Ein Beitrag von Andrea Lackner, Buchhaltungsexpertin bei Debitoor.

Die Umsatzsteuer begegnet Gründern überall – sie fällt an, sobald ihr Startup Produkte und Dienstleistungen verkauft. Ist ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, muss regelmäßig eine Voranmeldung der Umsatzsteuer erfolgen. Klingt kompliziert – wie wird es also gemacht? Wir erklären es.

Die Umsatzsteuer in Deutschland

Für den deutschen Staat ist die Umsatzsteuer eine der wichtigsten Einnahmequellen: Sie macht aktuell ungefähr 30 Prozent des gesamten Steueraufkommens aus.

Eine Umsatzsteuer fällt bei jedem verkauften Produkt und jeder Dienstleistung an. Der Regelsatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte Steuersatz 7 Prozent. Letzterer wird nur auf bestimmte Produkte, beispielsweise Getränke, Bücher und Zeitschriften, gewährt.

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Ihrem Wesen nach ist die Umsatzsteuer eine Endverbrauchersteuer, auch Konsumentensteuer genannt. Das bedeutet, dass nur der Konsument letztlich Umsatzsteuer zahlt. Unternehmen hingegen können ihre gezahlte Umsatzsteuer aus Einkäufen (= Vorsteuer) mit der eingenommenen Umsatzsteuer aus Verkäufen gegenrechnen. Bei der Umsatzsteuer handelt es sich für Unternehmen also um einen „durchlaufenden Posten“.

Hat das Unternehmen mehr verkauft als eingenommen, ist die eingenommene Umsatzsteuer höher als die gezahlte Vorsteuer. In diesem Fall entsteht eine so genannte Umsatzsteuerzahllast – das Unternehmen muss den Differenzbetrag an das Finanzamt abführen. Dies ist der Normalfall, da Unternehmen gewöhnlich mehr einnehmen als ausgeben. In den ersten Jahren der Existenzgründung oder in Zeiten hoher Investitionen kann es jedoch auch sein, dass Unternehmen mehr einkaufen als verkaufen – dann erhalten sie den überzähligen Vorsteuerbetrag vom Finanzamt rückerstattet.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Umsatzsteuerpflichtig sind alle Startups ab dem ersten Tag – es sei denn, ihr Umsatz beträgt nicht mehr als 17.500 Euro jährlich und sie nehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch.

Damit aber nicht am Jahresende der komplette und unter Umständen recht große Umsatzsteuerbetrag auf einmal fällig wird, hat das Finanzamt regelmäßige Teilzahlungen festgelegt.

Diese Teilzahlungen werden in der monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldung festgelegt.

Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt nach unterschiedlichen Zahlungsintervallen. Welches Intervall für ein Unternehmen in Frage kommt, legt das Finanzamt auf Basis der Umsatzsteuerzahllast – also der Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer – des vorausgehenden Jahres fest. Je höher die Zahllast war, desto häufiger müssen Vorauszahlungen der Umsatzsteuer geleistet werden.

  • Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
    Beträgt die Steuerschuld eines Unternehmens mehr als 7.500 Euro jährlich, werden Umsatzsteuervorauszahlungen monatlich fällig.
    Eine Ausnahme gilt für Existenzgründer: Auch Startups müssen in den ersten zwei Jahren der Gründung ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich einreichen – unabhängig von der Höhe ihrer Steuerschuld. Dadurch schützt sich der Staat gegen Zahlungsausfälle – ein bei Gründern erhöhtes Risiko.
  • Quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung
    Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich abgeben müssen Unternehmer, deren Steuerschuld im vorherigen Jahr unter 7.500 Euro, aber über 1.001 Euro betragen hat.
    Bei weniger als 1.000 Euro Steuerschuld ist eine Umsatzsteuervoranmeldung nur in Ausnahmefällen nötig. Beispielsweise, wenn im aktuellen Jahr eine eklatant höhere Steuerbelastung zu erwarten ist. Im Normalfall genügt die Abgabe der Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
    Die Umsatzsteuervoranmeldung muss bis zum jeweils zehnten Tag des nächsten Monats erfolgen. Gleichzeitig ist auch die Umsatzsteuervorauszahlung fällig.
    Beispiel: Ein Unternehmer gründet sein Startup zum 1.6.2016. Er nimmt die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch. Aufgrund seines Status‘ als Existenzgründer ist er nun zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Seine Umsatzsteuervoranmeldung für Juni 2016 ist daher am 10. Juli 2016 fällig.

Vorbereitung auf die Umsatzsteuervoranmeldung

Egal ob monatlich oder quartalsweise – die Umsatzsteuervoranmeldung ist kein Hexenwerk. Startups sollten sich aber darauf vorbereiten:

  • Buchhaltung führen
    Gründer sollten genau Buch führen. Dann liegen alle Zahlen vor, wenn die Voranmeldung der Umsatzsteuer ansteht.
    Zur Erinnerung: Basis für die Voranmeldung ist die monatliche / quartalsweise Summe der eigenen Umsätze aus dem Verkauf sowie der Gesamtbetrag aus vorsteuerwirksamen Einkäufen.
  • Datum im Kalender notieren
    Zahlungsverzögerungen sieht das Finanzamt nicht gerne. Es kann dann Säumniszuschläge erheben. Diese machen im Regelfall ein Prozent des rückständigen Steuerbetrags aus. Um das zu vermeiden, kann dem Finanzamt auch eine Lastschrifteinzugsermächtigung eingeräumt werden.
  • Rechtzeitig Zugang zu ELSTER Online beantragen
    Die Umsatzsteuervoranmeldung muss seit 2006 elektronisch per ELSTER Online erfolgen.
    Startups, die ihre Umsatzsteuervoranmeldung das erste Mal einreichen, bemühen sich am besten frühzeitig um einen Zugang zu ELSTER Online. Da die Freischaltung bis zu 14 Tage dauern kann, kommt man bei verspäteter Anmeldung in die Gefahr von teuren Säumniszuschlägen.
Titelfoto: Gettyimages/Underwood Archives

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