Ein Beitrag von Andreas Kellner, Mitgründer der Beratungsgesellschaft Erhardt & Kellner.
In jeder Gründungsphase, die ich bisher miterlebt habe, kam er irgendwann: Der Moment, an dem die vielen Bälle, die man täglich in der Luft zu halten versucht, einer nach dem anderen (oder manchmal auch alle gleichzeitig) zu Boden fielen. Termin durchgerutscht, Deadline gerissen, den ganzen Tag durchs Postfach gescrollt – und trotz Arbeit bis in die Nacht dem eigentlichen Ziel keinen Schritt näher gekommen.
In diesen Momenten ist der Gedanke, alles hinzuschmeißen, ein ständiger Begleiter. Dabei ist es selten so, dass tatsächlich „alles“ nicht funktioniert. Vielmehr sind es einige wenige, aber entscheidende Dinge, die das Erreichen der eigenen Ziele versperren. Im Folgenden vier Grundregeln der Selbstorganisation, mit denen man diese Hindernisse überwinden kann:
1. Krieg deine E-Mails in den Griff
Bis sich der Posteingang in ein chaotisches Dickicht verwandelt, das wertvolle Zeit frisst, braucht es oft nur wenige Tage. Die beste Versicherung dagegen: Ihn konsequent und täglich leeren. Jede E-Mail sollte auf eine der folgenden Arten behandelt werden:
- Löschen
- Archivieren
- Sofort erledigen (wenn innerhalb von drei Minuten machbar)
- Oder für spätere Erledigung in die Aufgabenliste verschieben
Jede Nachricht ist demnach auch eine Aufgabe – und wenn sie nur „Löschen“ heißt. Warum also nicht auch alle Aufgaben zu E-Mails machen? Sprich: Wenn sich eine neue Aufgabe ergibt, schreibe ich mir selbst eine E-Mail, statt sie irgendwo zu notieren. Das Ziel: ein einziger E-Mail-Ordner, der alle aktuellen Aufgaben enthält.
2. Plane den Tag realistisch
Eine dezidierte Tagesplanung mag sich für Gründer anfangs seltsam anfühlen, aber sie ist so etwas wie die Königsdisziplin der Selbstorganisation. Kein anderes Werkzeug sorgt in gleicher Weise für mehr Effizienz und weniger Stress. Der Tagesplan, vorzugsweise handschriftlich auf Papier, sollte folgendermaßen angelegt werden: Erst Termine eintragen, dann Mahlzeiten und Pausen, schließlich die heute anstehenden Aufgaben. Wichtig dabei ist, auch für Pausen sowie An- und Abfahrtszeiten genügend Zeit einzuplanen.
3. Setze konsequent Prioritäten
„First things first, second things never“ – ein guter Grundsatz, aber Hand aufs Herz: Bist du sicher, dass du gerade wirklich ein „first thing“ erledigst? Konsequent zu priorisieren ist das Geheimnis vieler erfolgreicher Gründer, kann aber durchaus zum Zeitfresser werden. Traditionelle Ansätze wie die Eisenhower-Matrix, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einstuft, und die 25.000-Dollar-Methode zur Erstellung von To-Do-Listen sind ein guter Einstieg.
Wer mit der täglichen Priorisierung ernst machen will, sollte sich außerdem das kostenlose Tool Choicing einmal ansehen: Aktuelle Aufgabenliste reinkopieren, die vom System vorgegebenen Auswahlentscheidungen treffen, fertig priorisierte Liste ausdrucken. Wie auch immer du priorisierst: Wichtig ist, dass du es tust!
4. Mache Ziele zu Aufgaben
Im Alltag sind die wichtigsten Dinge selten diejenigen, die am lautesten nach unserer Aufmerksamkeit schreien. Wenn du eine Deadline gerissen hast, merkst du das sofort. Wenn du hingegen gerade ein strategisches Ziel vernachlässigst, merkst du das oft erst, wenn es schon zu spät ist.
Deswegen müssen Ziele zu Aufgaben werden, die man täglich vor Augen hat. Dabei gilt es zu beachten, dass es oft einen ganze Fülle von Einzelaufgaben erfordert, ein Ziel zu erreichen. Welche davon kommt auf die To-Do-Liste für den Tag? Immer nur die jeweils nächste, die du erfüllen musst, um dem Ziel einen Schritt näher zu kommen. Denn es ist oft sinnvoller, anhand von Zwischenzielen zu planen, als schon anfangs jede Einzelaufgabe voraussehen zu wollen. Klarheit über das gewünschte Endergebnis ist wichtig, Beweglichkeit auf dem Weg dorthin aber ebenso.
Es gibt dutzende Ansätze und Werkzeuge, um die eigene Selbstorganisation zu verbessern. Deswegen gilt: Probiere aus, was zu dir passt – aber behalte dabei immer die vier Grundregeln der Selbstorganisation im Blick.