Ein Beitrag von Astrid Roesener und Martina Meier-Grom, Rechtsanwältinnen der Wirtschaftskanzlei CMS
Bis die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist, müssen Gründer und Notar eine Menge Papierkram bewältigen. Das soll jetzt anders werden. Im April 2018 veröffentlichte die Europäische Kommission einen Vorschlag für ein EU Company Law Package mit dem Ziel, die Digitalisierung weiter voranzutreiben.
Teil dieses Pakets war ein Rahmengesetz, das am 31. Juli 2019 in Kraft getreten ist. Hinter EU-Richtlinie 2019/1151 verbirgt sich ein großer Schritt: Alle EU-Mitgliedstaaten sollen künftig sicherstellen, dass Kapitalgesellschaften komplett online gegründet, Gesellschaftsunterlagen über das Internet eingereicht und selbst Zweigniederlassungen im Web registriert werden können. Es wird Musterformulare für die Gründung geben – und zwar in der eigenen Landessprache und mindestens in noch einer Sprache, die von „einer möglichst großen Zahl grenzüberschreitender Nutzer weitgehend verstanden wird“, voraussichtlich also Englisch. Diese Gründungsmuster können, aber müssen nicht für die Online-Gründung genutzt werden. Das ganze Verfahren soll nur zehn Tage dauern. Die Online-Gründung spart also nicht nur Geld, sondern auch Zeit.
Der neue Service ist zunächst nur für bestimmte Kapitalgesellschaften vorgesehen: In Deutschland betrifft dies die GmbH und als Variante wohl auch die für Gründer interessante Unternehmergesellschaft (UG). Für eine Aktiengesellschaft (AG) und eine Kommanditgesellschaft (KGaA) könnte Deutschland die Online-Gründung theoretisch auch einführen, aber das ist auf absehbare Zeit nicht zu erwarten. Weitere Gesellschaftsformen sollen später folgen. Für einen Geschäftsführerwechsel oder Änderungen am Gesellschaftsvertrag der GmbH mussten Gründer bislang auch immer zum Notar. Künftig soll auch das alles online möglich sein.
Identitätsprüfung online ausgelagert
Für die Überprüfung der Identität war bisher vor allem der Notar zuständig. Dieser überprüft die Ausweise der Gründer und belehrt jeden Geschäftsführer persönlich über seine Pflichten. Die Gerichte kontrollieren die Formalien vor der Eintragung in das Handelsregister auch noch einmal. Wenn der Notar als vertrauliche Quelle wegfällt, müssen die Gerichte sich anders vergewissern, dass die Informationen echt und richtig sind. Die EU-Mitgliedsstaaten haben an dieser Stelle freie Hand, wie sie die Vorgaben der Richtlinie umsetzen.
Deutschland könnte beispielsweise verlangen, dass Gründer den neuen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion vorlegen müssen. Oder Notare bleiben als prüfende Instanz erhalten, nur, dass sie die Identität nicht persönlich, sondern ebenfalls über den Online-Ausweis überprüfen oder über ein Video-Ident-Verfahren, das bereits für die Eröffnung von Bankkonten genutzt wird. Im ersten Schritt benötigen Gründer allerdings einen solchen Personalausweis, hier steht also auch wieder ein Behördengang an. Obendrein würden sie ein spezielles Gerät oder ein NFC-fähigen Smartphones benötigen, mit dem man sich elektronisch identifizieren kann.
Probleme bei ausländischen Gesellschaftern
Noch schwieriger wird es, wenn der Gesellschafter der GmbH nicht nur eine natürliche Person in Deutschland sein soll, sondern eine andere Gesellschaft. In dem Fall müsste das Tool so aufgebaut sein, dass man online einen Handelsregisterauszug als Existenz- und Vertretungsnachweis beifügen kann. Künftig soll es außerdem möglich sein, sämtliche Unternehmensregister auf EU-Ebene aufrufen zu können. Alle europäischen Gesellschaften erhalten hierfür eine europäische Kennung: die EUID.
Aber was, wenn auch noch ein Geldgeber aus dem Ausland mitmischt? Zum Teil gibt es im Ausland keine vergleichbaren Register, die man ins EU-weite Handelsregister BRIS (kurz für Business Registers Interconnection System) einbinden könnte. Die Nachweise werden heutzutage auf Papier und mit aufwendigen Legalisierungsverfahren im jeweiligen Land erbracht. Die Beglaubigung durch einen Notar oder eine öffentliche Stelle und eine Apostille sind der Regelfall. Wie aber überträgt man das in die digitale Welt?
Zwei Jahre Umsetzungsfrist für Online-Gründungen
Diese und andere Fragen lässt die Richtlinie offen. Zwei Jahre haben die EU-Mitgliedsstaaten nun Zeit, die Richtlinie in nationale Gesetze umzusetzen. Bei besonderen Schwierigkeiten können sie ein Jahr Fristverlängerung beantragen. Denn die digitale Vernetzung der Behörden und Gerichte ist in den verschiedenen EU-Ländern unterschiedlich weit. Von einem einheitlichen Standard sind wir momentan noch weit entfernt. Trotzdem ist der Startschuss gefallen und die Richtlinie zwingt die Mitgliedsstaaten zum Handeln. Der politische Wille ist da und die Zeichen deuten in die richtige Richtung.