SaaS - internetbasierte Softwareangebote richtig nutzen

Welche Vorteile lassen sich mit SaaS-Lösungen realisieren?

Software-as-a-Service (SaaS) schafft Freiräume, denn Softwareanbieter stellen bedarfsgerecht skalierbare Lösungen über das Internet zur Verfügung, ohne Installation von Hard- oder Software vor Ort. Beim Abonnement der SaaS-Module fallen lediglich entsprechend planbare Kosten an. Für die Kunden bietet dieses Konzept zahlreiche Vorteile, zum Beispiel bei der Angebots- oder Rechnungsstellung.
Eine effiziente und professionelle Arbeitsweise ist Grundvoraussetzung für eine gewinnbringende Selbständigkeit. Von entscheidender Bedeutung sind darüber hinaus eine weitsichtige Planung und organisatorisches Talent. Mit modernen Software-Tools können Unternehmerinnen und Unternehmer sich die Arbeit im Verwaltungsbereich wesentlich vereinfachen und so ihre wirklich wichtigen Management-Aufgaben im Blick behalten.

Auf dem Markt existieren zahlreiche gute Software-Lösungen, die den Arbeitsalltag in Unternehmen deutlich vereinfachen können. Beispielsweise leisten diese Programme wesentliche Unterstützung bei der Projektplanung, bei der Erstellung von Angeboten und beim Schreiben der Rechnungen oder Gutschriften. Die Wahl des jeweils passenden Systems schafft Mehrwerte durch die Optimierung von Arbeitsabläufen.

Da bei SaaS-Modellen die Software-Anbieter auch die gesamte erforderliche IT-Infrastruktur zur Verfügung stellen, benötigen die Unternehmenskunden als Voraussetzung für die Nutzung der Systeme lediglich eine Internetverbindung. Über den Webbrowser können die unternehmensspezifisch definierten Anwender jederzeit und völlig ortsunabhängig auf ihre benötigten Daten zugreifen. Auf diese Weise arbeiten alle Nutzer immer mit der aktuellsten Software-Version. Upgrade-Kosten fallen dabei nicht an.

Auch für die Sicherheit ist gesorgt: Die individuellen Datenbestände werden durch kontinuierliche Sicherungen zuverlässig vor Verlust geschützt. Des Weiteren verhindert eine Verschlüsselung der Daten den unberechtigten Zugriff auf die Unternehmensinformationen.

Was zeichnet eine gute SaaS-Lösung für die Unternehmensverwaltung aus?

Folgende grundlegende funktionale Kriterien gilt es bei der Auswahl einer Softwarelösung für das Back-office zu prüfen:

• Existieren variable PDF-Vorlagen für Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Angebote oder Bestellungen, die beispielsweise im Hinblick auf das Layout und die Schriftart mühelos angepasst werden können?
• Können wiederkehrende Rechnungen beispielsweise monatlich oder halbjährlich automatisiert erstellt werden?
• Stehen vorgefertigte Texte bei Bedarf zur Verfügung? Können standardisierte Text-Bausteine ganz einfach per Klick flexibel eingesetzt werden?
• Kann die Vergabe von Nummernkreisen ganz nach den eigenen Erfordernissen gestaltet werden?
• Können die Unternehmensdaten wunschgemäß ausgewertet werden? Unterstützen umfangreiche Filter- und Suchfunktionen die Aufbereitung der Informationen ebenso wie verschiedene Möglichkeiten zur Verschlagwortung von Inhalten?
• Besteht beim Export der Daten die Wahl zwischen gängigen Formaten wie .csv, .xml, .txt oder .html?
• Erfolgt die Anbindung anderer Software-Module problemlos über klar definierte API-Schnittstellen?
• Werden Zugriffsrechte rollenbasiert vergeben, sodass Inhalte und Funktionen nur von den festgelegten Personen oder Teams gesehen und genutzt werden?
• Können Informationen nach Belieben per RSS-Feed abgerufen werden?

Wie kann die Anbindung an andere Software-Lösungen erfolgen?

