Effizientes Zeitmanagement

Jeder kennt es: Das ewige Aufschieben, die vielen kleinen Ablenkungen, die Zeitnot, Hetze. Den Stress vorm Kundentermin, vor der Abgabe. Kein Wunder, dass der Arbeitsalltag, der Schritt in die Selbstständigkeit oder das Studium tagtäglich zu einem frustrierenden Erlebnis mutiert.

Organisation ist alles

Zunächst gilt es, sich eine Frage ehrlich zu beantworten: “Ist man wirklich produktiv oder nur beschäftigt?” Wie oft gibt es Zeit, die täglichen Abläufe zu hinterfragen und Prozesse sowie Routinen zu optimieren? Meistens gibt es keine Zeit dazu, mehr Zeit zu schaffen. Dabei würden 30 bis 60 Minuten Reflektion und Planung in der Woche genügen, um mehrere Stunden Zeit zu sparen.

Wie ist es möglich, klarer und strukturierter zu denken, schneller und effizienter zu handeln? Zeitmanagement allein hilft nicht weiter: Gutes Zeitmanagement ist wichtig, doch längst nicht alles. Sicher hat jeder schon einmal einen Tag vertrödelt und sich am Ende gewundert, warum wieder nichts geschafft wurde, obwohl eigentlich viel Zeit vorhanden war.

Und so ist es kein Wunder, dass Motivations- und Zeitprobleme zu einer immer größeren Herausforderung werden. Aber auch eine clevere Organisation ist nicht zu verachten: Wenn das Arbeitsumfeld gut strukturiert ist, fällt die Kontrolle über die Aufgaben viel leichter. Die  jeweils zehn wichtigsten Regeln für die fünf Bereiche: Selbstcoaching, Motivation, Konzentration, Zeitmanagement und Organisation wurden in dem Zeitmanagement-Ratgeber „Die Golden Rules“ zusammengetragen.

Die goldenen Regeln der Produktivität

Wie hängen diese fünf Erfolgszutaten zusammen? Das Selbstcoaching hilft Selbstvertrauen zu stärken, innere Blockaden zu lösen und aktiv den Entwicklungsprozess voranzutreiben. Motivation ist der Schlüssel, um etwas zu verändern und voranzubringen. Es geht hier um Zielfindung und die Grundenergie zum Handeln. Zeitmanagement soll helfen, bewusster mit der Zeit umzugehen und Denkkategorien vermitteln, mit denen es leichter fällt, die richtigen Prioritäten zu setzen.

Konzentration wird benötigt, um die Klarheit und Tiefe der Gedanken zu steigern und auf das Ziel zu richten. Durch Ordnung und Organisation werden die genannten Ideen und Konzepte fest im Alltag verankert, indem die Umgebung  produktivitätsfördernd gestaltet wird.

Prioritäten setzen verhilft zum Erfolg

Es gibt viele Methoden, wie der Tag effizienter gestaltet und die Produktivität erhöht werden kann. Dabei ist “mehr” nicht “besser”. Es geht darum, dass Energie auf die wirklich bedeutungsvollen Dinge der Arbeit und des Lebens konzentriert wird. Es kann nicht immer mehr getan werden, als Zeit zur Verfügung steht.

Deswegen ist es nötig, Prioritäten und Effizienz immer wieder mal auf den Prüfstand stellen. Es gilt Dinge zu finden, die Spaß machen, oder zumindest reizvolle Aspekte zu identifizieren – und sei es nur für die Herausforderung. Wer vorankommen möchte, der muss lernen sich zu organisieren und Prioritäten zu setzen. Das hilft letztendlich nicht nur im Beruf, sondern auch im Privatleben.

Drei Tipps für besseres Zeitmanagement

1. Die Energie bündeln

Wird ohne einen konkreten Plan gestartet, dann ist Ablenkung vorprogrammiert: Hier ein interessantes Angebot, da eine spannende Nachrichtensendung. Der Magazinartikel „muss“ auch noch gelesen werden… und Stunden später ist die nötige Energie verschwunden, um die wichtigen Aufgaben anzupacken und zu durchdringen.

Deswegen gilt: Die Arbeit nie ohne ein konkretes Ziel beginnen. Ziele haben eine große Kraft, denn sie lenken die Energie. Der größte Zeitmanagementfehler ist es Dinge zu tun, die gar nicht getan werden müssten. Es gilt das Gesetz der Klarheit: Je konkreter und detaillierter die Ziele sind, desto besser! Je öfter Ziele aufgeschrieben und umgeschrieben werden, desto deutlicher treten sie vor die Augen.

2. Den inneren Schweinehund überwinden

Wer kennt das nicht? Plötzlich wird mit Begeisterung die WG-Telefonrechnung ausgerechnet, die schon Wochen unbeachtet herumlag, statt den Bericht zu schreiben. Und das E-Mail-Postfach wird von A bis Z sortiert, wenn ein wichtiges Projekt ansteht. Wie ist es möglich, sich schnell und zuverlässig zu motivieren? Vielleicht ein Trick für alle Tracking-Fans: Nicht nur den Erfolg der Online-Kampagnen messen, sondern auch die eingebrachte Arbeitszeit.

3. Deadlines sind gut

Dem Chef ankündigen, den Report bis 11:00 Uhr zu schicken, den Kundentermin bereits auf Mittag legen, mit der Freundin schon um 18:00 Uhr verabreden. Ist der Erledigungstermin derart angekündigt oder sind wichtige Verabredungen bereits getroffen, wird die Aufgabe plötzlich dringlich. Auch wenn der “Tag der Abrechnung” dafür umso härter wird, die Aufgabe wird mit Sicherheit schneller erledigt sein und die Zeit kann für neue Projekte verwendet werden – oder noch wichtiger: endlich einmal pünktlich zum Anpfiff zu Hause sein.

Verlosung des Buches „Golden Rules“ für effektives Zeitmangement

Um noch mehr Tipps für effektives Zeitmanagement zu bekommen, verlost Gründerszene zwei Exemplare des neuesten Buches von Martin Krengel, die „Golden Rules für effektives Zeitmanagement“. Um an dem Gewinnspiel teilzunehmen, genügt ein Kommentar unter diesem Artikel mit der Antwort auf die Frage: „Was sind die größten Zeitfresser bei der täglichen Büroarbeit?“ Jeder Kommentar nimmt automatisch an dem Gewinnspiel teil. Die allgemeinen Teilnahmebedingungen sind hier zu finden.

Produktivitäts-Seminare bei Gründerszene

Der Autor Martin Krengel bietet im Rahmen der Gründerszene-Seminarreihe auch ein Seminar an jeweils zwei Terminen an:

Produktivitäts-Traning – Verbessere deine Motivation, Konzentration und Effizienz
8. Oktober 2012, 9 bis 13 Uhr

Produktivitäts-Traning – Verbessere deine Motivation, Konzentration und Effizienz
13. Dezember 2012, 9 bis 13 Uhr

Zeitmanagement Video-Seminar

Wer gerne komprimiert in circa einer Stunde die Basics für effektives Zeitmanagement mitnehmen möchte, um im täglichen Berufsleben produktiver zu werden, für den gibt es auch ein Video-Seminar zu diesem Thema mit dem Autor Martin Krengel.

Zeitmanagement für Gründer – Die 5 golden Rules mit Martin Krengel
(Dauer 73 Minuten, Preis: 19 Euro)