Sepa-Umstellung


Ein Beitrag von Kati Meister, Rechtsanwältin im Berliner Büro von CMS Hasche Sigle.

Lastschriften im harmonisierten Euro-Raum

Ab dem 1. August 2014 dürfen Überweisungen und Lastschriften endgültig nur noch im einheitlichen SEPA-Format abgewickelt werden. Die bisherigen nationalen Verfahren, die übergangsweise über den ursprünglich geplanten Starttermin für die SEPA-Verfahren am 1. Februar 2014 hinaus weitergenutzt werden konnten, werden endgültig eingestellt. Die Umstellung auf SEPA betrifft insbesondere Unternehmen, die in großem Umfang Zahlungen abwickeln.

In Deutschland ist der Einzug von Forderungen durch Lastschriften per Einzugsermächtigung auch im Bereich des E-Commerce ein übliches Zahlungsmittel. Daher besteht für die Unternehmen, die die SEPA-Umstellung noch nicht oder nicht vollständig durchgeführt haben, dringender Handlungsbedarf. Zudem sind auch im praktischen Umgang mit SEPA-Lastschriften einige Besonderheiten zu beachten.

SEPA-Lastschriften im Online-Handel

Grundsätzlich erfordert eine SEPA-Lastschrift eine schriftliche Mandatserteilung. Dies wird üblicherweise in den „Vereinbarungen zum Forderungseinzug“ mit den kontoführenden Kreditinstituten geregelt. Allerdings werden üblicherweise im Online-Handel Einzugsermächtigungen nicht schriftlich, sondern über das Internet erteilt. Die SEPA-Regelwerke enthalten für diesen Fall keine Regelungen. Zum jetzigen Zeitpunkt ist lediglich die Schaffung einer europaweiten Lösung für die elektronische Erteilung von Lastschriften (sogenanntes „e-Mandat“) im Gespräch.

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Um die bestehende Unsicherheit für den Online-Handel zu beseitigen, hat die Deutsche Bundesbank nach einer Verständigung des SEPA-Rates eine Mitteilung herausgegeben, wonach grundsätzlich Lastschriftmandate im Internet erteilt werden können. Wie bisher hat in diesem Fall die Bank des Lastschrifteinreichers zu entscheiden, ob sie im Internet erteilte Mandate akzeptiert. Daher ist Unternehmen, die Lastschriftmandate im Internet einholen, zu empfehlen, sich schnellstmöglich mit ihren kontoführenden Kreditinstituten zu verständigen.

Überleitung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate

Insbesondere bei Bestandskunden stellt sich die Frage, ob bestehende Einzugsermächtigungen als SEPA-Mandate weiter genutzt werden können. Sofern Einzugsermächtigungen schriftlich vorliegen, ist dies grundsätzlich möglich. Vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug hat der Zahlungsempfänger den Kunden über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform zu unterrichten und diese Unterrichtung seinen kontoführenden Kreditinstituten auf Nachfrage vorzulegen.

Liegt hingegen keine schriftliche Einzugsermächtigung vor, müssen die betroffenen Zahlungsempfänger ein neues schriftliches SEPA-Lastschriftmandat einholen. Ferner ist zu beachten, dass Abbuchungsaufträge nicht in SEPA-Lastschriften umgedeutet werden können. Hier ist eine gesonderte Migration entweder in SEPA-Basislastschriften oder SEPA-Firmenlastschriften erforderlich. Die Verwendung von SEPA-Firmenlastschriften ist jedoch nur möglich, wenn der Zahler kein Verbraucher ist.

Erfordernis einer „Vorabinformation“

Anders als bislang ist bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften eine Vorabinformation („Pre-Notification“) erforderlich. Darunter ist jede Mitteilung (zum Beispiel Rechnung, Police, Vertrag) des Lastschrifteinreichers an den Zahler zu verstehen, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt. Die Vorabinformation muss das Fälligkeits-Datum und den genauen Betrag enthalten. Sie kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen und muss dem Zahler rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit) zugesandt worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für entsprechende Deckung sorgen kann. Die Vereinbarung einer kürzeren Frist ist möglich.

Beachtung der Einreichungsfristen

Im Gegensatz zu den nationalen Lastschriftverfahren sind bei SEPA-Lastschriften gesetzlich vorgeschriebene Einreichungsfristen zu beachten. Die deutsche Einzugsermächtigungslastschrift war bei Sicht fällig, während bei der SEPA-Basislastschrift eine Vorlagefrist von fünf (Erstlastschrift) beziehungsweise zwei (Folgelastschrift) Bankgeschäftstagen gilt. Nach erheblicher Kritik von Deutschen Wirtschafts- und Sozialverbänden dürfen neben den weiterhin geltenden Vorlagefristen optional auch SEPA-Basislastschriften mit einer Vorlagefrist von einem Bankgeschäftstag auf in Deutschland geführte Konten gezogen werden.

Geänderte Fristen für Rücklastschriften

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Auch die Fristen für Rücklastschriften haben sich geändert. Bei autorisierten Zahlungen – das heißt, wenn der Zahler grundsätzlich zugestimmt hat – kann dennoch für einen Zeitraum von acht Wochen ab dem Zeitpunkt der Kontobelastung die Erstattung des Zahlungsbetrages vom Zahler geltend machen. Bisher bestand ein Widerrufsrecht von sechs Wochen ab Zugang des Rechnungsabschlusses. Liegt hingegen eine nichtautorisierte Zahlung vor – das heißt der Zahler macht geltend, es läge gar kein Mandat vor – kann der Zahler eine Erstattung innerhalb eines Zeitraumes von 13 Monaten verlangen.

Wesentliche Schritte für die SEPA-Umstellung

Um Lastschriften im SEPA-Format abzuwickeln, müssen folgende wesentliche Schritte erfolgt sein:

  • technische Umstellung (Software, Online-Banking)
  • Einholung der IBAN und BIC von Kunden und Zahlungspflichten
  • Beantragung einer Gläubigeridentifikationsnummer für den Lastschrifteinzug bei der Deutschen Bundesbank
  • Festlegung einer Mandatsreferenz (hier sollten die Unternehmen Überlegungen anstellen, wie diese gestaltet werden soll)
  • Abschluss neuer Inkassovereinbarungen mit den kontoführenden Kreditinstituten
  • Integration der Formulare für SEPA-Lastschriftmandate in die Prozesse zur Einholung von Einzugsermächtigungen
  • Aktualisierung der eigenen Geschäftspapiere und Rechnungen

Ausblick

In wenigen Wochen wird der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum endgültig Wirklichkeit sein und grenzüberschreitende Zahlungen innerhalb des Euro-Raumes erheblich vereinfachen. Die meisten Unternehmen sind auf den Abschied von den nationalen Zahlungsverkehrsverfahren gut vorbereitet und haben ihre Zahlungsabwicklung bereits umgestellt. Wer dies noch nicht getan hat, sollte dringend handeln.

Bild: convisum / PantherMedia