So überwindet man Ablenkungen und Motivationslöcher im Arbeitsalltag

Von Produktivität und positiven Gewohnheiten

Oftmals geht es im Alltag einfach drunter und drüber. Viel zu viele Aufgaben stehen auf der To-do-Liste – und am Ende des Tages hat man dennoch nicht wirklich das Gefühl, produktiv gewesen zu sein. Aber nur, weil man beschäftigt ist und viele Aufgaben abhakt, ist man nicht unbedingt produktiv. Nur einmal in der Woche inne zu halten, zu reflektieren und klar zu priorisieren, kann helfen, um ein Vielfaches produktiver zu arbeiten – und am Ende des Arbeitstages ein besseres Gefühl zu haben.

Die wohl größten Störfaktoren im Berufsalltag sind digitale Einflüsse und Unterbrechungen, unklare Ziele und Prioritäten sowie wechselnde Motivation und Stimmungslagen. Bestimmte grundsätzliche Herangehensweisen können helfen, produktiver zu arbeiten und Motivationslöcher besser zu überstehen.

E-Mails und Anrufe

E-Mails sind heute der Unterbrechungsfaktor Nummer eins. Ständig leuchtet das Postfach oder es ertönt ein Signalton, der eine neue E-Mail im Postfach ankündigt. E-Mails sind ein nützliches Kommunikationsinstrument. Dennoch können sie Zeit rauben und vor allem den Arbeitsfluss unterbrechen. Wenn wir E-Mails beantworten, reagieren wir in der Regel. Um unsere To-dos abzuarbeiten und unsere Ziele zu erreichen, müssen wir jedoch agieren.

Tipps zum Umgang mit E-Mails:

• Wenn es nicht unbedingt notwendig ist, erst um die Mittagszeit oder nachmittags die E-Mails checken.
• Das Postfach geschlossen halten und bestimmte Zeit-Slots für E-Mails reservieren.
• Manchmal ergibt es Sinn anzurufen, anstatt drei E-Mails zu schreiben.

Um E-Mails abzuarbeiten, bietet sich zum Beispiel die Pomodoro-Technik an. Um im Team zu arbeiten und zu kommunizieren, bietet sich beispielsweise HipChat an – das Tool hilft, erst gar nicht auf die Idee zu kommen, auch andere E-Mails oder Nachrichten zu beantworten oder sich ablenken zu lassen.

Auch für Telefonate bietet es sich an, mit Zeitslots zu arbeiten. Wenn keine wichtigen Anrufe erwartet werden: Das Telefon auf stumm stellen und außer Reichweite legen.  Diese sollten dann auch so nach außen kommuniziert werden. In manchen Fällen bietet es sich an, mit externen Dienstleistern zu arbeiten, die eingehende Anrufe entgegennehmen.

Richtig priorisieren und Deadlines setzen

Es ist essentiell zu wissen, warum etwas getan wird, was gerade getan wird. Gerade, wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, entsteht sonst schnell ein Chaos. Und selten werden dann die Aufgaben abgearbeitet, die wirklich Priorität haben sollten.

Hier lohnt es sich, ein wenig Zeit zu investieren, um die Aufgaben zu erkennen, die den meisten Mehrwert versprechen. Eine Möglichkeit ist es, mit dem 80/20-Prinzip zu arbeiten. Welche Aufgaben kosten 20 Prozent Zeit, haben aber 80 Prozent positiven Effekt auf meine Arbeit?

Es kann helfen, am Anfang oder am Ende der Woche einen konkreten Plan aufzustellen und bestimmte Deadlines zu setzen. So kann immer wieder refokussiert werden, ob gerade wirklich die wichtigsten Aufgaben erledigt werden, die zur Erreichung der Ziele beitragen.

Als Produktivitätsmethoden sind die Getting-Things-Done-Methode oder Zen-To-Done-Methode hilfreich.

Positive Gewohnheiten entwickeln

Ein großes Problem sind immer wieder Motivationsschwankungen. Es gibt Tage, an denen es einfach gut läuft – und Tage, an denen es gar nicht läuft. Mit positiven Gewohnheiten gelingt es, diese Motivationslöcher zu überlisten.

Das Ziel ist es, Gewohnheiten zu etablieren, die unabhängig von der Motivation oder der Gefühlslage sind. Diese Gewohnheiten werden quasi „automatisch“ erledigt. Positive Gewohnheiten bieten sich vor allem an, wenn über einen längeren Zeitraum an Projekten gearbeitet wird.

In Kurzform lassen sich positive Gewohnheiten wie folgt erstellen:

• Was ist das Ziel?
• Wie kann das Ziel am schnellsten erreicht werden?
• Wie kann eine Gewohnheit etabliert werden?

Um zum Beispiel einen Blog für ein Business aufzubauen, müssen verschiedene Dinge erledigt werden. Da gibt es vor allem zwei Teile: Das Design (und die Technik) und die Inhalte. Eine Gewohnheit könnte zum Beispiel so aussehen, dass jeden Tag zwei Stunden am Design und zwei Stunden an den Inhalten gearbeitet wird. Gewohnheiten lassen sich auch prima auf Teams übertragen. Vor kurzem habe ich einen ausführlichen Artikel darüber verfasst, wie man genau solche Gewohnheiten etablieren kann.

Um ein effektives Selbstmanagement zu betreiben, bietet es sich an, verschiedene Tools zu benutzen, die uns das Leben ein wenig erleichtern. Manche Menschen benutzen mehr Tools, andere nur wenige. Einen Überblick über die gängigen Tools (und die Tools, die ich persönlich verwende) gibt es hier.

Bildquelle: © panthermedia.net Steffen Scheideler