Das Intranet steckt in der Krise

Das gute alte Intranet steckt in der Krise: Anstatt Informationen übersichtlich bereitzustellen, dient es inzwischen sehr oft als Ablage für alles und jedes. Die ursprünglichen Vorteile wie Prozessgeschwindigkeit, Transparenz oder Ideenfindung und die daraus resultierende Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sind dabei vollkommen auf der Strecke geblieben.

Eine Lösung für dieses Problem bieten moderne Social-Business-Plattformen. Sie passen das alte Intranet an die Anforderungen des technologischen Fortschritts an und machen es zur Kommunikations- und Schaltzentrale des Unternehmens. Mit dem so entstehenden „Social Intranet“ stellen die Unternehmen eine technologische Infrastruktur bereit, die nachhaltiges Wissensmanagement, einen übergreifenden Austausch von firmeninterner Expertise und eine Kultur der konstruktiven Kommunikation fördert. Die positiven Nebenwirkungen: Das „Wir“-Gefühl im Unternehmen wird verstärkt und die Begeisterung der Mitarbeiter geweckt.

Dies hat direkte Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg: Laut dem McKinsey Global Institute steigern Social Business Tools das Firmenwachstum um bis zu elf Prozent, die Produktivität steigt sogar um bis zu zwölf Prozent. Nicht umsonst wird laut Gartner die Hälfte aller großen Unternehmen bis 2016 ein Facebook-ähnliches internes soziales Netzwerk implementiert haben.

Social Intranet: Wissenstransfer statt E-Mail-Flut

Beim Social Intranet steht die Zusammenarbeit von Menschen im Mittelpunkt. Sie wird durch „Werkzeuge“ gefördert, die sich bei den erfolgreichen Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Twitter bereits in der Praxis bewährt haben.

Anstelle von E-Mails tauschen sich die Mitarbeiter im Social Intranet per Newsfeed untereinander aus: Sie erstellen und kommentieren Beiträge und teilen Dokumente, Bilder und Videos mit den Kollegen. Durch die offenen Dialoge und Bewertungsfunktionen erarbeiten sie gemeinsam Lösungen, geben Feedback und bauen ihr Fachwissen weiter aus. Die Social-Media-Funktionen animieren dabei zur Kommunikation und regen die Zusammenarbeit an.

Zudem hat jeder Mitarbeiter durch den transparenten Informationsaustausch im Gegensatz zur Kommunikation per E-Mail ein viel besseres Bild über aktuelle Projektstände und darüber, was im Unternehmen generell passiert. Alle Kollegen sind gut informiert, was Meetings spürbar reduziert und zu deutlich schnelleren und besseren Entscheidungen führt.

Intrexx Share: Applikationen werden zu Freunden

Wichtige Informationen stecken aber nicht nur in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter, sondern auch in den verschiedenen Datenbanken der eingesetzten Softwarelösungen im Unternehmen. Erst die Einbindung auch dieser Daten in die Kommunikation ermöglicht fundierte Entscheidungen.

Diesen Ansatz verfolgt der deutsche Softwarehersteller United Planet (www.unitedplanet.com) mit seiner Social-Business-Plattform Intrexx Share. Dabei geht Intrexx Share einen entscheidenden Schritt weiter als bisherige Social-Intranet-Lösungen: Die Mitarbeiter werden nämlich nicht nur durch die oben genannten Tools von den Kollegen über Neuigkeiten informiert, sondern auch von den im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen (E-Mail, Intranet, CRM, ERP, Terminkalender, Excel, Access et cetera). Damit werden nun erstmals auch die Fachapplikationen zu „Freunden“.

Diese Symbiose von Mensch und Maschine bringt dem Unternehmen einen enormen Mehrwert, da die Mitarbeiter nun immer automatisch alle Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Werden wichtige Daten im System geändert oder neue Daten erfasst, erzeugt Intrexx Share einen zentralen Activity Stream und zeigt ihn gezielt denjenigen Mitarbeitern im Unternehmen, die dies betrifft. Läuft beispielsweise eine Vertragsfrist aus, erstellt die entsprechende Fachapplikation automatisch einen Feed für den zuständigen Mitarbeiter.

Dabei macht Intrexx Share die Informationen nicht nur am Arbeitsplatz im Büro verfügbar, sondern auch mobil. Da auch bei dem standortunabhängigen Informationsaustausch alle Dokumente und Dateien auf dem geschützten Firmen-Server liegen und nicht in der Cloud, ist jedoch sichergestellt, dass auch wirklich nur die Leute Zugriff auf die Dokumente und Daten haben, die dazu berechtigt sind.

