Überstunden sind Managerfehler. So vermeidest du sie in sechs Schritten.

Alexander Krapp ist Gründer und Geschäftsführer von SOULSURF. Die 2009 gegründete Digitalagentur mit Sitz in München entwickelt für Kunden digitale Lösungen und mobile Apps. Die vier Schwerpunkte sind Beratung im Bereich digitale Transformation, externes Projektmanagement, Business Intelligence-Lösungen sowie die Entwicklung von Portalen, Corporate Websites und E-Commerce-Angeboten.

Die Zahlen sind alarmierend: Ein Viertel der Vollzeitbeschäftigten in Deutschland glaubt, sein aktuelles Arbeitstempo langfristig nicht durchhalten zu können. 18 Prozent arbeiten an der Grenze ihrer Leistungsfähigkeit und 23 Prozent verzichten auf Pausen, heißt es in einer Studie der Bertelsmann Stiftung von 2015. Demnach geht sogar jeder Achte krank zu Arbeit. Der steigende Ziel- und Ergebnisdruck in Unternehmen zwingt Beschäftigte in Deutschland dazu, mehr zu arbeiten, als ihnen gut tut.

Der Grund für den Überstunden-Gau? Missmanagement in der Führungsebene.

Konkret hat dieses falsche Management zwei Hauptaspekte: Entweder regiert im Unternehmen das Chaos oder die Gier. Das bedeutet im ersten Fall, dass die internen Workflows nicht stimmen. Im zweiten Fall deckt sich die Personalplanung nicht mit der Kunden- oder Projektplanung – zu wenig Mitarbeiter, zu viele Projekte. Das Ergebnis ist in beiden Fällen eine Abwärtsspirale. Mitarbeiter kündigen, weil sie weniger verdienen als ihnen durch die Überstunden zusteht. Zudem sind es meist die Besten, die zuerst gehen.

Überlastete Mitarbeiter bringen mangelhafte Leistung

Danach springen Kunden ab: Häufiger Personalwechsel und der einhergehende Kompetenzverlust lässt das Vertrauen schwinden. Die verbliebenen Angestellten müssen die Kapazitäten durch Mehrarbeit kompensieren. Dies geht jedoch zu Lasten der Arbeitsqualität. Außerdem wird es nötig, noch mehr Zeit in Mitarbeiter-Recruiting und Kundenakquise zu investieren. So lässt nach und nach die Gesamtleistung nach.

Das ist aber noch nicht alles. Mit einem derartigen Arbeitsmodell wird es immer schwieriger junge, gut ausgebildete Fachkräfte zu rekrutieren und zu halten. Gerade diese suchen nämlich verstärkt nach Möglichkeiten, ihre individuelle Lebenssituation mit dem Beruf zu vereinen. Wer kann Anforderungen wie flexiblen Arbeitszeiten oder Homeoffice gerecht werden, wenn er noch nicht einmal sein Überstundenproblem im Griff hat?

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Mit diesen sechs Schritten kann das Management den Überstunden den Kampf ansagen:

Die eigenen Ressourcen richtig einschätzen
Grundsätzlich sollte man wenig erfahrenen Mitarbeitern keine Projektverantwortung übertragen. Das ist zwar, angesichts des niedrigeren Gehaltsniveaus sehr verlockend, ein Projekt-Gau ist aber vorprogrammiert. Schließlich muss der Anfänger seine fehlende Erfahrung durch Überstunden kompensieren. Hinzu kommt, dass er mehr Hilfe braucht und somit auch die Kollegen und Vorgesetzten zusätzlich belastet werden.

Unpassende Aufträge ablehnen
Nicht jedes Unternehmen ist für jeden Auftrag ausgelegt. Sei es weil die personellen Kapazitäten fehlen oder die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind. In einem solchen Fall sollte man den Mut aufbringen Nein zu sagen. Das hat nichts mit wirtschaftlichem Luxus zu tun, sondern zeugt von merkantilem Realismus. Neinsagen im richtigen Moment erspart den Mitarbeitern nervige Korrekturschleifen und unnötige Mehrarbeit. Die Kapazitäten werden nicht an falsche Projekte verschwendet und können sinnvoll – also fokussiert – eingesetzt werden.

Zauberwort Spezialisierung
Im Wettbewerb verschafft eine Spezialisierung einen großen Vorteil. Ein Unternehmen sollte sich lieber auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, als viele verschiedene Disziplinen nur halb zu beherrschen. Dieses „Spezialistsein“ erweckt nicht nur Vertrauen von außen, sondern entfaltet auch Wirkung nach innen. Ein spezialisierter Mitarbeiter schafft bessere Ergebnisse in kürzester Zeit und geht am Ende des Tages pünktlich und zufrieden nach Hause.

Mehr Outsourcing
Alles hausintern umzusetzen um Geld zu sparen, ist in Wahrheit eine Milchmädchenrechnung. Statt die eigenen Mitarbeiter mit Aufgaben außerhalb ihres Fachwissens zu belasten, sollte man lieber ein breites Netzwerk an Dienstleistern und Partnern aufbauen. Bei Bedarf sollten Projektleiter erfahrene Experten ins Boot holen. Erfahrungsgemäß steigert dies die Kundenzufriedenheit und schont die Nerven des Teams.

Prioritäten setzen
Wenn es doch mal brennt, liegt es allein in der Hand des Managements, wie viel Druck es an die Mitarbeiter weitergibt. Es ist nun einmal nicht möglich, alles gleichzeitig zu schaffen. Panikmache ist ebenso wenig zielführend. Wie sehr Überstunden in solchen Fällen ausufern, hängt dabei direkt von der Einschätzung des Chefs selbst ab. Gerade jüngeren Führungskräften fehlt häufig die Erfahrung, Dinge richtig priorisieren zu können. Eine Umstellung auf agile Projektmethoden hilft in solchen Phasen, schneller und flexibler auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können.

Zielgerichtete Kompetenzverteilung
Unter Personalengpässen leiden am meisten die eigenen Mitarbeiter. Diese müssen sie schließlich ausgleichen. Idealerweise gibt es für jeden Aufgabenschwerpunkt eines Mitarbeiters eine adäquate Vertretung in den eigenen Reihen. Kennt man die eigenen Mitarbeiterkompetenzen und setzt diese richtig ein, ist dies eine wesentliche Voraussetzung, um der Überstundenproblematik schon im Vorfeld entgegenzuwirken.

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