Was ist Ressourcenplanung?
Wann kann ein Auftrag frühestens erledigt sein? Welche Mitarbeiter haben ausreichend Kapazitäten, um ein weiteres Projekt zu übernehmen? Stehen die benötigten Maschinen oder Geräte für die beauftragte Produktion zur Verfügung? Wie kann ich auf Ausfälle am besten reagieren? Fragen, mit denen jeder Gründer, Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder Projektmanager früher oder später konfrontiert wird, das gilt für Startups aus der Internet-Branche, Mittelständler und Berater.
Die Ressourcenplanung liefert eine Antwort auf die Fragen „Wann haben wir Zeit, den nächsten Auftrag zu bearbeiten?“ und „Wie können wir den nächsten Auftrag zuverlässig in unsere Planung integrieren?“. Sie steht in aller Regel am Anfang der Planung eines Projekts oder einer Maßnahme und organisiert die notwendigen „Ressourcen“ dafür. Unter Ressourcen versteht man einerseits Personal (eigene und externe Mitarbeiter), andererseits Geräte und Maschinen, Räume, Fahrzeuge und so weiter. Grundsätzlich ist jeder Faktor, der zur Erfüllung eines Auftrages gebraucht wird und nur eine begrenzte Kapazität hat, eine Ressource.
Je nach Art der Ressource müssen relevante Kennzahlen berücksichtigt werden. Für Mitarbeiter sind das zum Beispiel unterschiedliche Arbeitszeiten, Grundlast, Urlaub, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Fehlzeiten. Bei Maschinen und Geräte sind dagegen Kapazitäten und Wartungszeiten zu berücksichtigen, um nur zwei Beispiele zu benennen.
Das richtige Tool finden
Ohne den Einsatz qualifizierter IT-Unterstützung ist das Ressourcenmanagement ein aufwändiger Prozess mit erheblichen Risiken – die hierfür oft genutzten Excel-Tabellen sind in der Regel fehleranfällig, unhandlich und unzureichend, weil Excel als Tool für derartige Prozesse nicht vorgesehen und nicht flexibel genug ist. Auf der anderen Seite sind die Produkte großer System-Anbieter oft zu komplex, unübersichtlich und darüber hinaus nicht an andere Programme beziehungsweise Systeme gekoppelt.
Idealerweise sollte die Ressourcenplanung in die Projekt- und Personalplanung eines Unternehmens integriert sein, damit man alle Komponenten auf einmal im Blick hat und keine Zeit mit dauerndem Navigieren, Suchen und Abgleichen verschwenden muss.
Weshalb eine Ressourcenplanung nutzen?
Über eine optimale Ressourcenplanung lässt sich von der kompletten Fertigungsplanung, einzelnen Projekten, Klein- und Großaufträgen bis hin zur Terminplanung und To-do‘s alles effizient und übersichtlich organisieren. Wenn nicht sicher ist, ob ein Mitarbeiter ausreichend Kapazität hat, eine Aufgabe zu bearbeiten, kann ein Unternehmen nur schlecht einen zuverlässigen Projektplan entwerfen – für den es sich den Kunden gegenüber vertraglich verpflichten muss.
Bild: Belegungsplan mit Aufgaben, Meilensteinen, Abwesenheiten und Konflikten
So funktioniert Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung erfordert lediglich drei Schritte: Im ersten Schritt werden alle Ressourcen des Unternehmens angelegt und mit Ihren Kapazitäten ausgestattet. In Startups werden dies in der Regel vor allem die Mitarbeiter sein.
Der zweite Schritt ist die unmittelbare Projektplanung. Hier werden alle benötigten Ressourcen auf die verschiedenen Teilaufgaben beziehungsweise Stufen des Projektes eingeplant. Jede Aufgabe erhält eine zeitliche Dauer und einen geplanten Arbeitsaufwand (zum Beispiel in Stunden oder Personentagen).
Im letzten Schritt steht die Übersicht aller verfügbaren Ressourcen, der sogenannte Belegungsplan, im Mittelpunkt. Daraus ist auf den ersten Blick ersichtlich, woran ein Mitarbeiter in welchem Zeitfenster arbeitet – und ob seine Kapazität ausreicht, die geplanten Tätigkeiten zu erledigen. Bei Konflikten oder Überbelastung kann hier direkt gehandelt werden. Aufgaben können gegebenenfalls verschoben oder zeitlich neu disponiert werden, der Mitarbeiter beziehungsweise die Ressource wird bei Bedarf direkt gewechselt oder durch einen weiteren Mitarbeiter oder eine zusätzliche Ressource entlastet.
Das Fazit
Für alle Dienstleister und Produzenten, ganz besonders aber für Startups, ist eine einfach zu handhabende und zuverlässige Ressourcenplanung das A und O der erfolgreichen Unternehmensentwicklung. Das Unternehmen kann zuverlässig planen und disponieren und seine Partner und Kunden können sich auf die Einhaltung von Fristen verlassen.