Das Intranet galt lange als das klassische Networking-Tool für Unternehmen. Doch spätestens seit dem Aufkommen von Facebook, Twitter und Co. ist klar: Ohne Social-Collaboration-Funktionen und entsprechende Tools wird das Intranet zur Sackgasse. Mögliche Auswege gibt es viele: Out-of-the-Box-Lösungen als SaaS tummeln sich – dem NSA-Skandal zum Trotz – dabei ebenso auf dem Markt, wie vollständig individualisierbare Cloud- oder OnPremise-basierte Systeme. Über 250 Anbieter von Social Software und Social Services sind alleine auf dem deutschen Markt aktiv. Die große Mehrheit agiert im Bereich der „Social Enterprise Networking Suites“ (SENS), also um soziale Funktionen erweiterte Intra- oder Extranets.

Der „Social Business Vendor Benchmark 2014“ – eine unabhängige, nicht gesponsorte Studie des renommierten IT-Marktforschungsunternehmens Experton Group – hat dazu gut 100 der 250 Anbieter genauer unter die Lupe genommen. Generell, so stellt die Studie fest, wird der Markt für Social Collaboration und Social Business bis 2016 sogar den IT- und Wirtschaftstreiber Cloud Computing in den Schatten stellen. Die Analysten von Gartner nehmen an, dass zu diesem Zeitpunkt jedes zweite größere Unternehmen Social-Collaboration-Lösungen einsetzen wird. Eigentlich eine logische Entwicklung, da bereits heute klassische IT-Anwendungen aus den Bereichen ERP, BI oder CRM um soziale Funktionen erweitert werden. Analog zu Facebook, Twitter und Co. verbessert Social Business die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch mit modernen Kommunikationsmitteln. Die Industrie 4.0 – das Topthema der diesjährigen Hannover Messe – wird die Bedeutung von SENS noch weiter steigern. Vernetzte Maschinen können beispielsweise Produktionsdaten automatisiert über Activity Streams im Intranet „posten“ statt umständlich über klassische Systeme abgefragt zu werden.

Social Collaboration lohnt sich.

Laut einer Bitkom-Studie haben Social-Collaboration-Tools das interne E-Mail-Aufkommen im Schnitt um 37 Prozent reduziert, jedes zweite Unternehmen konnte sein Projektmanagement verbessern und 72 Prozent der Befragten stellen einen positiven Effekt in der internen Kommunikation fest. Das McKinsey Global Institute bescheinigt Social Business-Tools zudem das Potential, richtig eingesetzt, das Firmenwachstum um bis zu 11 Prozent steigern zu können.

Im Privatleben sind Facebook, Twitter, Skype und Co für viele Anwender inzwischen kaum noch wegzudenken. Zu praktisch ist die vernetzte Kommunikation. Insbesondere über mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones. Daran ändern auch die Debatten um NSA-Spionage oder die Heartbleed-Sicherheitslücke kaum etwas. Wer einmal vernetztes „Arbeiten“ im Privaten gewohnt ist, für den sind statische HTML-Intranets alles andere als attraktiv. Firmen – und insbesondere Start-Ups – sind also gut beraten, vergleichbare Social-Collaboration-Funktionalitäten auch im klassischen Business-Umfeld anzubieten. Etwas salopp formuliert: Das Intranet ist tot. Es lebe das soziale Intranet!

Social Business ist mehr als Social Media.

Bei der Einführung von SENS, so die Experton-Studie, habe sich gezeigt, dass sehr oft das ganzheitliche Verständnis fehlt. Entweder wird hauptsächlich auf das Einsparpotential geachtet, oder das Thema wird auf Social Media reduziert. Doch weder mit Microblogs oder reinen Kostensenkungsabsichten steigert man den Firmenerfolg. Experton definiert Social Business als Kombination aus Zusammenarbeit & Collaboration, also dem klassischen Informations-, Identitäts- und Beziehungsmanagement sowie dem Aufgreifen von Social-Media-Funktionalitäten: File Sharing, Blogging, Acitivity Streams, Wikis, Mikroblogs und andere.

