Der falsche Drucker kommt das Unternehmen teuer zu stehen
Hier eine Präsentationsmappe, da ein Flyer, dort ein Vertrag: In jedem Unternehmen werden tagtäglich Hunderte von Seiten gedruckt – auch in digitalen Zeiten. Was viele jedoch beim Büroklassiker Drucker unterschätzen, sind die Kosten. Denn neben Papier und Tintenpatronen verbrauchen viele Modelle auch ordentlich Strom. Noch dazu: Drucker kosten häufig nicht nur Geld, sondern auch Zeit – was für das Unternehmen weitere Ausgaben bedeutet. Doch dieser Teufelskreis lässt sich mit einigen einfachen Tipps durchbrechen.
Zeit und Geld sparen geht auch beim Drucken. Wie genau das funktioniert, erfahrt ihr hier!
7 praktische Tipps, um beim Drucken nachhaltig Kosten zu sparen
#1: Der beste Drucker muss nicht der teuerste sein
Macht der Drucker im Büro schlapp, ist das Leid bei Mitarbeitern und Geschäftsführern groß. Die einen können wichtige Dokumente nicht mehr schwarz auf weiß in den Händen halten, die anderen müssen sich mit der Beschaffung einer Alternative herumplagen. Eine schnelle Lösung muss also her! Doch besonders in einem solchen Drucker-Ausnahmefall lohnt sich die Recherche – immerhin kann eine falsche Investition für gestresste Kollegen und hohe Kosten sorgen.
Unternehmen sollten keinesfalls das erstbeste und womöglich teuerste Gerät kaufen. Auch der Hightech-Überflieger, der zwar sogar Kaffee kocht, dafür aber nur noch von ausgebildeten NASA-Spezialisten bedient werden kann, ist häufig überflüssig. Vielmehr sollten sich Unternehmen mit ihren eigenen Anforderungen auseinandersetzen: Wie oft wird gedruckt? Werden eher interne oder externe Drucke benötigt? Wie viele Mitarbeiter haben Zugriff auf den Drucker? Und wie erhalte ich all das und kann nebenbei noch Druck- und Stromkosten sparen? Im besten Falle finden sie dann einen Drucker, der schnell und sparsam druckt – und auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
#2: Beim Kauf auf den Energieverbrauch achten
Drucken ist so normal geworden wie Kaffeekochen. Und genau deshalb vergessen wir schnell, dass jede gedruckte, kopierte oder gescannte Seite Geld kostet. An erster Stelle stehen die Stromkosten, die bei jeder Aktion anfallen. Deshalb ist es umso wichtiger, einen Drucker zu kaufen, der sich bei Nichtgebrauch ausschaltet und erst bei einem neuen Auftrag wieder einschaltet. Im Stromsparmodus zieht er dann in der Regel keine zusätzliche Energie.
Neben den Stromkosten sollten sich Unternehmen auch immer über die Verbrauchskosten informieren. Sie werden von den Herstellern meist in Preis pro Seite angegeben und schaffen eine gute Vergleichsbasis. Einige Drucker sparen bereits bis zu 50 Prozent der Verbrauchskosten pro Blatt und bepreisen Schwarz-Weiß-Drucke und Farbdrucke gleich – das minimiert die Druckkosten auf lange Sicht immens.
#3: Tinte so effizient wie möglich nutzen
Ein Graustufendruck ist günstiger als ein Farbdruck? Keinesfalls! Denn bei Graustufen werden einfach alle Farben übereinander gemischt. Farbdrucke in Graustufen umzuwandeln ist also wesentlich teurer, als viele denken. Aber auch durch andere Hacks lässt sich unkompliziert Tinte sparen: Bei internen Drucken kann schon eine andere Schriftart viel bewirken. In den meisten Programmen ist Arial bereits als Standardschrift vordefiniert. Die dicke und gleichmäßige Schriftart verbraucht jedoch sehr viel Farbe. Dünnere Typos mit Serifen, wie die klassische Times-Schriftfamilie verbrauchen hingegen bis zu 30 Prozent weniger Farbe. Wird dann die Schriftgröße noch etwas verringert, spart das zusätzlich Tinte und Papier.
