Die Gründung einer GmbH ist ein komplexer Prozess, bei dem die genaue Reihenfolge der folgenden Schritte unbedingt einzuhalten ist. Um unnötige Wartezeiten zu vermeiden, sollten Gründer sich über den Ablauf einer GmbH-Gründung genau im Klaren sein. Insbesondere Notar- und Banktermin müssen entsprechend vorbereitet werden. Der Gründungsablauf für eine Unternehmergesellschaft (UG) ist im Übrigen identisch.
1. Notartermin zur Beurkundung
Ein Notar muss die Satzung und weitere Gründungsunterlagen beurkunden. Im Gesellschaftsvertrag ist sowohl die Summe für das Stammkapital als auch die Höhe der anteiligen Stammeinlagen der Gesellschafter festzuhalten. Wenn nicht anders vereinbart, entspricht das Verhältnis der Einlagen der prozentualen Verteilung der Geschäftsanteile. An diesem Termin müssen alle Gesellschafter sowie alle Geschäftsführer anwesend sein oder eine notariell beglaubigte Vollmacht vorweisen. Wurden alle Unterlagen beurkundet, ist die Gründung der Kapitalgesellschaft notariell vollzogen. Die wichtigsten FAQs zum Ablauf eines Notartermins finden sich hier.
2. Banktermin zur Kontoeröffnung
Mit den notariell beglaubigten Gründungsunterlagen muss der GmbH-Geschäftsführer beim Banktermin erscheinen, um das Geschäftskonto für die GmbH zu eröffnen. Damit keine unnötige Zeit verloren wird, sollten Gründer unbedingt vorab einen Termin vereinbaren. Da die Gründungsunterlagen essenziell für die Kontoeröffnung sind, muss der Notartermin vor dem geplanten Banktermin stattfinden. Geschäftsbanken eröffnen ein neues Konto übrigens erst mehrere Tage später.
Bei einer GmbH beträgt die bei Gründung auf das Geschäftskonto einzuzahlende Summe mindestens 25.000 Euro, für eine ordnungsgemäße Gründung ist jedoch bereits die Hälfte des Mindeststammkapitals (12.500 Euro) ausreichend, wenn das Stammkapital 25.000 Euro nicht übersteigt. Die in einem solchen Fall noch ausstehenden 12.500 Euro müssen der Gesellschaft jedoch jederzeit zur Verfügung stehen, ansonsten haften die Gesellschafter anteilig in Höhe der jeweiligen ausstehenden Stammeinlagen, bis diese vollständig einbezahlt wurden. Wenn die Gesellschafter ihre Stammeinlagen auf das neue GmbH-Konto überweisen, kann es wie bei jeder Überweisung zwei bis drei Tage dauern, bis ein Einzahlungsbeleg vorliegt. Wenn eine Gründung mit Sacheinlagen geplant ist, benötigen Gründer einen Sachgründungsbericht. Bei einer Bareinzahlung erhält der Geschäftsführer den Beleg in der Regel sofort in der Bank. Im nächsten Schritt müssen die Gründer den Beleg an den Notar weiterleiten.
3. Handelsregisteranmeldung über den Notar
Erst wenn der Notar den Einzahlungsbeleg erhalten hat, wird die GmbH-Gründung elektronisch beim Registergericht beantragt. Nach neuester Rechtsprechung ist die Anmeldung theoretisch zwar auch ohne Beleg möglich, in der Praxis hat sich dieses Vorgehen bisher allerdings nicht durchgesetzt. Die ideale Abstimmung von Notar-und Banktermin ist schwierig zu bewerkstelligen, eine Wartezeit von mehreren Tagen kann durchaus anfallen.
Warum ist es sinnvoll, die Wartezeit auf den Banktermin zu verkürzen?
Nach der Beurkundung beim Notar ist die GmbH-Gründung vollzogen. Gleichzeitig haftet ab diesem Zeitpunkt jeder Gesellschafter mit seinem Privatvermögen für ausstehende Forderungen gegenüber der GmbH. Erst mit der Eintragung in das Handelsregister setzt die Haftungsbeschränkung der Gesellschaft ein. Dieser Zeitraum kann finanziell sehr gefährlich werden, wenn beispielsweise schon kurze Zeit nach Gründung Verbindlichkeiten gegenüber der Gesellschaft entstehen und die Gesellschafter diese mit ihrem Privatvermögen begleichen müssen.
Die Einzahlung des Stammkapitals ist allerdings nur eine Station der Gründungsphase. Mehr dazu gibt’s in dieser Checkliste für die zehn Schritte einer GmbH-Gründung.