Als Praktikant nur Kaffee holen? Das sollte nicht sein!
Ein Beitrag von Matthias Geis, Mitgründer und COO des Studentenjob-Vermittlers Campusjäger.
Die einen denken bei Praktikanten an billige Vollzeitarbeitskräfte. Die anderen schrecken vor der Einarbeitungszeit zurück, die ein Praktikant mit sich bringt. Aber: Ein Praktikum kann für beide Seiten einen deutlichen Mehrwert bieten. Praktikanten lernen aus erster Hand, wie der Alltag in ihrem Traumjob aussieht und Unternehmen können frühzeitig Talente entdecken und an sich binden.
Gerade mittelständische und große Unternehmen beschäftigen Praktikanten, um frühzeitig Nachwuchs zu finden und gezielt auf die Arbeit in ihrem Unternehmen vorzubereiten. Nebenbei lassen sich manchmal sogar Arbeitsabläufe durch die Ideen der Praktikanten verbessern und ein positives Bild des Unternehmens nach außen präsentieren. Hier überwiegen definitiv die Vorteile – und der Aufwand ist überschaubar.
Junge und kleine Unternehmen hingegen müssen den Kosten-Nutzen-Faktor genauer abwägen. Denn vergleichsweise kostet sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter mehr Ressourcen. Erst recht, da die Dauer eines Praktikums beschränkt ist. Aber auch für sie können sich Praktikanten durchaus lohnen. Mit dem richtigen Onboarding sind sie schnell auf einen Level mit dem restlichen Team und können selbständig arbeiten.
Neben rechtlichen Herausforderungen gibt es einiges zu beachten, damit das Praktikum für niemanden in Frustration endet.
Im Vorfeld
Dauer des Praktikums
Handelt es sich um ein Pflichtpraktikum oder ein freiwilliges Praktikum? Ist die Dauer des Praktikums mit dem Mindestlohngesetz vereinbar? Wenn das Praktikum länger als drei Monate dauert, muss geklärt werden, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum oder ein laut Prüfungsordnung vorgeschriebenes Pflichtpraktikum handelt. Wenn zum Beispiel ein sechsmonatiges Praxissemester während des Studiums vorgeschrieben ist, kann in diesem Zeitraum auch weniger als der Mindestlohn gezahlt werden. Ansonsten muss das Praktikum vom ersten Tag an mit dem Mindestlohn vergütet werden.
Praktikumsvertrag
Ein Vertrag ist kein Muss, aber zu empfehlen. Hier kann festgehalten werden, was das übergeordnete Lernziel und die Aufgaben des Praktikanten sein sollen. Denn Praktikanten haben ein Recht darauf, berufsrelevante Fähigkeiten und Kenntnisse während ihrer Zeit beim Unternehmen zu erlernen. Darf der Praktikant nur Kaffee kochen und kopieren, kann er vorzeitig kündigen.
Frühzeitige Kommunikation mit dem Bewerber
Das Gespräch hat gepasst, der Vertrag ist unterschrieben und der erste Arbeitstag rückt näher. Es wird Zeit, dem Bewerber Infos zu schicken: Wann soll er wo sein? Wie ist der Tagesablauf geplant? Wer ist der Ansprechpartner? Werden noch Unterlagen benötigt? Je besser er vorbereitet ist, desto sicherer fühlt er sich und beginnt seinen ersten Arbeitstag mit einem guten Gefühl.
Zugangsdaten schicken
Im Idealfall werden auch schon alle nötigen Zugangsdaten sowie die E-Mail-Adresse bereitgestellt und dem Bewerber mitgeteilt. So kann er sich schon mal mit dem Nötigsten vertraut machen und wird nicht gänzlich ins kalte Wasser geworfen. Fragen, die sich daraus ergeben, können dann direkt am ersten Tag besprochen werden.