Notizen können zudem im sogenannten Spar- oder Entwurfsmodus gedruckt werden. Hier wird weniger Farbe verwendet und trotzdem ist die Schrift noch gut lesbar. Wer das nicht möchte, kann beispielsweise auf den Instant Ink Tinten-LIeferservice von HP zurückgreifen. Hier erhalten Selten-, Bedarfs- oder Vieldruckende in einem Lieferservice-Format neue Toner, noch bevor die alten Kartuschen leer sind. Die Tarife können jederzeit geändert werden und die Patronen sind im Farb- und Schwarz-Weiß-Druck gleich günstig.
#4: Papier sparen – mit beidseitigem Druck
Beidseitiger Druck sagt sicher jedem etwas und ist noch immer eine der effizientesten Möglichkeiten, um Papierkosten zu minimieren. Einfach das betreffende Häkchen in den Einstellungen setzen und entspannt die Hälfte des Papiers einsparen. Ein weiterer wirksamer wie einfacher Trick ist das Definieren des Druckbereiches. Auch das kann von Druck zu Druck in den Einstellungen vorgenommen werden. Meist reicht schon die Umstellung ins Querformat – besonders bei Excel-Tabellen – um mehr Inhalt auf einer Seite darzustellen. Aber auch bei Textdateien lässt sich der Druckbereich schnell vergrößern oder verkleinern und schafft so ein optimales Druckergebnis.
#5: Auf Funktionsvielfalt setzen
Klar, ein Drucker muss nicht alles können. Aber er sollte den Arbeitsalltag erleichtern statt verkomplizieren. Eine Datei scannen und anschließend auf dem Rechner suchen, um sie dann in Drive oder einen anderen Cloud Service hochzuladen – so sieht leider der Alltag vieler Mitarbeiter aus. Smarte Drucker, beispielsweise aus der HP OfficeJet Pro-Serie, drucken nicht nur 50 Prozent schneller als vergleichbare Konkurrenzgeräte. Per App steuern sie auch einfach und unkompliziert, ob der Scan an einen Cloud Service, den PC oder lieber direkt per Mail gesendet wird. In einer Business-Software lassen sich alle Dokumente zusätzlich organisieren.
#6: Nicht wahllos alles drucken
Vom Eventticket über den Küchenplan bis zur Kundenpräsentation – in vielen Unternehmen wird einfach alles gedruckt. Das ist nicht nur in Zeiten der Nachhaltigkeit und des Umweltschutzes fragwürdig. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter von Beginn an schulen, was und vor allem wie sie drucken sollten. Dürfen nur Dokumente für externe Termine ausgedruckt werden oder auch Notizen für interne Zwecke? Wissen die Mitarbeiter zudem, wie sie kostensparend drucken, minimiert das langfristig die Kosten und schont den Drucker.
Um auf unnötige Drucke zu verzichten, sollten die Mitarbeiter zudem immer nur einzelne Seiten auswählen. In der Präsentation sind nur wenige Slides interessant? Auch das kann in den Einstellungen individuell definiert werden. Zwischen- und Abschlussfolien können so beispielsweise ganz einfach außen vor gelassen werden.
#7: Auf die Garantie achten
Auch ein Drucker, der von allen Mitarbeitern vorbildlich behandelt wird, kann einmal kaputtgehen. Umso wichtiger ist es, sich schon vor dem Kauf über die Dauer und den Umfang der Garantie zu informieren. Einige Anbieter bieten nur die gesetzliche einjährige Garantie an, andere gewährleisten wiederum drei Jahre Schutz.
Damit im Schadensfall schnell gehandelt werden kann, muss auch der dafür nötige Kundenservice vorhanden sein. Unbekannte und kleine Anbieter sind zwar meist günstiger, haben aber häufig nur einen eingeschränkten Kundendienst. Unternehmen sollten daher immer checken, in welchem Umfang sie einen Ansprechpartner erreichen, wenn sie Fragen oder Anliegen haben.
Artikelbild: HP
