Die Zähmung der Bücher
Am Anfang regiert das Chaos. Und das ist auch ganz normal. Doch wer ein Unternehmen gründet, kommt nicht umhin, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Denn wenn die ausufernde Zettelwirtschaft zu verlorenen Rechnungen oder einer falschen GuV führt, klopft bald das Finanzamt an – im schlimmsten Fall mit einer saftigen Nachforderung.
Viele Unternehmen holen sich deshalb Hilfe: Der Steuerberater sammelt ein, ordnet, heftet ab, dokumentiert. Praktisch – aber auch teuer. Mit der richtigen Software bekommen sogar Laien ihre Bücher in den Griff. So digitalisieren Gründer Schritt für Schritt ihre Buchführung.
Schritt 1: Das eigene Denken ändern
Veränderung ist nicht immer leicht – aber oftmals notwendig. Das gilt auch bei der Umstellung der analogen Buchhaltung zu einer digitalen Software. Auch wenn der Aufwand am Anfang erst einmal höher ist, kann die Buchhaltung dank Software einfacher und schneller zum Abschluss gebracht werden. Wurden Belege bisher beispielsweise erst einmal gesammelt, können sie jetzt direkt gescannt und ins System hochgeladen werden – potenziell von überall, wo es Internet gibt.
Schritt 2: Belege und Quittungen scannen
Bisher mussten Unmengen an Belegen, Rechnungen und Dokumenten händisch gesammelt und sortiert, dann abgeheftet und so dokumentiert werden. In Zukunft lassen sich Dokumente stattdessen ganz einfach per Scanner oder App digitalisieren. Buchungsprogramme wie lexoffice kategorisieren die Dateien automatisch – damit die Nutzer sie schnell und einfach wiederfinden können. Mate-Einkäufe, Tankbelege oder Rechnungen vom Businesslunch stehen dann innerhalb weniger Augenblicke im Programm zur Verfügung und können gebucht werden.
Schritt 3: Rechnungen und Angebote automatisieren
Die Software vergisst nie. Und das sollten Gründer sich zunutze machen. Wer einmal mühsam alle benötigten Daten im System hinterlegt, kann in der Folge Rechnungen und Angebote automatisiert erstellen. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern minimiert auch die Fehlerquote. Wenn in die Software zusätzlich das Mahnwesen integriert ist, kann ein Kunde direkt aus der Anwendung heraus zur Zahlung aufgefordert werden – das schafft zusätzlichen Überblick und Ordnung in der Buchhaltung.
Schritt 4: Prozesse optimieren
Allein durch die Einführung einer Buchungssoftware verkürzen sich viele Prozesse. Doch die digitale Buchhaltung bietet noch mehr: Auftragsbestätigungen oder Abschreibungen benötigen kaum noch manuellen Aufwand, wenn sie erst einmal im System angelegt wurden. Das hat auch Vorteile, sollte der zuständige Mitarbeiter einmal ausfallen oder im Urlaub sein: Der Bearbeitungsstand ist immer einsehbar und einfache, aber dringend nötige Buchungsvorgänge können auch von ungeschulten Kollegen übernommen werden. Rechnungen, Kundeninfos und andere Daten sind mittels der Volltextsuche immer leicht zu finden.
Schritt 5: Mit einem Steuerberater zusammenarbeiten
Für den buchhalterischen Alltag brauchen Unternehmen keinen Steuerberater mehr. Computern passieren zwar weniger Patzer als Menschen, sie sind aber ebenfalls nicht vollkommen fehlerfrei. Daher sollte ein Experte immer einen letzten Blick auf die Buchhaltung werfen, ehe diese ans Finanzamt geht. So landen nur garantiert fehlerfreie Unterlagen bei den Behörden. Gleichzeitig spart man eine Menge Honorarkosten – und bekommt ganz nebenbei einen besseren Überblick über die Unternehmensfinanzen.