Ein Beitrag von Uwe Bottermann und Dr. Philipp Schön, Rechtsanwälte in der Kanzlei Bottermann::Khorrami LLP in Berlin mit den Beratungsschwerpunkten Gesellschafts- und Wirtschaftsrecht.
Ladung zur Gesellschafterversammlung per E-Mail?
Das GmbH-Recht steckt voller Formalien – gewisse Form- und Fristvorschriften sind einzuhalten. Dies empfinden viele Unternehmer als unbequem und stellen die Frage, ob und wie weit man sich vermeintlich lästiger Formalitäten entledigen kann – am besten gleich bei der Abfassung des Gesellschaftsvertrags.
Beispielsweise klingt es verlockend, Gesellschafterversammlungen nur noch per E-Mail einzuberufen beziehungsweise im Wege einer Videokonferenz abzuhalten – also eine „virtuelle Gesellschafterversammlung“ einzuführen. Im Folgenden stellen wir Möglichkeiten und Grenzen eines solchen Prozedere dar.
§ 51 Abs. 1 GmbH-Gesetz verlangt die Einberufung einer Gesellschafterversammlung mit eingeschriebenem Brief. In der Praxis hat sich das Übergabeeinschreiben durchgesetzt. Die gesetzliche Regelung ist aber nicht zwingend. Daher können die Gesellschafter von der Regelung abweichen. Sie können zum Beispiel vereinbaren, dass ein einfacher Brief ausreicht.
Die Frage ist, ob die Ladung nur per E-Mail ausreichend ist. Die rechtswissenschaftliche Literatur bejaht diese Möglichkeit mehrheitlich. In den einschlägigen Formularsammlungen und Musterverträgen finden sich zuweilen Klauseln, die eine Ladung per E-Mail ohne größeren Begründungsaufwand empfehlen. Das ist bemerkenswert. Schließlich gibt es auch Gegenstimmen in Literatur und Rechtsprechung. Aus unserer Sicht ist entscheidend, dass der Bundesgerichtshof bis heute nicht ausdrücklich bejaht hat, dass die gesellschaftsvertraglich vereinbarte Ladung per E-Mail wirksam ist. Die Rechtslage ist daher jedenfalls noch nicht höchstrichterlich geklärt.
Zudem ist in der rechtlichen Literatur noch nicht geklärt, wie im Rechtsverkehr mit einfachen, nicht zertifizierten E-Mails der Nachweis geführt werden kann, eine E-Mail sei zugegangen und der Empfänger habe sie tatsächlich zur Kenntnis nehmen können. Damit ist bei einer Ladung nur per E-Mail nicht klar, ob die oben beschriebenen Anforderungen an eine Ladung erfüllt sind.
In der Praxis bedeutet das für die Gesellschaft ein nicht absehbares Risiko. Ein in der Gesellschafterversammlung nicht anwesender Gesellschafter könnte einen Gesellschafterbeschluss möglicherweise allein deshalb anfechten, weil die Ladung nicht ordnungsgemäß mit eingeschriebenem Brief versandt worden war. Möglicherweise wäre ein Gesellschafterbeschluss dann sogar nichtig. Die Anfechtbarkeit (oder Nichtigkeit) von Gesellschafterbeschlüssen ist aber für alle Gesellschafter mit erheblicher Unsicherheit verbunden.
Umgekehrt ergibt die unsichere Rechtslage für jeden nicht auf der Gesellschafterversammlung vertretenen Gesellschafter eine einfache Möglichkeit, unliebsame Gesellschafterbeschlüsse mit rein formalen Argumenten aus dem Weg zu räumen.
Im Sinne der Rechtssicherheit und Streitvermeidung ist es daher richtig und wichtig, eine formal wirksame Ladung zur Gesellschafterversammlung zu bewirken. Daher ist aus unserer Sicht der „Königsweg“ die kombinierte Ladung zur Gesellschafterversammlung sowohl per Übergabeeinschreiben als auch per E-Mail vorab. Damit sind die Anforderungen der derzeit geltenden Rechtsprechung jedenfalls erfüllt. Zusätzlich sorgt die Vorabladung per E-Mail für die gewünschte Schnelligkeit und eine längere Vorbereitungszeit für alle Beteiligten.