Der erste Tag
Ansprechpartner
Eigentlich selbstverständlich: Am ersten Tag sollte der Praktikant einen Ansprechpartner haben, an den er sich mit allen Belangen wenden kann. Oft kommen Praktikanten am ersten Tag ins Büro und keiner weiß wirklich, wer sich um ihn kümmern soll. Es ist sehr wichtig, dass ein Ansprechpartner verfügbar ist und einen genauen Plan für den ersten Tag mit dem Praktikanten hat.
Vorstellung im Team
Der neue Mitarbeiter sollte möglichst bald dem Team vorgestellt werden. Das zeigt, dass der Praktikant wichtig ist und auch als vollwertiger Kollege akzeptiert wird.
Leitfaden
Ein Leitfaden, der alle wichtigen Infos rund um das Unternehmen enthält, kann viel Zeit beim Onboarding sparen. Im Idealfall werden alle Fragen beantwortet, Prozesse erklärt und wichtige Ansprechpartner genannt. Der Praktikant hat somit ein Dokument, in dem er bei Rückfragen immer nachschauen kann.
Während des Praktikums
Zeiterfassung
Arbeitgeber sind seit dem 1. Januar 2015 verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Durch zahlreiche intuitive Webapplikationen und Apps sollte die ordentliche Zeiterfassung kein Problem darstellen.
Arbeitszeit
Die Arbeitszeit wird vom Arbeitszeitgesetz geregelt und ist auf acht Stunden pro Tag begrenzt. Ebenso gilt für Praktikanten die Sonn- und Feiertagsruhe. Je nach Branche (zum Beispiel die Gastronomie) gibt es hier Ausnahmen. Ein Ersatzruhetag muss aber zugestanden werden.
Feedback geben
Feedback darf nicht fehlen. Um es fair zu gestalten, sollten beide Seiten in regelmäßigen Gesprächen die Möglichkeit haben, Kritik, Lob und Ideen zu äußern. Hier ist Klartext erwünscht. Geht wertvolle Kritik unter, kann das die Zusammenarbeit beeinträchtigen.
Teamevent
Veranstalte ein Teamevent mit allen relevanten Mitarbeitern. Das muss nichts außergewöhnliches sein. Hierfür reicht auch schon ein gemeinsamer Abend mit Bier und Pizza. Das zeigt auch ein menschliches Bild des Unternehmens und bricht das Eis.
Urlaub
Bei der manchmal kurzen Dauer eines Prakitkums möchte man natürlich möglichst viel vom Praktikanten haben. Dennoch besteht laut dem Berufsbildungsgesetz bei einem freiwilligen Praktikum das Recht auf zwei Urlaubstage pro Monat. Bei Pflichtpraktika entfällt das Recht auf Urlaub, da diese im Rahmen einer akademischen Ausbildung stattfinden.
Nach dem Praktikum
Verlängerung des Praktikums
Falls sich beide Parteien sehr gut verstehen, kann das Praktikum verlängert werden. Aber: Handelt es sich um kein Pflichtpraktikum und wird durch die Verlängerung die Praktikumsdauer von drei Monaten überschritten, hat der Praktikant laut Mindestlohngesetz einen rückwirkenden Anspruch auf Mindestlohn ab dem ersten Tag des Praktikums.
Testimonial einholen
Folgt nach dem Praktikum keine Übernahme, steht der Abschied an. Hier lohnt es sich oftmals, Feedback des Praktikanten einzuholen, um die Stelle für zukünftige Praktikanten zu verbessern. Zudem lässt sich ein Testimonial gut auf der eigenen Homepage einbringen.
Freundeskreis aktivieren
Hat der Praktikant überzeugt? Dann spricht nichts dagegen, seine Vorschläge für zukünftige Praktikanten in Betracht zu ziehen. Frag nach Empfehlungen.
Abschiedsgeschenk
Zeig Anerkennung! Ein kleines Geschenk zum Abschied und ein professionelles Arbeitszeugnis zeigen, dass die Arbeit des Praktikanten ernst genommen wurde.