegenden Einblick in den Vertriebsprozess und in die Organisation des Startups.

Der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters ist vorbereitet und kann mit einer handschriftlichen Begrüßung sowie etwas Süßem versehen werden. Es sind die kleinen Dinge, die jeden von uns manchmal begeistern.

Der Einarbeitungsplan

Auf geht’s, die Arbeit ruft! Im Einarbeitungsplan sollten neben Produktschulungen auch Schulungen zur erfolgreichen Akquise erfolgen. Wie werden Termine vereinbart und Einwände behandelt? Je schneller diese Inhalte vermittelt werden, desto schneller kann der neue Kollege mit den ersten Anrufen beginnen. Die Einarbeitung im Vertrieb dauert – je nach Produkt und Dienstleistung – durchschnittlich zwei bis maximal vier Wochen.

Jede Woche sollte ein Ziel festgelegt werden, das der neue Kollege mit etwas Einsatz erreichen kann. So kann er in der ersten Woche zum Beispiel das Verkaufsgespräch führen, in der zweiten Woche eine Anzahl an Terminen vereinbaren, in der dritten Woche eine Anzahl an Terminen abhalten und in der vierten Woche eine Anzahl an Neukunden gewinnen. Enterprise-Dienstleister haben hier sicherlich einen längeren Sales-Zyklus.

Der Einarbeitungsplan enthält also wöchentliche Ziele und einen zeitlichen Ablauf, in dem die neuen Inhalte vermittelt werden.

Feedbackgespräche erfolgreich gestalten

Das Feedback ist der Motor im Startup. Kein Feedback bedeutet keine Weiterentwicklung und keine Chance, Fehler frühzeitig zu beheben. Deshalb sollten gerade in den ersten Wochen mit neuen Kollegen regelmäßige Feedbackgespräche geführt werden.

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„Was erwartest Du von mir als Führungskraft?“ oder „Was ist Dir in den kommenden Tagen besonders wichtig?“ sind geeignete Fragen. Die Antworten werden dabei festgehalten. In der zweiten Woche werden die genannten Punkte erneut besprochen und idealerweise abgehakt. Dadurch entsteht eine Win-win-Situation für beide Seiten.

Darüber hinaus wird in der zweiten Woche mit der Frage „Wie war die erste Woche für Dich?“ geklärt, wie sich der neue Mitarbeiter im Allgemeinen fühlt. Ebenfalls sollte geprüft werden, ob ihm Dinge aufgefallen sind, die nicht als positiv empfunden wurden.

In jedem Fall empfiehlt es sich, dem neuen Mitarbeiter mitzuteilen, dass jegliches Feedback – positiv sowie negativ – erwünscht ist. Insbesondere Feedback die Führungskraft oder Prozesse im Unternehmen betreffend können für das Startup von besonderer Bedeutung sein. Gerade neue Mitarbeiter betrachten die Dinge in den ersten Wochen noch mit einer relativ neutralen Sichtweise und können somit wertvolles Feedback geben.

Tipps zur Dokumentation

Da im Startup Zeit das knappste Gut ist, bietet es sich an, von Anfang an zu dokumentieren. „Ja, aber dafür habe ich gerade keine Zeit“, denkt sich jetzt der eine oder andere Gründer. „Lieber einmal dokumentiert, als fünfmal erklärt“, sollte diesen Einwand jedoch beheben.

Als Plattform zur Dokumentation bietet sich unter anderem Google Sites an. YouTube-Videos, Tabellen und andere Dinge können hier sehr schnell und einfach eingebunden werden. Sollten sich Prozesse ändern, ist die Dokumentation trotzdem schnell auf dem aktuellsten Stand.

Werden dem neuen Mitarbeiter Präsentationen, Programme oder das Produkt erklärt, ist es von Vorteil, wenn dies direkt per Videomitschnitt aufgezeichnet wird. Der Aufwand dafür ist sehr gering und die Dokumentation detaillierter.

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich durch die Dokumentation der Aufwand für die Einarbeitung verringert, da der neue Mitarbeiter im Selbststudium, auch außerhalb vom Büro, alles Notwendige lernen kann.

Bild: © panthermedia.net / Dmitriy Shironosov