Mal andersrum gefragt – Das Bewerbungsinterview mit Recruitern

In unserer Reihe „Mal andersrum gefragt “ fühlen wir mal denjenigen auf den Zahn, die normalerweise die Fragen stellen: Recruitern. Dieses Mal mit Stefanie Pitzer, verantwortlich für HR und Partner Management bei Hitmeister in Köln.

Stelle dich doch bitte kurz vor. Wer bist du? Was machst du?

Ich bin Steffi, 33 Jahre alt und Recruiter bei der Hitmeister GmbH, einem der größten deutschen Online-Shopping Portale. Wir sind ein junges Unternehmen mit Sitz in Köln und immer auf der Suche nach motivierten, begeisterungsfähigen neuen Kollegen für unser Team.

Wie sieht dein beruflicher Background aus?

Ich bin jetzt bereits seit 5 Jahren bei Hitmeister. In meiner aktuellen Position bin ich jetzt seit einem Jahr tätig. Das Unternehmen ist immer noch mein erster Arbeitgeber. Vorher habe ich an der WWU Münster BWL mit den Fachrichtungen Marketing und Personal, Organisation und Innovation studiert. Theoretische Kenntnisse habe ich bereits im Studium erlangt, die benötigten Soft Skills kann man aber nur durch Erfahrungen im alltäglichen Umgang mit Menschen ausbauen. Dazu hatte ich im Laufe der letzten Jahre viele Möglichkeiten bei Hitmeister.

Welche Erfahrungen kannst du im Recruiting bereits vorweisen?

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Ich kann jetzt auf ein Jahr reine Recruitingerfahrung zurückblicken, wobei ich bereits auch in den letzten Jahren schon als Teilnehmer an Bewerbungsgesprächen bei Hitmeister mitgewirkt habe. Vorher war ich in anderen Abteilungen eingesetzt, die mich aber sehr gut auf die jetzige Stelle vorbereitet haben. Der Start im Marketing-Praktikum hat mir die Tür zu Hitmeister geöffnet.

Anschließend bin ich in die Abteilung Partner Management gewechselt. Die Aufgaben waren hier Betreuung, Einkauf und Vertrieb und genau das ist es auch, was ich jetzt wieder mache, nur dass meine Zielgruppe eine andere ist. Ich betreue die Bewerberinnen und Bewerber und versuche, gute Kandidaten für uns zu gewinnen. Hierzu muss ich mein Gegenüber schnell einschätzen können und die richtige Ansprache finden.

Warum ist Recruiting die perfekte Position für dich?

Ich habe sehr gerne mit Menschen zu tun und finde es immer wieder spannend, wenn ich auf neue Bewerber treffe. Da mir die Arbeit bei Hitmeister unheimlich viel Spaß macht und ich zu 100% hinter dem Unternehmen stehe, finde ich es toll, Bewerber mit meiner Begeisterung anzustecken und tolle, neue Kolleginnen und Kollegen für uns zu finden.

Welche Plattformen und Kanäle nutzt ihr zum Rekrutieren?

Ganz wichtig ist die eigene Jobseite. Hierüber kommen die Kandidaten, die sich tatsächlich für Hitmeister interessieren.Wir selbst haben unsere Jobseite gerade neu relaunched, um die Bewerber noch besser ansprechen zu können (Link). Aber auch die Bundesagentur für Arbeit ist eine ganz tolle Unterstützung.

Je nach Stelle gibt es unterschiedliche Budgets, die zur Verfügung stehen, sodass kostenpflichtige Stellenplattformen bei schwer zu besetzenden Stellen eher genutzt werden. Generell werden aber alle Stellen auch bei Facebook, Twitter und Xing verbreitet, damit diese geteilt und weitergetragen werden können.

Welche Stellen lassen sich schnell besetzen? Welche eher nicht?

Weniger Probleme haben wir im kaufmännischen Bereich wie zum Beispiel Kundenservice, da hier sehr viele Bewerbungen bei uns eintreffen, die dem Anforderungsprofil entsprechen. Eher schwer ist es im IT-Bereich. Initiativ oder auf Anzeigen kommen in diesem Bereich nur wenige Bewerbungen bei uns an, sodass man hier aktiv ansprechen muss.

