Angehende GmbH-Gesellschafter sollten sich so früh wie möglich zu den Grundlagen der Rechtsform GmbH informieren und wohlüberlegte Entscheidungen bezüglich ihrer Gründung treffen. Zu klären sind beispielsweise die zentralen Fragen, ob mit Musterprotokoll oder Satzung gegründet wird, wer Geschäftsführer werden oder wie hoch das Stammkapital sein soll. Sind diese Fragen geklärt, sind die vergleichsweise schwierigen organisatorischen und bürokratischen Hürden zu bewältigen.
#1 GmbH-Gründung: Firmenname und Unternehmensgegenstand festlegen
Häufig legen Gründer im Vorfeld zu wenig Augenmerk auf die Wahl des Firmennamens. Erfüllt der Name nicht die notwendigen Formalien wie beispielsweise die der Kennzeichnung und Unterscheidungskraft, kann der Notar oder auch das Amtsgericht den Namen ablehnen. In diesem Fall muss ein neuer Name eingereicht werden. Um eine Ablehnung zu vermeiden, kann vorab eine Namensprüfung bei der IHK veranlasst werden. Bei der Wahl eines Firmennamens sollten über die Formalia hinaus Marketing-Überlegungen, markenrechtliche Gesichtspunkte sowie die Verfügbarkeit von Domains berücksichtigt werden, die den Namen enthalten. Gründer sollten für solche Fälle ein bis zwei Ersatznamen bereit halten, die ebenfalls hinsichtlich aller genannten Kriterien geprüft wurden. Im Unternehmensgegenstand muss der Tätigkeitsbereich der GmbH beschrieben werden. Ist die Beschreibung zu unpräzise oder generisch, kann auch diese abgelehnt werden.
#2 GmbH-Gründung: Stammeinlagen vereinbaren
Das minimale Stammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro, bei Gründung sind davon mindestens 12.500 Euro auf das Geschäftskonto einzuzahlen. Gründer sollten unbedingt frühzeitig abklären, wie hoch die jeweiligen Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafter sein sollen. Falls sie nichts anderes in der Satzung vereinbaren, werden nach dieser Aufteilung sowohl die Stimmrechte als auch Gewinne und Verluste verteilt. Zu beachten ist hierbei, dass eine GmbH unabhängig vom bereits eingezahlten Betrag mit dem vollen Stammkapital haftet. Jeder Gesellschafter, der seine Stammeinlage nicht vollständig eingezahlt hat, haftet außerdem mit seinem Privatvermögen.
#3 GmbH-Gründung: Satzung aufsetzen lassen oder Musterprotokoll verwenden
Erfüllt eine GmbH gewisse Voraussetzungen – maximal drei Gesellschafter, maximal ein Geschäftsführer, Bilanzierung nach Kalenderjahr, keine Einbringung von Sacheinlagen – ist es möglich, anstatt einer Satzung ein Musterprotokoll zu verwenden. Bei einem Musterprotokoll handelt es sich um ein standardisiertes Gründungsformular, das im Gegensatz zur Satzung nicht individuell angepasst werden kann. Wünschen sich Gründer von gesetzlichen Standards abweichende Regelungen, ist eine vom Anwalt erstellte individuelle Satzung unumgänglich.
Tipp: Idealerweise sollte der Banktermin zur Geschäftskontoeröffnung so schnell wie möglich nach dem Notartermin stattfinden. Beide Termine sollten frühzeitig geplant werden, denn sie sind beide nicht leicht zu bekommen.
#4 GmbH-Gründung: Satzung oder Musterprotokoll notariell beglaubigen lassen
Zur Beurkundung müssen sich alle Gesellschafter und Geschäftsführer in einem Notariat einfinden und die Gründungsdokumente beurkunden lassen. Um die Gründung schnell abzuwickeln, sollte zeitnah nach dem Notartermin der Termin zur Geschäftskontoeröffnung bei der Bank stattfinden. In dieser Phase haften Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen.
#5 GmbH-Gründung: Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Zur Geschäftskontoeröffnung muss zwingend der Geschäftsführer anwesend sein, viele Banken verlangen außerdem die Präsenz aller Gesellschafter. Die Gründer sollten darüber hinaus unbedingt alle Formalitäten im Vorfeld mit der Bank abklären, so dass bei der Kontoeröffnung keine Komplikationen eintreten können, die eine Einzahlung des Stammkapitals verzögern. Sobald ein Nachweis für die Einzahlung des Stammkapitals vorliegt, ist dieser beim Notar einzureichen, woraufhin der Notar dies dem Amtsgericht bestätigt.
#6 GmbH-Gründung: Rechnung für Handelsregistereintragung begleichen
Nachdem der Notar alle Unterlagen beim Amtsgericht eingereicht hat, müssen die Gründer auf die Eintragung und damit die Geschäftsfähigkeit der GmbH warten. Häufig erhält die GmbH noch vor der Eintragung per Post eine Rechnung über die Kosten der Eintragung, die schnellstmöglich beglichen werden sollte. Als Rechnungsadresse verwendet das Amt den im Antrag angegebenen Satzungssitz, insofern sollte auf keinen Fall vergessen werden, die GmbH am Briefkasten zu nennen, ansonsten kann die Rechnung nicht zugestellt werden. Danach erhalten die Gründer eine Mitteilung über die Eintragung im Handelsregister per Post. Damit ist die Haftungsbeschränkung der Gesellschaft wirksam und die GmbH ist geschäftsfähig.
Vorsicht: Zahlreiche Betrüger versenden Rechnungen, die der offiziellen Rechnung der Justizkasse für die Handelsregistereintragung täuschend ähnlich sehen und versuchen so, Neugründer zur Überweisung von einigen Hundert Euro zu bewegen. Bei diesen Schreiben soll Gründern vorgegaukelt werden, es handle sich um ein behördliches Schreiben. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, vor Bezahlung der Rechnung das zuständige Amtsgericht zur Bestätigung zu kontaktieren.
#7 GmbH-Gründung: Gewerbe anmelden und steuerlich erfassen
Nach dem Erhalt der Bestätigung zur Handelsregistereintragung gilt es, die letzten Anmeldungen vorzunehmen:
- Gewerbeanzeige beim zuständigen Gewerbeamt
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
- Anmeldung bei IHK oder HWK
- Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragen
- Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft
Außerdem können Briefkopf, Impressum und alle E-Mail-Signaturen mit der neuen Registernummer ergänzt werden. Nach Erhalt der Steuernummer vom Finanzamt dürfen dann die ersten Rechnungen ausgestellt werden.
Weitere Tipps zur Abwicklung und den Formalia einer GmbH-Gründung erhalten Gründer in diesem Übersichtsartikel von firma.de. 
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