Buchhaltung & Buchführung
Vor den sieben Todsünden der Buchhaltung steht die Begriffserklärung nach dem Gabler Wirtschaftslexikon. Denn vor allem Business-Neulinge ohne Themenbezug scheitern häufig schon an der richtigen Definition der Buchhaltung:
Buchhaltung bezeichnet eine Abteilung innerhalb des Unternehmens. Hier kümmern sich Buchhalter um das betriebliche Rechnungswesen, rund um Bilanz und Buchführung.1 Eben jene Buchführung wiederum beschreibt die chronologische Aufzeichnung aller unternehmensseitigen Geschäftsvorfälle – von der Lohnzahlung bis zur Anschaffung des Bürobedarfs. Oder kurz: Die Buchführung ist ein Teil der Buchhaltung.
#1 Rechnungen falsch stellen
Die erste eigene Rechnung ist schon ein tolles Gefühl. Aber sie birgt bei Unerfahrenheit viele Stolperfallen und auch etablierte Unternehmen können schnell ins Fettnäpfchen tappen. Eine unzureichend ausgefüllte Rechnung kann teuer werden. Enthält sie außerdem Formfehler, kann der Kunde eine neue anfordern. Das heißt noch länger warten aufs Geld. Was auf eine Rechnung gehört, steht zum Glück ganz genau ausformuliert, im Umsatzsteuergesetz Paragraf 14. Und noch viel zuverlässiger funktioniert die Rechnungsstellung via Online-Buchhaltung.
#2 Lose-Blatt-Sammlungen
Eine Loseblattbuchführung ist per Gesetz erlaubt. Das bedeutet nicht, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen irgendwie im Schuhkarton gesammelt werden sollten. Spätestens wenn es um die Steuererklärung geht, kann das teuer werden. Denn in aller Regel werden Steuerbüros nach Aufwand bezahlt. Arbeitet sich die Fachkraft zunächst durch einen unsortierten Papierwust, kostet das Zeit. Und Geld. Und wichtiger: Fehlt die Ordnung in der Buchhaltung, gehen wichtige Angaben zu Einnahmen oder Ausgaben unter. Und das kann bei Steuerprüfungen richtig teuer werden. Auch hier schafft eine anständige Online-Buchhaltung Abhilfe.
#3 Thermopapier
Kassenbons und Belege in Restaurants, Supermärkten, Elektromärkten und ähnlichem bestehen meistens aus Thermopapier. Das hat jedoch die Eigenheit irgendwann zu verblassen. Deshalb sollten Belege direkt eingescannt oder kopiert werden. Generell freut sich jede Finanzfachkraft, wenn solche Dokumente so weit wie möglich standardisiert werden. Den Bewirtungsbeleg im exklusiven Steakhaus, gab es als Brandzeichen auf einem rohen Rindersteak? Originell, aber nicht praktikabel. Auch die Mitarbeiter sollten daher immer explizit nach einem Bewirtungsbeleg fragen.
#4 Geschäftskonto ≠ Privatkonto
Für den Anfang das private Konto nutzen, um auch die Geschäftstätigkeiten abzuwickeln? Das klingt erst einmal einfacher, bringt Gründer oder Freelancer aber mit der Zeit in die Bredouille. Denn die meisten Anbieter von Girokonten schließen eine gewerbliche Nutzung aus. Unabhängig davon, kann man im Zahlenwust schon mal eine Ausgabe übersehen oder verwechseln. Das macht am Ende auch das Business komplizierter und bringt die Kontoinhaber schnell in Erklärungsnot.
#5 Offene Rechnungen / Offene Forderungen
Selbstständigkeit ist in aller Regel nichts für Menschen, die Angst haben, Briefe zu öffnen oder konfliktscheu sind. Denn Rechnungen müssen bezahlt werden. Gerne auch mal vor dem Zahlungsziel. Denn eine gute Zahlungsmoral hinterlässt vor allem einen guten Eindruck beim Geschäftspartner. Im Umkehrschluss wirkt ein funktionierendes Mahnwesen auch professionell. Mittels Online-Buchhaltung lässt sich das Mahnwesen automatisieren. Sprich, man kann für verschiedene Kunden auch verschiedene Modalitäten festlegen – oder Routinen. Und Routinen sind für Steuerbüros Gold wert.
#6 Schummeln
Nein. Einfach nein. Klar kann es verführen, mit der Firmen-EC-Karte den Privatwagen zu betanken oder sich Belege über höhere Summen ausstellen zu lassen. Aber das ist Betrug, ganz einfach. Und das kann teuer werden.
#7 Buchhaltung sein lassen
Und am Ende die Cremé de la Cremé der Buchhaltungssünden: Einfach keine Buchhaltung machen. Aufschieberitis, Prokrastination – Namen dafür gibt es viele. Offene Rechnungen bleiben liegen, Forderungen werden nicht abgemahnt und das Finanzamt fragt irgendwann sehr beherzt nach der Steuererklärung. Buchhaltung ist Teil eines Unternehmens. Tools der Online-Buchhaltung sind dabei vor allem hilfreich, weil sie viele Prozesse automatisieren und Vorgänge wie das Rechnungsschreiben auf ein paar Klicks reduziert.
Buchhaltung 101
Am Ende ist es ja simpel: Buchhaltung ist ein Muss. Das funktioniert mit Online-Lösungen oft wesentlich besser und unkomplizierter, ein wenig Disziplin gehört aber immer dazu. Belege werden anständig abgeheftet, bei Angabe von Daten wird nicht geschummelt und idealerweise gibt es ein Privat- und ein Geschäftskonto. Und dann kann eigentlich kaum noch etwas schief gehen.