Kostenrechnung: wofür?
Schon dieses Wortungetüm lässt die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) bei vielen gedanklich in der untersten Schreibtischschublade verschwinden und selbst Kaufleute machen oft einen Bogen um sie herum. Schließlich gibt es doch schon eine Buchhaltung, die den Gewinn ausweist und eine Finanzplanung, welche die Liquidität sichert, wozu also noch ein drittes System?
Um als Gründer zu entscheiden, ob man eine KLR benötigt, muss man wissen, wozu eine Kostenrechnung eigentlich da ist und wie sie funktioniert. Das wesentliche Merkmal ist, dass die Kostenrechnung eine Schwäche der Buchhaltung beseitigt: Die Buchhaltung zeigt am Monats- und Jahresende auf, wie viel Gewinn oder Verlust entstanden ist, aber nicht, durch welche Produkte und Dienstleistungen der Erfolg zustande kam. Aber genau das wäre wichtig zu wissen, vielleicht hätte der Gewinn noch höher ausfallen können, wenn man manche Produkte nicht mehr oder auch mehr davon verkauft hätte. Oder, wenn ein Verlust vorliegt, dann könnte man dessen Ursachen besser analysieren.
Eine Bäckerei zum Beispiel kann am Jahresende aus der Buchhaltung ersehen, dass Mehl im Wert von 10.000 Euro, Zucker im Wert von 5.000 Euro und Eier im Wert von 3.000 Euro verbraucht und 20.000 Euro an Löhnen gezahlt wurden, insgesamt also ein Aufwand von 38.000 Euro entstanden ist. Außerdem kann der Umsatz von 42.000 Euro abgelesen und so der Gewinn von 4.000 Euro ermittelt werden. Aber dann sollte man mit diesen Zahlen auch etwas anfangen können.
Der Gewinn ist erfreulich, aber vielleicht haben die Brezeln zum Gewinn beigetragen, während das Vollkornbrot mit Verlust verkauft wurde? Womöglich hätte man auf die verlustträchtige Sahnetorte verzichten und besser Pflaumenkuchen backen sollen, weil sich dieser mit einer höheren Gewinnmarge verkaufen lässt? Solche Informationen liefert die Buchhaltung jedoch nicht, wohl aber die Kostenrechnung. Sie kann auch noch mehr, aber die Beurteilung der Ertragskraft einzelner Produkte und Dienstleistungen ist eine Kernaufgabe der KLR.
Gleiches gilt für Dienstleistungen. Ein Softwarehaus ersieht aus der Buchhaltung einen Umsatz von 500.000 Euro bei 400.000 Euro Lohnaufwand und 60.000 Euro Abschreibungen und ist erfreut über den Gewinn von 40.000 Euro. Womöglich aber war eines der fünf Softwareprojekte defizitär und nur die anderen vier Aufträge haben zum Erfolg beigetragen. Sehr ärgerlich, wenn man das nicht weiß. Noch schlimmer ist es, wenn insgesamt ein Jahresverlust erwirtschaftet wurde und dann nicht ersichtlich wird, worin genau das Problem besteht.
Aufbau der Kostenrechnung
Die perfekte Lösung dafür ist eine professionelle, praxisnahe Kostenrechnung. Sie ist kaufmännisch so aufgebaut, dass sie neben den T-Konten der Doppelten Buchführung zusätzliche, besondere Konten anlegt, die man als Kostenstellen und Kostenträger bezeichnet. Entstehen Kosten, so werden die entsprechenden Belege, die die Kosten nachweisen, im Regelfall zunächst in der Doppelten Buchführung mit einem Buchungssatz „Soll an Haben“ auf den dortigen T-Konten als Aufwand erfasst und dann zusätzlich entweder auf eine Kostenstelle oder einen Kostenträger eingetragen, also ergänzend dort gebucht.
Nicht alle Belege der Buchführung gehören in die Kostenrechnung und manche Belege gibt es nur für die Kostenrechnung und haben in der Buchhaltung nichts zu suchen (die so genannten „kalkulatorischen Kosten“ zum Beispiel), aber diese Unterscheidung von Aufwand und Kosten (so die Fachbegriffe) sind für das Grundverständnis zunächst nicht nötig.
Kostenstellen und Kostenträger sind also nicht Bestandteil der Doppelten Buchführung, sie sind Bestandteile des eigenen Systems Kostenrechnung. Organisatorisch hängen die beiden Systeme in Unternehmen zwar eng zusammen, aber rein kaufmännisch betrachtet sind sie getrennt. Weil in der Realität immer Buchhaltung betrieben wird, kann man die kostenrelevanten Belege gleichzeitig mit der Buchhaltungsbuchung auch für die Kostenrechnung erfassen und spart so erheblich an Arbeit.
