SAP – viel zu kompliziert?
Mit der SAP-Software lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens abbilden. Unternehmen, die mit SAP arbeiten wollen, um ihrem Debitorenmanagement einen frischen Anstrich zu verpassen, stehen vor einem komplexen Prozess. Ehe das Programm seine Arbeit tun kann, müssen Unternehmen ihren individuellen Bedarf ermitteln und die eigentliche Softwareeinführung meistern. Dazu müssen alle Geschäftsprozesse nicht nur analysiert werden – möglicherweise steht auch ihre Veränderung an, wenn sich herausstellt, dass sie nicht optimal aufgebaut sind.
Ein solch komplexer Umstellungsprozess ist fehleranfällig und viele Unternehmen haben gar nicht die Expertise, die Einführung zu bewältigen. Das schmälert jedoch nicht den Nutzen, den sie aus der Arbeit mit SAP-Software ziehen können. Die Lösung: Die Implementierung und IT-Infrastruktur sollte im Rahmen eines Business Process Outsourcing (BPO) an Experten übergeben werden. Nexnet bietet solche Allround-Lösungen rund um Subscription Management, Debitorenmanagement sowie Rating & Billing an. Lars Heucke, Geschäftsführer der nexnet, über die Gründe, die für erfolgreiches Debitorenmanagement mit SAP sprechen.
Herr Heucke, was verändert sich für Unternehmen konkret, wenn sie mit SAP arbeiten? Was kann die Software?
„Es sind nicht nur die reinen debitorischen Prozesse im Finanzbereich abbildbar, auch das Partner-Handling kann zu jeder einzelnen Transaktion sichtbar gemacht werden. Generell lässt sich mit SAP die gesamte Prozesslogik im Finanzprozess abbilden, sei es B2C, B2B oder für das Payment Service Provider Controlling. Das bringt Sicherheit. Vor der Arbeit mit entsprechender Software konnten Auszahlungen des PSP nicht exakt einer einzelnen Transaktion zugeordnet werden, nach der SAP-Einführung sind zu jeder einzelnen Transaktion der Kauf und die Bezahlung, aber auch die Steuer und die Buchung auf das Konto sichtbar.
Damit einher geht eine höhere Prozessqualität bei Abrechnungen, die schneller und fehlerfreier über die Bühne gehen. Der Kunde muss sich keinen Kopf mehr um die Finanzprozesse machen, stattdessen kann er seinen Fokus wieder auf den Vertrieb und sein Produkt legen. Denn SAP ist das einzige System, das hoch performt, stabil läuft und zugleich massentauglich ist. Außerdem erfüllt es alle Anforderungen einer Wirtschaftsprüfung und ist daher prüfungssicher. Gerade für Startups ist es aber wichtig, dass die Software skalier- und individualisierbar ist. Auch diese Ansprüche kann SAP bedienen. Viele Unternehmen haben aber Befürchtungen: extrem hohe Kosten bei der Einführung, lange Verzögerungen, starke Beanspruchung interner Ressourcen oder hohe Lizenzkosten.“
Sind diese Befürchtungen Ihrer Einschätzung nach gerechtfertigt?
„Diese Bedenken können zum Großteil umgangen werden. Durch den Einsatz eines BPO-Dienstleisters nutzen Unternehmen nur die Vorteile von SAP, da der extrem schwierige, aufwendige und kostenintensive Implementierungsprozess wegfällt. Bei nexnet haben wir knapp 20 Jahre Erfahrung im Debitorenmanagement mit SAP, ohne die Software direkt zu verkaufen, wie das viele andere Unternehmensberater oder Consultants tun. Stattdessen können Kunden unsere SAP-Landschaft nutzen, ohne eine eigene Software-Installation vornehmen zu müssen.“
Trotzdem liest man ja oft, dass es bei der Einführung zu großen Komplikationen kommen kann. Welche sind das und woran liegt das?
„Das kann verschiedene Gründe haben, zum Beispiel fehlendes SAP-Knowhow gepaart mit mangelndem Branchenwissen und keinen Erfahrungen bei der Implementierung von SAP-Projekten. Es kann sich aber auch schlicht um falsche Beratung oder eine Fehleinschätzung der eigenen Expertise und Ressourcen handeln. Eine SAP-Implementierung ist extrem komplex und sollte nicht unterschätzt werden. Es gibt zahlreiche Schritte bei der Einführung, die Fehlerpotential bieten: die Installation und Einrichtung, das Nutzermanagement, die Prozessimplementierung und so weiter.
Abgesehen von solchen technischen Fehlerquellen können auch unternehmensinterne Gründe zu Komplikationen führen. Ändern sich beispielsweise während der Implementierungsphase laufend die Anforderungen an die Software, kann das den ganzen Prozess stören. Viele Unternehmen wollen auch zu viel auf einmal, statt sich zuerst nur auf die wichtigen Kernaspekte zu konzentrieren. Ein Haus wird schließlich auch nicht an einem Tag gebaut. Man beginnt beim Fundament, statt direkt die Elektrik zu installieren. Bei BPO-Dienstleistern wie uns steht das Haus schon, es geht nur noch um die Zimmerverteilung. Das hat den Vorteil, dass nur noch ein geringer Abstimmungs- und Installationsbedarf besteht. Die Unternehmen müssen sozusagen nur noch ihr neues Heim beziehen.“
Was können Unternehmen denn dafür tun, dass ihr Debitorenmanagement mit SAP rund läuft?
„Prozesse outsourcen! Für eine erfolgreiche SAP-Einführung bedarf es vor allem Expertise. Die Wahl des richtigen Dienstleisters mit der entsprechenden Erfahrung in den benötigten Bereichen ist deshalb entscheidend für Unternehmen. Wer auf BPO setzt, muss keine eigenen Lizenzen erwerben, keine Installation durchführen und die Einrichtung nicht selbst bewältigen. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern auch eine Menge Stress. 80 Prozent der Arbeit wird vom Dienstleister übernommen, nur die restlichen 20 Prozent müssen noch gemeinsam erfolgen – das betrifft vor allem die Individualisierung der Software.
Ein weiterer Vorteil von BPO-Dienstleistern ist außerdem die gute Zusammenarbeit der SAP-Experten – man kennt sich. Da gibt es keine zeitintensiven Unstimmigkeiten, die Kennenlernphase entfällt. Trotzdem sollte der Zeitdruck nicht zu groß sein.“
Im Großen und Ganzen hat SAP also mehr Vor- als Nachteile beim Debitorenmanagement?
„Ja. SAP ist skalierbar, massentauglich und dabei verlässlich und revisionssicher. Der Wirtschaftsprüfer hat da nichts zu meckern. Die vielen Nachteile kommen normalerweise bei der extrem schwierigen, aufwendigen und kostenintensiven Implementierung zustande. Die Nachteile überwiegen also immer dann, wenn das Unternehmen versucht, alles selbst zu machen, ohne ausreichende Erfahrung im Bereich SAP-Einführung zu haben, oder nicht genügend mit dem Knowhow aus den Bereichen Finanzen, Entwicklung und Projektmanagement ergänzt werden kann. Aber dieser Prozess fällt weg, wenn Unternehmen zuverlässige BPO-Dienstleister nutzen.“