Die Nutzer zeitgemäßer Buchhaltungssoftware profitieren von neuesten technischen Entwicklungen und Möglichkeiten. Ein besonderer Fokus liegt dabei häufig auf der praktischen Handhabung und der Beschleunigung von Prozessen, aber auch auf Übersicht und Transparenz. Folgende Vorteile erleichtern Benutzern den Alltag:
#1 Wichtige Zahlen auf einen Blick
Viele Software-Varianten bieten einen Übersichts-Screen für Unternehmer, der die relevanten Daten gebündelt präsentiert: tagesaktuelle Kontostände, offene Rechnungen und Angebote, die aktuelle Umsatzsteuer-Zahllast sowie Einnahmen und Ausgaben im Vergleich können hier ohne Suchen und Klicken einfach abgerufen werden. Zudem werden Reportings zu wichtigen Kennzahlen automatisiert erstellt.
#2 Buchhaltungssoftware mit kostenloser Testphase
Viele Programme sind als Trial-Version erhältlich, um die Funktionen dem Praxistest zu unterziehen. Kostenlose Testphasen sind ideal, um final ein Urteil darüber fällen zu können, ob eine Software den individuellen Anforderungen standhält und im Unternehmen langfristig eingesetzt werden soll.
#3 Mobile Version der Buchhaltungs-App
Immer mehr User legen Wert darauf, alle Daten auch unterwegs auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets einsehen und bearbeiten zu können. So kann jederzeit und überall kontrolliert werden, ob und wann ein Zahlungstransfer eingegangen ist und wie dieser verbucht wurde.
#4 Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung
Sind Kundendaten erst einmal angelegt, erleichtert eine automatisierte Rechnungserstellung die Arbeit, sodass keine separate Software benötigt wird. Vorlagen, die alle Pflichtbestandteile beinhalten, können mit dem Firmenlogo an eine CI angepasst und schnellstmöglich versendet werden. Einige Programme bieten außerdem die Angebotserstellung sowie ein automatisiertes Einlesen von Eingangsrechnungen an.
#5 Automatisierte Vorkontierung
Beim Vorkontieren werden vorbereitende Angaben erfasst, um später eine korrekte und vollständige Kontierung vornehmen zu können: Beispielsweise Vermerke zur besseren Einordnung eines Geschäftsvorfalls auf die betroffenen Personen- und Sachkonten laut Beleg oder auch der Buchungstext. Wird all das automatisiert erfasst, erspart dies viel Zeit und trägt dazu bei, dass später alles korrekt verbucht wird.
#6 Buchhaltungssoftware ist DATEV-kompatibel
Um einen möglichst unkomplizierten Datenaustausch mit dem Steuerberater über DATEV sicherzustellen, ist es vorteilhaft, wenn Buchhaltungsprogramme über eine ELSTER-Schnittstelle verfügen. Dieses Interface dient zur Optimierung der vorbereitenden Buchhaltung und ermöglicht es, die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ohne Umschweife direkt beim Finanzamt einzureichen.
#7 Integriertes Online-Banking
Inzwischen bieten einige Anbieter auch eine Verknüpfung mit dem Geschäftskonto an, sodass erfasste Rechnungen direkt überwiesen werden können, ohne eine andere App öffnen zu müssen. Außerdem werden alle Kontobewegungen in der App erfasst und fortwährend synchronisiert. Dies ermöglicht einen automatischen Abgleich von Zahlungseingängen, Rechnungsbeträgen und Zahlungszielen sowie eine Zuordnung zu den entsprechenden Belegen.
Wie sieht eure Buchhaltung 2020 aus?
Im Zuge der Digitalisierung von KMU ist davon auszugehen, dass immer mehr Unternehmen auf die Automatisierung interner Prozesse setzen, beispielsweise für die Erstellung von Angeboten, Ausgangsrechnungen, Mahnungen und Reportings. Auf diese Weise wird sowohl die Erfassung beschleunigt als auch die Fehlerquote verringert. Bei der Wahl der geeigneten Buchhaltungssoftware sind all die oben genannten Aspekte zu berücksichtigen. Tipps für die Suche nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware finden Interessierte hier.
Bemerkenswert ist bei vielen Programmen außerdem die Entwicklung im Handling: Auch Laien können sich dank intuitivem Layout und einfacher Handhabung schnell einarbeiten und von den praktischen Vorzügen der voranschreitenden Digitalisierung profitieren.