Einsatz von Videotelefonie in Gesellschafterversammlungen
Anders als für die Ladung zur Gesellschafterversammlung enthält das GmbH-Gesetz keine Regelung darüber, in welcher Form die Gesellschafterversammlungen abzuhalten sind. Das heißt, Form und Ablauf der Gesellschafterversammlung sind weitgehend den Regelungen des Gesellschaftsvertrages vorbehalten. Der Gesellschaftsvertrag kann also auch Regelungen enthalten, wonach Gesellschafterversammlungen etwa im Wege der Videotelefonie abgehalten werden. Eine virtuelle Gesellschafterversammlung ist also durchaus möglich.
Allerdings stellt sich in solchen Fällen die Frage, wie die Teilnehmer der Gesellschafterversammlung, aber auch nicht teilnehmende Gesellschafter, vom Inhalt der Gesellschafterversammlung und der gefassten Beschlüsse erfahren. Im klassischen Fall einer Gesellschafterversammlung erstellt ein zuvor bestimmter Versammlungsleiter (zum Beispiel in abwechselndem Turnus jeder Gesellschafter) ein schriftliches Versammlungsprotokoll und leitet es unverzüglich nach der Gesellschafterversammlung per Post an die Gesellschafter weiter.
Ein Protokoll ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es ist jedoch jedenfalls ratsam, um Klarheit über die Ergebnisse einer Gesellschafterversammlung zu schaffen und Missverständnisse und Streitigkeiten in der Zukunft zu vermeiden.
Bei der virtuellen Gesellschafterversammlung ist deshalb fraglich, ob es zulässig sein kann, eine im Rahmen der Videotelefonie aufgezeichnete Gesellschafterversammlung aufzuzeichnen, die Datei abzuspeichern und den Teilnehmern als „virtuelles Versammlungsprotokoll“ zur Verfügung zu stellen. Die Gesellschafter könnten dann den Inhalt der Gesellschafterversammlung jederzeit abrufen. Technisch möglich ist das jedenfalls.
Eine solche Aufnahme ist auch rechtlich dann zulässig, wenn die Teilnehmer dem Verfahren jedes Mal im Einzelfall vorab zustimmen. Ohne eine konkrete und individuelle Einverständniserklärung sollte es bei der klassischen Protokollierung in Textform bleiben.
Doch selbst wenn alle Gesellschafter mit einer Aufzeichnung einverstanden sind, stellt sich die Frage, ob damit wirklich die erforderliche Ordnung und Klarheit erreicht wird. Gesellschafterversammlungen können durchaus chaotisch und emotional verlaufen. Ob ein Videomitschnitt einer solchen Versammlung allen Teilnehmern ausreichende Klarheit über Verlauf und Inhalt der Versammlung schafft, ist fraglich.
Wir halten ein nach Tagesordnungspunkten strukturiertes schriftliches Versammlungsprotokoll weiterhin für das Optimum. Unsere Empfehlung lautet daher: Der sicherste Weg ist die Erstellung eines schriftlichen Versammlungsprotokolls und dessen Versand per Einschreiben an alle Gesellschafter. Zusätzlich können die Gesellschafter selbstverständlich auch Videoaufzeichnungen anfertigen und allen Gesellschaftern zur Verfügung stellen.
Fazit
Das deutsche Gesellschaftsrecht hat nicht mit den technischen Entwicklungen Schritt gehalten. Auch wenn es technisch möglich ist, die virtuelle Gesellschafterversammlung durchzuführen und eine solche Möglichkeit insbesondere mit Blick auf Gesellschafter, die im In- und Ausland leben, erstrebenswert ist, sind diese technischen Möglichkeiten rechtlich risikobehaftet.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass man auf die technischen Hilfsmittel insgesamt verzichten muss. Wir raten dazu, dass technisch Mögliche und das rechtlich Erforderliche parallel zu betreiben.