Ein Beitrag von Marc Schmidt, Gründer der Strukturgeber GmbH – einer Unternehmensberatung in Hamburg.
Warum eine flexible Organisation nicht immer der richtige Weg ist
Startups sind erfolgreich, weil sie zum Beispiel flexibel auf ihre Kunden und die Märkte reagieren. Dieses „Erfolgsrezept“ bildet für Gründer oft die Grundlage für die weitere Organisation des Unternehmens. Was aber nicht immer die beste Idee sein muss.
Denn: Ist die interne Organisation sehr flexibel aufgebaut, um auf alle erdenklichen Situationen zu reagieren, ist das nicht zwangsläufig der richtige Weg.
Eine zu große Flexibilität verhindert zum Beispiel:
- Prozesse schneller zu gestalten
- Zuständigkeiten klar zu regeln
- Die Fluktuation gering zu halten
- Passende Mitarbeiter zu finden
- Die Arbeitsbelastung für die Inhaber zu verringern
Mir ging es in der Gründungsphase ähnlich. So löste zum Beispiel der Gedanke an Stellenbeschreibungen bei mir die gleichen Gefühle aus wie Fußballspiele gegen Italien. War diese Flexibilität doch einer der Gründe, warum unsere Expansion so erfolgreich verlief. Aber irgendwann wurde der Frust größer und größer. Und dann haben wir diese bürokratischen Werkzeuge irgendwann ausprobiert. Und siehe da – alles wurde besser. Warum? Zauberei?
Prozesse werden schneller
Die Organisationsoptimierung begann damit, jedem Mitarbeiter genau die Tätigkeiten zuzuordnen, für die diese Person verantwortlich war. Diese Zuordnung der Aufgaben führte dazu, dass sich auch bei unangenehmen Aufgaben endlich jemand zuständig fühlte und auch zuständig war. Diese Regelung ersetzte das Prinzip Hoffnung, bei dem wir davon ausgingen, dass sich immer jemand um eine Aufgabe kümmert. Was bei unangenehmen Aufgaben – wen wundert’s – nur selten der Fall war.
Zuständigkeiten werden klarer
Besonders an den Schnittstellen führte diese Zuordnung dazu, dass das interne Geschiebe von Aufgaben unterblieb. Eine Diskussion über Zuständigkeiten war zwecklos – da klar geregelt. Dies führte zu einer schnelleren Abarbeitung, weniger Fehlern und besserer Stimmung. Und auch zu einer besseren Übersicht über die tatsächliche Auslastung. Konnten sich vorher alle mit der Aussage „Keine Zeit“ herausreden, wird mit einer solchen Regelung schnell deutlich, in welchen Bereichen es einen Engpass gibt.
Weniger Fluktuation
Welche Mitarbeiter verlassen ein Unternehmen als erstes? Es sind die besseren Akteure. Warum aber gehen diese? Es ist nur selten ein höheres Gehalt. Effektive Mitarbeiter spüren, dass ihr Wirkungsgrad nicht gut genug ist. Sie werden von unklaren Abläufen in der Organisation ausgebremst.
Ein exzellenter Business Developer mit einer Vielzahl neuer Aufträge, die nur selten fehlerfrei abgearbeitet werden, wird nicht zufrieden sein. Mindern diese Fehler doch seine Folgeaufträge und damit seinen Erfolg. Daran kann auch kein „Feel-Good-Manager“ mehr etwas ändern. Denn in einer schlechten Organisation zu arbeiten, ist wie Autofahren mit angezogener Handbremse, wie Fahrradfahren mit ständigem Gegenwind. Nichts, was sich gute Mitarbeiter freiwillig über längere Zeit antun.
Passende Mitarbeiter finden
Weiterentwickelte Organisationen führen zu größerer Arbeitsteilung. Es geht nicht mehr darum, dass Mitarbeiter alles können (sogenanntes Generalistentum), sondern um den Aufbau von Spezialisten im Unternehmen.
Tätigkeiten werden somit in höherem Maße aufgegliedert, die Aufgabenteilung nimmt zu. Fachlich anspruchsvolle Arbeiten übernehmen die Experten, werden gleichzeitig jedoch von administrativen Tätigkeiten verschont. Für die Abarbeitung dieser Aufgaben ist dann die Assistenz oder zum Beispiel ein Junior-Manager zuständig.
Höhere Arbeitsteilung führt dazu, dass ein Unternehmern weniger Experten benötigt. Offene Stellen sind schneller zu besetzen. Denn es ist einfacher, eine Assistenz- oder Juniorstelle zu besetzen, als Fachleute zu finden, die nebenbei noch administrative Aufgaben übernehmen.
Entlastung der Inhaber
Setzen Gründer und Unternehmer diese Punkte um, führt dies zwangsläufig zu einer besseren und schnelleren Abarbeitung vorhandener Aufträge. An den Schnittstellen entsteht weniger Reibung, die Effektivität steigt, die Zahl der Beschwerden sinkt, die Mitarbeiter haben mehr Erfolg, deren Zufriedenheit steigt, die Fluktuation sinkt, weniger Stellen müssen neu besetzt werden. Das Ergebnis: Die Arbeitsbelastung der Inhaber ändert sich spürbar – und das unmittelbar!
Fazit
Unternehmen mit einem funktionierenden „Brandschutz“ müssen gar nicht mehr so flexibel sein. In einer Organisation, die optimal aufgestellt ist, sind Feuerwehreinsätze nur noch sehr selten erforderlich. Sind die Gründer jedoch gefordert, immer wieder in das Tagesgeschäft einzugreifen, ist dies ein deutliches Warnzeichen. Das gilt es ernst zu nehmen, die Organisation zu überdenken und neu zu justieren.