API-Schnittstellen erleichtern das Zusammenspiel einer webbasierten Rechnungssoftware mit anderen Systemlösungen und steigern die Effizienz der Arbeitsabläufe. So ermöglichen beispielsweise Zeiterfassungsprogramme die Auswertung und Optimierung von Arbeitsabläufen und verhindern das Ansammeln unbezahlter Arbeitsstunden. Diese Systeme speichern und archivieren automatisch die Arbeitszeiten. Auf dieser Basis kann dann eine fehlerfreie, exakte Abrechnung erfolgen.

Freiberufler und Selbstständige haben gegenüber ihren Auftraggebern einen detaillierten Nachweis über die verschiedenen Arbeitsschritte in der Hand. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Unternehmer bei der Angebotserstellung/Budgetierung auf die erfassten Daten und Erfahrungswerte zurückgreifen können. Erfasst werden die unterschiedlichen Projekttätigkeiten, Stundensatz oder Abgabetermine sowie Projekttitel und Name des Auftraggebers.

Projektmanagement-Tools unterstützen Unternehmerinnen und Unternehmer dabei, Projekte in Zusammenarbeit mit festen oder freien Mitarbeitern effizient zu koordinieren. Insbesondere im Agenturumfeld empfiehlt sich die Arbeitsorganisation mittels einer ausgereiften Projektmanagement-Lösung. Das Zusammenwirken mit einer professionellen Abrechnungssoftware eröffnet die Option, im Gutschriftsystem zu arbeiten. Entsprechend entfällt die zeitraubende Prüfung von diversen, meist unterschiedlich gestalteten Eingangsrechnungen. Gleichzeitiger Vorteil: Zahlungsläufe können liquiditätsschonend ausgesteuert werden.

Und was ist, wenn das Unternehmen wächst?

Für Gründerinnen und Gründer sowie Gründungsinteressierte ist es besonders wichtig, dass ihre Softwarelösungen mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten können. SaaS-Lösungen bieten den Vorteil, dass sich weitere Nutzer ganz einfach zubuchen lassen.

Im Hinblick auf eine mögliche künftige Internationalisierung des Unternehmens kommt es unter anderem auf die Mehrsprachigkeit und die länderspezifischen Konfigurationsmöglichkeiten an: Währungssymbole, Steuersätze oder Datumsformate spielen hier eine wichtige Rolle. Auf die Mandantenfähigkeit ist zu achten, wenn es darum geht, eigenständige Organisationseinheiten im System abzubilden.

Auch im Hinblick auf das Controlling entstehen bei der Nutzung von SaaS-Programmen aufgrund der zentralen Datenhaltung deutliche Vorteile. Allerdings sollte bei der Auswahl der SaaS-Lösung geprüft werden, ob es Limits gibt (Anzahl der API-Calls, Anzahl der verwalteten Kunden, Produkte oder Dokumente, …).

Wirtschaftliche Vorteile und Marktentwicklung

Da keine Investitionen in die technische Infrastruktur erforderlich sind, wirkt sich die Entscheidung für SaaS günstig auf die Liquidität von Unternehmen aus, und die Eigenkapitalquote entwickelt sich positiv.

Die Abrechung erfolgt häufig in Form von monatlichen Pauschalen pro Anwender. Alternativ können auch Datenmengen oder weitere Faktoren wie die Anzahl der Buchungen Grundlage für die nutzungsabhängigen Konditionen sein.

Aktuelle Studien zeigen, dass sich SaaS-Programme in der Praxis bewährt haben. Bereits knapp 40 Prozent der deutschen Unternehmen setzen auf Software-as-a-Service. Experten erwarten in den kommenden Jahren deutliche Wachstumsraten in diesem Bereich:

SaaS für Startups: Fazit

Gründerinnen und Gründer schaffen sich beim Einsatz professioneller Software-Programme für die Angebots- und Rechnungserstellung wichtige zeitliche Freiräume für die Unternehmensplanung und –führung. SaaS-Tools bieten dabei gleich mehrere Vorteile: Sie sind schnell einsatzbereit, es fallen keine hohen Investitionskosten an und die zukunftsfähigen Lösungen können „mitwachsen“, während die Kosten kalkulierbar und überschaubar bleiben.

Bild: SalesKing