Kostenstellen und Kostenträger
Was aber hat es mit Kostenstellen und Kostenträgern auf sich? Kostenstellen sind die Bereiche des Unternehmens, welche die Betriebsbereitschaft herstellen und die man benötigt, um überhaupt Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können. Oft, aber nicht immer, sind Kostenstellen mit den Abteilungen deckungsgleich, eine Bäckerei zum Beispiel könnte die Kostenstellen Geschäftsführung, Backstube, Lager und Verkaufsraum benennen und hätte damit alles abgebildet, was sie zur Produktion benötigt.
Kostenträger hingegen sind die Dienstleistungen und Produkte, die das Unternehmen am Markt anbietet. Bei der Bäckerei wären die Kostenträger Vollkornbrot, Brezeln, Pflaumenkuchen und Sahnetorte gegeben, deren Produktion und Verkauf den Kostenstellen Geschäftsführung, Backstube, Lager und Verkaufsraum obliegt. Beim Softwarehaus könnten die Geschäftsführung, die Verwaltung, der Vertrieb, die Netzwerktechnik und je eine Kostenstelle für die Abteilungen, die unterschiedliche Programme herstellen, die Kostenstellen abbilden und jede hergestellte Software oder jeder Entwicklungsauftrag wäre ein Kostenträger.
In der Praxis werden die Begriffe Kostenstellen und Kostenträgern nicht immer so exakt benutzt, manche Firmen nennen alles Kostenstellen, das ist aber durchaus in Ordnung, solange man nur weiß, was sich betriebswirtschaftlich hinter den eingerichteten Konten verbirgt, und solange man ihnen die richtigen Belege zuweist.
Bei der Erfassung werden alle Kostenbelege Schritt für Schritt denjenigen Kostenstellen oder Kostenträgern zugebucht, welche die Kosten verursacht haben, aber auch die Umsatzerlöse (Leistungen), welche die Produkte erzielt haben, werden kostenträgergenau erfasst, und wenn man am Monatsende diese Zahlen ausdruckt, ersieht man sofort, welches Ergebnis durch das Softwareprojekt A erwirtschaftet wurde oder welche Kosten die Abteilung Verwaltung verursacht hat. Das ist an sich schon sehr hilfreich, aber keineswegs das Ende, sondern erst der Anfang einer professionellen Kostenrechnung.
Einsatz der Zahlen
Denn diese Zahlen können dann auf vielfältigste Weise weiter verarbeitet und ausgewertet werden und bieten so exzellente Entscheidungshilfen für eine gewinnorientierte, professionelle Unternehmensführung. Sie sind insbesondere für Preispolitik und Kalkulation wichtig. Die Weiterverarbeitung führt zu unterschiedlichen Auswertungssystemen wie der Vollkostenrechnung oder der Deckungsbeitragsrechnung, wobei sich Nutzer nicht immer ganz einig sind, welche der beiden Varianten sie denn für die bessere halten sollen (der Autor bevorzugt die Deckungsbeitragsrechnung).
Die oft umständlichen Kostenrechnungen der großen Konzerne müssen bei KMUs oft nicht sein und sind gelegentlich sogar kontraproduktiv. Stattdessen ist eine praxisnahe Kostenrechnung auch für Gründer, kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe und Mittelständler praktikabel. Dadurch, dass man Kostenstellen einrichtet, kann man kontrollieren, welche Kosten an welcher Stelle im Unternehmen entstehen. Dadurch, dass man Kostenträger einrichtet, kann man überwachen und steuern, welche Wertzuwächse oder -verluste durch die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens erwirtschaftet werden.
Eine umfassende Auseinandersetzung mit den Vor- und Nachteilen einer Vollkosten- oder Deckungsbeitragsrechnung würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Aber weil beide Systeme zunächst Kostenstellen und Kostenträger benötigen, kann man deren Aufbau und die Überwachung der darauf erwirtschafteten Kosten- und Leistungen immer nutzbringend einsetzen, unabhängig davon, ob man diese Zahlen für Vollkosten- oder Deckungsbeitragsrechnungen einsetzen möchte.
Insgesamt steht so ein ausgezeichnetes Instrument zur Gewinnerzielung zur Verfügung und so wird die Kosten- und Leistungsrechnung zu einem echten Wettbewerbsvorteil am Markt.