So holen sich Gründer ihr Geld zurück!

Zum Investor nach München, auf die Branchenmesse nach Paris und zur Produktion nach China – Gründer und Unternehmer führen häufig ein Jetset-Leben. Bahntickets, Flüge, Übernachtungen und Verpflegung, das alles geht ins Geld. Was für die Big Player Peanuts sind, kann in die Geldbörsen von Jungunternehmern allerdings schnell ein Loch reißen. Da ist es gut zu wissen, dass ein Teil der Kosten steuerlich geltend gemacht werden kann.

Doch die Reisekostenabrechnung als Selbstständiger unterscheidet sich stark von der Abrechnung als Arbeitnehmer. Während Letztere die Erstattung direkt vom Arbeitgeber erhalten, müssen Selbstständige, Freiberufler oder Existenzgründer Ausgaben für Geschäftsreisen als sogenannte Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Das kann nervenaufreibend und kompliziert sein. Eine Einführung.

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Das finanzamtliche Credo? Nachweisbarkeit!

Steuerlich gesehen gibt es vier verschiedene Formen von Reisekosten:

  • Fahrtkosten,
  • Übernachtungskosten,
  • Verpflegungsmehraufwand und
  • Reisenebenkosten.

Und für alle vier gilt: Sie müssen nachweisbar sein. Wichtig ist also, alle Belege aufzubewahren, etwa die Zugtickets, die Hotelrechnung oder die Restaurantquittung. Außerdem müssen Geschäftsreisende nachweisen, dass es sich um einen beruflichen Trip gehandelt hat. Hier eignen sich beispielsweise der Schriftverkehr mit einem Kunden oder die Dokumentation des Fahrtweges als Belege.

Wichtig: Das Finanzamt prüft die Reisekosten ganz genau, daher sollten private und geschäftliche Reisen so strikt wie nur möglich voneinander getrennt und der Reisezweck dokumentiert werden.

Was ist was? Reisekosten unterscheiden und korrekt abrechnen

Fahrtkosten: Sie fallen an, sobald Reisende einen Firmenwagen nutzen, mit dem Bus, der Bahn, dem Flugzeug oder gar einem Schiff unterwegs sind. Auch Taxifahrten oder ein Mietwagen können unter Fahrtkosten subsumiert werden. Als Nachweis können Tickets und Rechnungen fungieren.

Schwieriger gestaltet sich unter Umständen die Nutzung eines privaten Fahrzeugs für betriebliche Zwecke. Entweder geben Gründer die Kilometerpauschale von 30 Cent in der Steuererklärung an oder rechnen mit einem individuellen Kilometersatz, der sich aus den konkreten Kosten zusammensetzt – also zum Beispiel Tankkosten, Versicherungen et cetera. Für Motorräder, E-Bikes mit einer Höchstgeschwindigkeit über 25 Stundenkilometern und Roller gilt allerdings eine Pauschale von 25 Cent.

Besteht Umsatzsteuerpflicht, können Gründer sich die ausgewiesene Umsatzsteuer zurückholen und die Nettobeträge als Betriebsausgabe absetzen. Besteht keine solche Pflicht, dann können die Bruttobeträge angegeben werden.

Übernachtungskosten: Hotel und Co. sind im Vergleich zu den anderen Reisekosten relativ unkompliziert steuerlich geltend zu machen. Für Selbstständige gelten keine Pauschalen, sondern maßgeblich ist immer der tatsächliche finanzielle Aufwand. Direkt vorsteuerabzugsfähig sind sieben Prozent.

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Verpflegungsmehraufwand: Dieses umständliche Wort beschreibt eine einfache Tatsache – Reisende geben mehr Geld für Essen aus als Daheimgebliebene. Damit es nicht zu simpel wird, unterscheidet das Steuerrecht zwischen Inlands- und Auslandspauschale:

  • Im Inland können pro Tag 24 Euro steuerlich geltend gemacht werden, für den An- und Abreisetag lediglich zwölf Euro. Kurze Auswärtstätigkeiten von unter acht Stunden sind hingegen steuerlich nicht relevant. Bei eintägigen Reisen zwischen acht und 24 Stunden gilt ebenfalls die Zwölf-Euro-Pauschale.
  • Im Ausland gelten landes- und ortsabhängige Pauschalen. Diese können beim Bundesfinanzministerium eingesehen werden.

Aber Achtung! Abzüge lauern bei der Verpflegungspauschale überall. Ist beispielsweise das Frühstück im Hotelzimmerpreis inbegriffen, sind 20 Prozent von der jeweiligen Pauschale abzuziehen, bei Mittagessen sogar 40 Prozent. Auch Geschäftsessen, inkludierte Buffets auf Weiterbildungen oder Konferenzen und private Einladungen eines Geschäftspartners mindern die Pauschale.

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Reisenebenkosten: Alle Aufwendungen, die weder Fahrt- oder Übernachtungskosten noch ein Verpflegungsmehraufwand sind, fasst das Finanzamt unter Nebenkosten zusammen. Eine Vielzahl an Posten können hierunter fallen – etwa das WLAN im Hotel, Park- oder Mautgebühren, eine Gepäckversicherung oder Geschäftstelefonate. Private Vergnügungen wie ein Bier aus der Minibar sind hingegen keine Reisenebenkosten und können dementsprechend auch nicht steuerlich abgesetzt werden.

Die Krux: Oftmals fehlt es an Belegen. Diese können durch einen sogenannten Eigenbeleg ersetzt werden, der mindestens Ort, Datum, Reisezweck und die Höhe der Kosten enthalten muss. Wer viel unterwegs ist, kann auch einen täglichen Durchschnittsbetrag ansetzen. Dazu werden über einen Zeitraum von drei Monaten alle Kosten gesammelt und zusammengerechnet.

Aber auch hier gilt es, private und betriebliche Ausgaben strikt zu trennen und den Reisezweck genau zu dokumentieren!

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Artikelbild: EyeEm