Wie strukturierst du deinen Arbeitstag?

Wenn ich morgens ins Büro komme, fahre ich als erstes meinen Rechner hoch und checke meinen direkten Email-Eingang. In meinem personalisierten Postfach arbeite ich die dringendsten Eingänge ab, damit die Kollegen nicht in Ihren Arbeitsabläufen blockiert werden. Dann starte ich meist mit den frisch eingegangenen Bewerbungen. Dokumentation, Sichtung und Weiterleitung nimmt je nach Stelle und Bewerberanzahl sehr viel Zeit in Anspruch, so dass ich bis mittags gut zu tun habe. Kurz vor der Mittagspause bekomme ich die Post rein. Bewerbermappen und Behördenbriefe werden bearbeitet und auf Fristen geprüft. Dann verbringe ich meine Mittagspause mit den Kollegen im Gemeinschaftsraum.

Wenn nachmittags keine Vorstellungsgespräche angesetzt sind, finden eigentlich immer Telefoninterviews statt. Daher wird nach der Mittagspause als erstes der Eingang der letzten Terminbestätigungen zu den anstehenden Telefonaten gecheckt und anschließend telefoniert. Zwischen den Telefonaten erledige ich Dinge, die auf Termin gesetzt sind. Häufig müssen noch Anträge oder Informationsbögen ausgefüllt werden.

Über den Tag verteilt müssen aber auch immer wieder Dinge auf Zuruf erledigt werden. Der Eine braucht einen Vertrag, ein Zeugnis muss ausgestellt werden oder man schreibt eine neue Stelle aus. Ein Startup lebt auch immer von kurzen Dienstwegen, die in meinem Bereich ebenso wichtig sind. Bevor ich dann abends meinen Rechner herunterfahre, füttere ich noch unsere Fische im Büroaquarium und schaue dort nach dem Rechten. Danach mache ich mich auf den Heimweg.

Eine klassische HRler-Frage: Wo liegen deine Stärken? Wo deine Schwächen?

Ich habe eine gute Menschenkenntnis, kann gut zuhören und beobachten. So kann ich mir während eines Vorstellungsgesprächs relativ schnell ein Bild von dem Menschen machen, der gerade vor mir sitzt. Außerdem besitze ich Einfühlungsvermögen, so dass es den Bewerbern leichter fällt, offen zu sein.

Genau das ist aber manchmal auch mein Schwachpunkt, da manche Kandidaten auch Dinge preisgeben, die ich persönlich nachvollziehen kann, die aber für eine Unternehmenszugehörigkeit nicht gerade förderlich sind. Es gilt, die bestmöglichen Kandidatinnen und Kandidaten für unser Unternehmen zu begeistern, sodass Mitgefühl und Verständnis für bestimmte Lebenssituation leider erstmal an zweiter Stelle stehen.

Was macht dir an deinem Job besonders Spaß – und was gar nicht?

Ich freue mich über jeden Kollegen, der neu eingestellt wird, weil ich aktiv einen Beitrag dazu geleistet habe, dass sowohl unser Unternehmen, als auch der neue Kollege sich weiterentwickelt. Eine Zusage zu geben ist eine tolle Sache! Umso mehr tut es mir Leid, wenn ein Bewerber oder eine Bewerberin es bereits bis zum Vorstellungsgespräch oder sogar bis zum Probearbeitstag geschafft hat und ich dann doch eine Absage geben muss. Das ist der weniger schöne Teil an meiner Arbeit.

Wo siehst du dich in 5 Jahren?

Mir persönlich sind Titel auf Visitenkarten nicht besonders wichtig. Ein „Head of…“ ist kein Garant dafür, dass man weiterhin Spaß an seiner Arbeit hat. Daher möchte ich in 5 Jahren weiterhin in einer Position arbeiten, in der man Wert auf meine Meinung legt und mich um Rat fragt, wenn es Probleme gibt oder wenn Entscheidungen getroffen werden. Dieser Wunsch impliziert, dass ich mich weiterentwickele und stetig meine Kompetenzen erweitert habe.

In welchem Rahmen findet bei euch ein Bewerbungsgespräch statt?