Video: Intrexx Share in 3 Minuten

Das Social Intranet als zentrale Arbeitsplattform

 

Erfasst oder ändert man Daten in der Arbeitsoberfläche von Intrexx Share, werden sie in Echtzeit in die jeweilige Fachapplikation zurückgeschrieben. So ist es für die Mitarbeiter möglich, direkt aus Intrexx Share heraus auf Newsfeeds zu reagieren, die von den einzelnen Fachapplikationen gesendet werden.

Auf diese Weise können zahlreiche Prozesse wie zum Beispiel die Abwicklung von Urlaubsanträgen deutlich beschleunigt und vereinfacht werden: Stellt ein Mitarbeiter elektronisch einen neuen Urlaubsantrag, erscheint dieser als Newsfeed bei dem entsprechenden Vorgesetzten. Mit einem Mausklick genehmigt er den Antrag oder lehnt ihn ab. Im Falle einer Genehmigung erhält der Mitarbeiter unverzüglich eine entsprechende Benachrichtigung – ebenfalls als Newsfeed. Gleichzeitig wird automatisch die Personalabteilung informiert, der Urlaub in den Dienstplan eingetragen und ein Eintrag im Abwesenheitskalender generiert. So nimmt der gesamte Vorgang statt einiger Stunden oder Tage nur noch wenige Sekunden in Anspruch.

Damit aber nicht genug: Dank einem speziellen Beziehungsanzeiger, der die Beziehung einzelner Informationen aus unterschiedlichen Systemen zueinander aufgezeigt, sieht der Vorgesetzte sogar, wie viel Tage Resturlaub der Mitarbeiter hat, wer die Vertretung ist und welche Projekte der Mitarbeiter aktuell betreut. So können Entscheidungen künftig nicht nur sehr viel schneller, sondern auch sehr viel besser getroffen werden.

Da sich nahezu alle Systeme (zum Beispiel von SAP, Microsoft, IBM oder Sage) einfach per Plugin anbinden lassen, sparen sich die Mitarbeiter künftig den zeitraubenden Wechsel in die einzelnen Fachapplikationen und Intrexx Share wird zur zentralen Arbeitsoberfläche. Dies steigert die allgemeine Wettbewerbsfähigkeit, da die Abläufe spürbar schneller werden.

Eine Übersicht über die zahlreichen Standardschnittstellen gibt es hier.

Risikolos zum eigenen Social Intranet

Mit Intrexx Share ist es sowohl möglich, ein Social Intranet komplett neu zu erstellen als auch ein vorhandenes Intranet zu modernisieren. Im zweiten Fall spielt es keine Rolle, ob das Intranet mit Microsoft SharePoint, IBM WebSphere, SAP NetWeaver Portal oder einer CMS-Lösung erstellt wurde.

Damit Unternehmen schnellstmöglich von der verbesserten Zusammenarbeit und dem beschleunigten Informationsaustausch profitieren können, ist Intrexx Share bereits nach acht Stunden einsatzbereit. Programmierung fällt für die Installation und den Betrieb nicht an, wodurch Zeitaufwand und Personalressourcen sehr niedrig gehalten werden können. Dadurch, dass sich die im Unternehmen vorhandenen Softwarelösungen problemlos einbinden lassen, werden bereits getätigte Investitionen langfristig gesichert, bestehende Informationssilos aufgelöst und bislang ungenutzte Daten können endlich in die Entscheidungen mit einfließen.

Noch bis zum 30.9.2013 profitieren Unternehmen dabei vom Einführungspreis für Intrexx Share: Dieser beträgt für Firmen bis zu 100 User zwischen 980 Euro und 3.895 Euro! Dank der 60-Tage-Geld-zurück-Garantie von United Planet ist die Einführung von Intrexx Share sogar vollkommen risikolos möglich. Denn ab dem Kauf  kann das neue Social Intranet 60 Tage lang ausgiebig getestet werden. Sollten man innerhalb dieser Zeit nicht zufrieden sein, erstattet United Planet die gezahlten Lizenzkosten umstandslos zurück.

Das sagen Mittelständler über Intrexx Share:

Rob Bos, Bereichsleiter IT-Abteilung, Wirtschaftsbetriebe der Stadt NSHB Borkum GmbH:

„Seitdem wir Intrexx Share einsetzen, werden viel weniger E-Mails versendet. Stattdessen tauscht man sich sehr schnell über die Social-Business-Plattform aus. Sehr viel Zeit in der Kommunikation sparen wir außerdem dadurch, dass die Abteilungen in den virtuellen Gruppenräumen von Share zusammenarbeiten. Zahlreiche Prozesse – wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen – gehen nun viel schneller.“