„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Das wusste der altrömische Philosoph Seneca schon 65 n. Chr. – und er pendelte wahrscheinlich noch nicht zwischen Kundenterminen, Deadlines und Telefonaten. Auch nach all den Jahren sitzt uns täglich die Zeit im Nacken. Egal, ob Freelancer oder Unternehmer: Alle sind wir schon mal wie das Kaninchen aus Alice im Wunderland der Zeit hinterhergerannt.
Doch wie geht richtiges Zeitmanagement eigentlich? Welche Methoden helfen wirklich? Und können wir auch in der Zusammenarbeit effektiver werden, um am Ende entspannt zu kreativen Ergebnissen zu kommen? Diese Tipps helfen Unternehmern und Freelancern im eigenen und gemeinsamen Zeitmanagement.
Wie Unternehmer zu Zeitkünstlern werden
Für die einen essentiell, für die anderen ein rotes Tuch: Besonders das Micromanagement spaltet die Geschäftsgemüter. Gründer und Entrepreneure wollen und sollen alles im Blick haben, um die Mission des Unternehmens nicht aus den Augen verlieren. Steigen jedoch Mitarbeiterzahlen, To-dos und Terminfrequenzen, verlieren sich viele von ihnen im Aufgabennirwana. Deshalb sollten Unternehmer schnell auf das Delegieren von Detailaufgaben verzichten und sich einen Stab vertrauenswürdiger Mitarbeiter aufbauen, die wichtige Entscheidungen treffen können – ohne, dass der CEO Angst um sein Business haben muss.
Aufgaben kann man allerdings nicht nur intern delegieren, sondern auch einfach auslagern. Externe Berater oder Freelancer sind in Sachen Arbeitserleichterung, Zeitmanagement und Expertise ein absolutes Muss. Sie bringen nicht nur neue Perspektiven auf eingefahrene Prozesse, sondern auch Fachwissen mit, das nicht in jedem Unternehmen vorhanden ist. Zu guter Letzt nehmen automatisierte Prozesse und Tools die Last von den Schultern der Unternehmer – zumindest, wenn sie richtig eingesetzt werden. Buchhaltungsprogramme erstellen Zusammenhänge, die für Mitarbeiter nicht immer ersichtlich sind und Plattformen wie Fiverr erleichtern die Kommunikation mit Externen erheblich. So muss sich kein Unternehmer mit Prozessen rumschlagen, die unnötig Zeit und zu viele Nerven kosten.
So werden aus Freelancern Zeitmaschinen
Freelancer sind die Könige der Selbstorganisation. So sollte es zumindest sein. Nicht selten verzetteln sich jedoch noch unerfahrene oder gestresste Freelancer zwischen Deadlines, Terminen und kreativen Tiefs. Zum Glück können sie aus einfachen aber wirksamen Techniken, wie der ABC-Methode schöpfen. Hier heißt es: Priorisieren! Denn diese Methode bringt Ordnung zwischen all die großen und kleine To-dos. Freelancer sollten sich hierfür alle Aufgaben einzeln notieren und sie nach Priorität A, B oder C sortieren. Auf Post-its klappt das Hin- und Herschieben besonders gut und der Freelancer bekommt haptisch und optisch einen Überblick über alle wichtigen und die weniger dringlichen Tagesaufgaben.
Noch effektiver wird es mit der 72-Stunden-Regel. Die Quintessenz: Beginnst du einen Auftrag nicht 72 Stunden nach Erhalt, sinkt deine Produktivität! Und dieses Phänomen kann wohl jeder Freischaffende nur bestätigen. Schiebt man einen Auftrag zu lang vor sich her, ist der erste Enthusiasmus verflogen und die Arbeit geht viel schwerer von der Hand.
Neben all helfenden Methoden und Regeln, sollten Freelancer auch auf die richtigen Tools setzen, Denn selten stellt sich ihnen die Frage: „Wie kann ich mich effektiv organisieren?“ Dabei helfen Tools und Plattformen, die zwar am Anfang einer Investition bedürfen, dann aber wirkliche Zeithelfer werden. Projektmanagementtools oder virtuelle Marktplätze wie Fiverr erleichtern die Organisation und Akquise nachhaltig, sodass sich Freelancer auf das Wesentliche konzentrieren können.
Frei trifft Hierarchie: Gemeinsam durch Zeit und Raum
Gelingt das eigene Zeitmanagement, sollten sich Freelancer und Unternehmer nicht scheuen, neue Methoden auch in der gemeinsamen Arbeit anzuwenden. Noch viel zu häufig sind ihre Projeke mit zeitfressenden Absprachen und Korrekturschleifen gespickt, die man einfach umgehen könnte. Diese drei Prozesse lassen sich besonders leicht verschlanken:
- Akquise: Unternehmer und Freelancer sollten schleunigst auf die kleinteilige und zeitintensive Einzelansprache verzichten. Online-Marktplätze wie Fiverr verbinden beide unkompliziert miteinander.
- Kommunikation: Beide sollten sich einen schnellen und direkten Kanal suchen, auf dem sie kommunizieren. Einige Online-Marktplätze integrieren die Kommunikationswege bereits; aber auch Business-Chat-Apps sind meist übersichtlich und direkt.
- Briefing: Klare Absprachen sind unerlässlich! Kern einer guten Zusammenarbeit sind immer das Briefing und Rebriefing. Haben Unternehmer und Freelancer schon Erfahrung in Auftragsarbeiten, werden sie beides nicht mehr missen wollen.