Sollte der Bewerber bei der Sichtung der eingereichten Unterlagen bereits die wichtigsten Anforderungen des Stellenprofils erfüllen, wird die Bewerbung zur Sichtung an den jeweiligen Abteilungsleiter weitergeleitet. Sollte die Bewerbung auch diesen überzeugen, findet im ersten Schritt ein Telefoninterview statt, das ich mit den Kandidaten führe. Stimmt auch dann noch der Eindruck, laden wir den Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch bei uns ein.

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Im Vorstellungsgespräch trifft der Bewerber dann meist auf den jeweiligen Abteilungsleiter, ein weiteres Abteilungsmitglied und auf mich. Überzeugt er oder sie uns im Gespräch, laden wir je nach Position zu einem Probetag bei uns ein. Dadurch können wir sehen, ob der Bewerber zu uns passt. Aber auch der Kandidat kann herausfinden, ob wir überhaupt zu ihm passen. Denn wenn wir von einem Bewerber begeistert sind, dann sollte das schließlich auch immer auf Gegenseitigkeit beruhen.

Womit kann ein Bewerber denn bei dir auf den ersten Blick punkten? Und was sind absolute No-Gos?

Wenn ich bereits im Anschreiben feststelle, dass sich der Bewerber mit unserem Unternehmen auseinander gesetzt hat, gibt das ganz viele Pluspunkte. Wenn ich aber im Empfänger als CC stehe und mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ angesprochen werde, dann scheint das Interesse an uns nur gering zu sein.

Auch bei Gesprächen erwarte ich, dass ein Bewerber sich mit uns auseinandergesetzt hat. Wenn man unvorbereitet kommt und nicht weiß, was wir machen, dann fehlt es dem Bewerber an Ernsthaftigkeit.

Gab es einmal einen Moment in einem Bewerbungsgespräch, der dich sprachlos gemacht hat?

Eine Bewerberin, Anfang 30, abgeschlossenes Studium, brachte Ihre Mutter zum Vorstellungsgespräch mit. Hier fehlten mir tatsächlich die Worte.

Zahlen auf den Tisch: Wie viele Bewerbungen musst du screenen, bevor eine Stelle besetzt werden kann?

Die Bewerberanzahl ist tatsächlich stellenabhängig. Es kann schon mal sein, dass mehrere hundert Bewerbungen über meinen Tisch gehen, davon aber nur fünf Personen eingeladen werden. Gemessen an den Vorstellungsgesprächen, liegt unsere Einstellungsquote aber dann auch bei ca. 30%. Dass wir im Umkehrschluss ein interessanter Arbeitgeber sind, unterstreicht die Akzeptanzrate von nahezu 100%.

Du hast eben erwähnt, dass ihr auch ausbildet. Wie kommt es denn dazu? Für ein Startup ist das ja eher ungewöhnlich.

Eine Ausbildung bei Hitmeister ermöglicht den Kollegen einen umfassenden und tiefen Einblick in das Berufsleben. Man erhält auch als Auszubildender schnell eigene Verantwortung und genießt das Vertrauen der Abteilungsleiter.

Es ist für uns eine tolle Gelegenheit neue Mitarbeiter zu fördern, die in das Umfeld und die Arbeit hereinwachsen und ohne vorgeprägte Muster an ihre Arbeit herangehen. Das kann durchaus zu neuen Impulsen führen, die auch auf das Umfeld übergreifen. Man übernimmt immer auch die Muster und Arbeitsweisen, die man in seinem Ausbildungsbetrieb gelernt hat und wir freuen uns, wenn auch wir unseren Auszubildenden dieses Wissen vermitteln und weitergeben können.

Um einen Anreiz zu schaffen, haben wir unsere Verträge mit den Auszubildenden so gestaltet, dass diese einen Ansporn haben, nicht nur im Betrieb, sondern auch in der Schule Gas zu geben und gute Noten zu schreiben. So ist ein Leistungsbonus als Extravergütung vorgesehen, der sich anhand der Schulnoten errechnet. Und wir haben wirklich tolle Auszubildende, die tolle Ideen haben und wunderbar in die einzelnen Teams hineingewachsen sind.

Vielen Dank für dieses Gespräch, Steffi!

 

Foto: Stefanie Pitzer