Jahresabschluss – der Knecht Ruprecht der Buchhaltung
Bei dem Begriff des „Jahresabschluss“ stellen sich Startups, Kleinunternehmen und Freelancern gleichermaßen die Nackenhaare auf. Denn hier zeigt sich, wie gewissenhaft die Buchhaltung das Jahr über gemacht wurde.
Der Jahresabschluss ist „der kaufmännische, rechnerische Abschluss des vergangenen Geschäftsjahres“. Er zeigt Gewinne und Verluste des Unternehmens auf einen Blick – und schonungslos. Ein Jahresabschluss ist in Deutschland eine gesetzliche Pflicht und im Handelsgesetzbuch verankert. Worauf bei der Buchhaltung geachtet werden sollte.
Gut geplant, ist halb gewonnen
Vielleicht neigt sich gerade das erste Geschäftsjahr dem Ende zu und die jungen Startup-Helden haben sich vollends um die Entwicklung neuer Produkte und die Customer Relationship gekümmert. Nun aber geht es um die blanken Zahlen.
Wichtig: eine Checkliste machen! Verbindlichkeiten klären, Unterlagen zusammensuchen, angestrebte Nutzungsdauer von Werten klären – das macht vielleicht alles wenig Spaß, ist aber notwendig und geht wesentlich leichter von der Hand, wenn sich das Team frühzeitig zusammensetzt und das weitere Vorgehen bespricht.
Der Jahresabschluss kann eine Mammutaufgabe werden. Wer hat was bis wann vorbereitet? Das ist wichtig und sollte vor allem anderen geklärt werden.
Wer muss einen Jahresabschluss machen?
„Startup“ klingt zwar besser als „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ oder „Kommanditgesellschaft“, ersetzt diese Begriffe jedoch nicht. In Deutschland muss jedes Unternehmen einen Jahresabschluss machen, das per Gesetz der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegt:
- Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
- Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG)
- Kapitalgesellschaft & Co. (AG & Co. KG, GmbH & Co. KG, UG & Co. KG)
Wenn das Startup also im Handelsregister als Trendiger Öko-Panda-Macchiato-Becher GmbH & Co. KG eingetragen ist, muss auch ein Jahresabschluss gemacht werden.
Befreit von einem Jahresabschluss, sind Freiberufler und Kleingewerbetreibende. Und Einkaufleute, sofern sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatzerlös von unter 600.000 Euro haben und weniger als 60.000 Euro Umsatzerlös erwirtschafteten. Statt des Jahresabschlusses reicht dann eine einfache Einnahmen Überschuss-Rechnung:
Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn.
Inventur, oder: Ey man, wo is‘ mein Auto
Bestandteil eines Jahresabschlusses ist auch die Erfassung des Inventars. Eines der ersten Dinge, das im Rahmen der Vorbereitungen für den Jahresabschluss geplant und durchgeführt werden sollte, ist deshalb auch die Inventur. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe wollen gezählt und überprüft werden. Eine fehlende oder fehlerhafte Inventur kann zu massiven Steuernachzahlungen führen.
Unterlagen: Vorbereitung statt Nachbereitung
Die Inventur ist überstanden – super. Für einen anständigen Jahresabschluss sollten die Mitarbeiter trotzdem noch andere Dokumente und Unterlagen auf ihre Vollständigkeit prüfen:
- Verträge: beispielsweise Versicherungen, Leasing, Kredite, Pachtverträge
- Fahrtenbücher: vor allem bei Außendienstlern
- Buchführung: Sind alle Belege da und korrekt verbucht?
- Abschreibungen: Die Betriebsplaystation verliert jedes Jahr an Wert. Notieren!
- Forderungen: Kommt da noch Geld, oder ist eine Einzelwertberichtigung nötig?
- Rücklagen: Ja, auch die müssen notiert werden; ob nun gesetzlich oder freiwillig.
Jahresabschluss: The Final Chapter
Alles beisammen? Dann geht es jetzt an die Erstellung des Jahresabschlusses. Das passiert in drei Schritten.
- Alle Haupt- und Unterkonten werden abgeschlossen.
- Eine Abschlussübersicht wird erstellt. Anfangs- und Endbestände werden sauber aufgelistet. Das Finanzamt fragt diese Übersicht häufig an.
- Jahresabschluss wird festgestellt. Formaler Akt, der von einem gesellschaftlichen Vertreter durchgeführt wird.
Kurz gesagt: Jahresabschluss
Das A und O für einen gelungenen Jahresabschluss ist und bleibt die Vorbereitung. Die Umstellung auf Online-Buchhaltung kann den Prozess schon über das Jahr hinweg vereinfachen. Der Jahresabschluss ist außerdem eine wichtige Möglichkeit, Gewinnmaximierungs- und Einsparpotenziale aufzuzeigen. Vielleicht muss ja gar nicht jeder Angestellte einen Firmen-Mercedes fahren? Wer weiß. Und dann gelingt auch der Trendiger Öko-Panda-Macchiato-Becher GmbH & Co. KG ein sauberer Start ins neue Geschäftsjahr.