Eine nicht oder nur wenig genutzte Social Enterprise Networking Suites ist dem Tode geweiht. Denn Social-Business-Funktion leben von der Beteiligung. Werden sie angenommen, dann setzen sie bisher verborgendes Wissen frei, beschleunigen Prozesse, reduzieren Meetings und E-Mail-Verkehr in erheblichem Umfang und sorgen so für mehr Spaß und Motivation bei der täglichen Arbeit. Dazu muss es allerdings möglich sein, auf Wünsche der Nutzer eingehen zu können. Haben die Nutzer das Gefühl, dass ihre Anforderungen und Wünsche nicht umgesetzt werden, verlieren sie die Lust damit zu arbeiten.

Fatale Fehlentscheidungen.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Wege zu Social Enterprise Networking Suites (SENS). Es gibt fertige Lösungen „von der Stange“, die dann oft nicht die Funktionen haben, die man sich wünscht. Solche Lösungen werden dann oft ohne vernünftiges Change-Management von heute auf morgen eingeführt. Nutzer sind frustriert ob fehlender oder unpassender Funktionen und geben das SENS auf. Die Alternative: Eine eigene Lösung programmieren lassen. Das ist aufwändig und teuer. Projektzeiten von bis zu 2 Jahren sind keine Seltenheit.

Ein Fehler, der bei der Einführung von Social-Collaboration-Lösungen oft gemacht wird, ist das Setzen auf vermeintliche „Standard-Lösungen“. Werden neue Funktionen oder Anwendungen benötigt, sind diese entweder nicht umsetzbar, oder nur unter hohem Personal- und Kostenaufwand. Soll beispielsweise eine App entwickelt werden, die den Status einer Produktionsmaschine automatisch in den Activity Feed des Intranets aufnimmt und anschließend je nach Status eine Aktion beim entsprechenden Anwender ausgelöst werden soll, dann wird kaum ein Anbieter in der Lage sein, das umzusetzen.

Es geht auch anders.

Die Social-Business-Software Intrexx Share des Freiburger Anbieters United Planet geht hier einen anderen Weg. Statt als Stand-Alone-Software bereits vorhanden Software-Systeme zu ergänzen basiert Intrexx Share auf der Portal- und Integrationssoftware Intrexx. Das klingt zunächst einmal unspektakulär. Vergegenwärtigt man sich jedoch, dass das Intrexx-Framework durch die Verwendung von so genannten Adaptern in der Lage ist, quasi aus jeder beliebigen Quelle Daten zu im- und exportieren, dann wird klar, warum die unabhängigen Experten von Experton United Planet als „Social Business Leader 2014“ ausgezeichnet haben: „Intrexx Share gehört zu den solidesten Weiterentwicklungen des klassischen Intranets als SENS für Mittelständler in Deutschland. Die Firmen-Historie attestiert zudem die Investitionssicherheit“.

Mit Intrexx können beispielsweise nahezu sämtliche Daten aus ERP-, CRM- oder BI-Anwendungen als Activity Stream in das Social-Business-Tool Intrexx Share integriert werden. Dadurch erhält die Software eine fast unbegrenzte Funktionalität. Neben Exchange, Office, JDBC, IBM Websphere ist vor allem die Untersetzung der OData-Schnittstelle von Bedeutung. Über sie können zum Beispiel SharePoint- oder SAP-Daten angebunden werden.

 

Individuell und mobil.

Intrexx Share ist ebenso wie die zugrundeliegende Portalsoftware Intrexx browserbasiert. Somit stehen sämtliche Funktionalitäten auch als mobile Anwendung für Tablets und Smartphones zur Verfügung. Spezielle mobile Apps sind nicht notwendig. Über den firmeneigenen AppStore kann man, analog zum AppStore von Apple, das Business-Network um zusätzliche Funktionalitäten erweitern. Fehlt eine benötigte Lösung, so kann diese ohne großen Programmieraufwand in Eigenregie erstellt werden. Das flexible Baukastenprinzip macht es möglich. Das Wissen dazu vermittelt die ebenfalls firmeneigene Intrexx-Academy.

Ein 3minütiges Video zeigt Intrexx Share in Aktion: http://youtu.be/kzOFJkzCaP0

Wer möchte, kann Share auch direkt ausprobieren. http://portalserver.intrexx.com/share

Die Intrexx-Academy bietet nicht nur Schulungen für Intrexx-Anwender – vom Einstiegsseminar bis zur Zertifizierung als Intrexx-Entwickler – sondern auch so genannte „Entscheider-Seminare“ an. Darin erfahren Interessierte, was sie bei der Einführung von Social-Business-Tools beachten müssen, wie sie ein Qualitätsmanagement auf- und ausbauen oder auch wie man ein CRM erfolgreich einführt.