Alles auf Null
Gradlinig, verspielt oder funktionell – wie in allen wichtigen Lebensbereichen unterliegen auch die Büros immer wieder neuen Trends. Welche Pflanzen sorgen für mehr Wohlbefinden, welche Schreibtische und -stühle für die beste Ergonomie? Diese und ähnliche Fragen wurden 2020 schonungslos auf den Kopf gestellt. Denn die Pandemie hat das Büro mit einem Mal zur No-go-Area erklärt und uns zum Umdenken gezwungen.
Experten sprechen sogar von einer Zwangsdigitalisierung der Arbeit und vom Quantensprung in Sachen New Work. Doch was bedeutet das für unser Verständnis vom Office und was ändert sich wirklich?
Zwischen Trend und versuchter Normalität
Die Coronapandemie macht alle Office-Trends überflüssig? Nein. Aber die Anforderungen an ein Büro haben sich geändert – und somit ganz automatisch unser Verständnis von in und out. Das Office ist nicht mehr der Ort, an dem wir zwangsläufig 40 Stunden in der Woche verbringen. Es ist für viele Unternehmen eher von der Selbstverständlichkeit zu einer bewussten Entscheidung geworden. Arbeitnehmer bemessen genauer ihre täglichen Aufgaben und wägen ab, ob eine Fahrt in das Office notwendig ist.
Es ist also nicht mehr sinnvoll, das Büro als zweiten Wohnort zu verkleiden und so auszurichten, dass die Mitarbeiter möglichst lang hier verweilen. Aber gerade weil die Entscheidung für das Büro bewusst getroffen wird, sollten die Arbeitnehmer sich wohlfühlen.
Das Office ist ein Ort der – derzeit noch sehr vorsichtigen – Zusammenkunft geworden und sollte den Austausch zwischen den Mitarbeitern fördern. Durch die Tatsache, dass nicht mehr die gesamte Belegschaft zeitgleich im Büro ist, muss auch die Flexibilität gesteigert werden. Die Verantwortlichen sollten sich also fragen, ob feste Arbeitsplätze wirklich zukünftig noch sinnvoll sind und wie Gemeinschaft neu geschaffen werden kann.
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Wie Corona das Office verändert
Weit weg von jeglichen Trends sollten Unternehmen jedoch besonders jetzt ihre vorhandenen Office-Konzepte grundlegend überdenken. Denn eines ist klar: Niemand sollte durch die Fahrt ins Büro gefährdet werden. Auch, wenn sich mögliche Ansteckungsquellen im Alltag nicht zu 100 Prozent vermeiden lassen, sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern zumindest am Arbeitsplatz diese Sicherheit bieten. Beachten sie die folgenden vier Säulen, wird das Office ganz automatisch zu einem flexibleren und offeneren Ort der modernen Arbeit:
In Gebäuden und Räumlichkeiten
Schon im Gebäude sollten Firmen für genügend Desinfektion und Mund-Nasen-Bedeckung sorgen – und das auch in den eigenen Räumlichkeiten fortsetzen. Markierungen auf dem Boden können Wege beschreiben und so die Mitarbeiter mit genügend Abstand aneinander vorbeiführen. Wechselnde Teams und Schichten vermeiden ebenso den Stau auf den Gängen. Auch alle Gerätschaften, die kontaktlos funktionieren könnten, sollten mit der Zeit aufgerüstet werden.
Equipment und Ausrüstung
Viele Arbeitnehmer haben sich zu Beginn des Lockdowns einfach ihre Arbeitsmittel geschnappt und sind ins Home Office umgezogen. Wird der Wechsel zwischen mobilem Arbeiten und Präsenzzeiten beibehalten, müssen Unternehmen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter an beiden Orten ausreichend ausgestattet sind. Außerdem sollten die Schreibtische im Office groß genug sein, um immer 1,5 Meter Abstand zu gewährleisten. Ist das nicht der Fall, empfiehlt es sich, einige Tische zu sperren.
Auch Führungskräfte stehen durch den Wandel vor großen Herausforderungen. Sie sollten sicherstellen, dass sie eine digitale Führungskultur etablieren, die nachhaltig besteht. Virtuelle Meetings und Kommunikation sollten reibungslos laufen – auch, wenn sich ein Teil des Teams im Office und ein Teil zuhause befindet.
Interaktion im Büro
Natürlich entsteht im Büro ein Miteinander – vielleicht sogar stärker als zuvor, da sich die Kollegen wesentlich seltener persönlich treffen. Doch auch hier sollten Regeln vorherrschen, die eine Ansteckungsgefahr verringern. Unternehmen müssen daher ganz selbstverständlich Risikogruppen schützen und Kundenbesuche oder Reisen weiterhin einschränken. Immerhin ging es viele Monate auch ohne den Flug zwischen Berlin und München. Um die Distanz zu wahren, können zudem gut gestaltete Poster und Informationsschilder die Mitarbeiter immer wieder aufs Neue an die Vorsicht erinnern.
Umgang mit externen Partnern und Kunden
Was für die Mitarbeiter gilt, gilt natürlich auch für den Kunden- und Partnerkontakt. Masken sind hier einfach Pflicht und es empfiehlt sich, eine Gästeliste für Kunden zu pflegen. Wie auch beim Kontakt zwischen den Kollegen, kann bei externen Terminen etwas Reflektieren nicht schaden: Warum jetzt wieder dauerhaft auf reale Treffen umschalten, wenn es über Monate auch anders ging? Natürlich lässt sich vieles einfacher besprechen, wenn man sich gegenübersitzt. Aber die Frage nach der Notwendigkeit könnte zumindest einen Teil der Treffen ins Web verlegen. Und der Umwelt hilft das am Ende auch ganz nebenbei.