Mit einem Gläschen Wein in der Hand, beschienen vom Sonnenuntergang auf der Dachterrasse lässt es sich doch wesentlich angenehmer arbeiten – und erst recht networken! Doch nicht nur die Geschäftsbeziehungen und Kontakte, die auf diese Weise gepflegt und aufgebaut werden, machen den Reiz von Netzwerk-Events aus. Es sind die Gespräche, die neuen Eindrücke, das bunte Treiben, die eine aufregende Abwechslung zum alltäglichen Arbeitsleben bieten.
Ganz möchte die Business-Welt während der Coronakrise nicht auf solche Get-togethers verzichten – muss sie auch nicht! Virtuelle Veranstaltungen erleben jetzt einen enormen Schub, der sie auch langfristig etabliert. Aber wie können bereits geplante und neue Eventformate in den digitalen Raum transformiert werden? Mit einer gesunden Mischung aus der Einstellung, Kommunikation und Fokus.
Von IRL zu Internet-basiert: In 5 Schritten zum digitalen Event
#1 Segel setzen und neuen Kurs aufnehmen
Trotz der Hürden, die auf dem Weg zu dieser monumentalen Veränderung zu überwinden sind, gibt es jetzt die Gelegenheit, etwas Besonderes zu schaffen. Live-Streaming- und Konferenz-Werkzeuge sind verfügbarer als je zuvor, und Online-Veranstaltungen in der Produktion weitaus erschwinglicher. Es gibt auch keinen Hinweis darauf, dass der Wandel von offline zu online ein vorübergehender Trend ist.
Ganz im Gegenteil: Viele Unternehmen wollen den neuen Standard halten und auch in Bezug auf die Umweltschonung umdenken. Vor allem in der Informationsvermittlung bieten Online-Events eine echte Alternative, womit sie für den B2C-Bereich prädestiniert sind.
Wer sich auf die Gegebenheiten einlässt, darf sich jetzt nicht von der Menge an Herausforderungen überwältigen lassen. Ein erster Schritt ist das Clustern von Prioritäten, die immer wieder nach Bedarf neu gesetzt und angepasst werden sollten. Freie Bahn also für völlig neue Teams, Strukturen, Workflows oder gar Abteilungen, denn: Ungewöhnliche Zeiten verlangen frische Denkweisen.
#2 Am Anfang war der Fokus
Bei bereits geplanten Events sollte zu Beginn festgelegt werden, welche Parts der Veranstaltung am besten in ein virtuelles Format übersetzt werden können und welche Mitarbeiter für die Durchführung benötigt werden.
Doch Ideenfindung und Kommunikation für eine größere Gruppe zu öffnen, kann zu Ablenkung führen. Um das Ziel in einem breit aufgestellten Team nicht aus den Augen zu verlieren, muss keine detailgenaue Information an jedes Teammitglied gehen. Frei nach dem Need-to-know-Prinzip sollten Projektleiter den richtigen Zeitpunkt für eine offene Zusammenarbeit oder genaue Richtlinien festlegen, um Interessenskonflikte zu vermeiden.
#3 Mehr als ein Abend vor dem TV
Das Streaming von Inhalten ist einfach, gleicht aber schnell einem Fernsehabend, bei dem Teilnehmer nicht miteinander interagieren können. Wenn das Stöbern an Ständen und das Schlendern durch verschiedene Ausstellungsräume analog gerade nicht möglich ist – dann sollte es digital trotzdem erlebbar sein! Zugegeben, es bedarf einer weitreichenden technischen Ausstattung, möglich ist aber alles. Diskussionen in Echtzeit, Zugang zu Live-Demos oder zielgerichtete Moderationen von Experten in verschiedenen virtuellen Räumen bieten Besuchern die Möglichkeit, sich auf eine Art und Weise mit den Inhalten zu beschäftigen, die aktiver ist als das Ansehen eines Videos und weniger formell als ein geplantes Meeting.
Wer ein Online-Event veranstalten möchte, sollte deshalb zu Beginn zunächst einen Prototyp erstellen, um Zeit zu haben, diesen zu verfeinern. Regelmäßige Tests zeigen, wo es in den Abläufen noch hakt und bieten schlussendlich dem Kunden ein stabileres Endprodukt. Die Details machen den Unterschied.
Auch Social Media eignet sich hervorragend für die Interaktion mit den Teilnehmenden. Instagram und Facebook Storys können gemeinsam genutzt werden und ein Element der bidirektionalen Live-Interaktion bilden, um interaktive Aktivitäten wie Wettbewerbe, Umfragen oder Fragen und Antworten einzubauen.
#4 Und Action! Das Team auf eine Live-Übertragung vorbereiten
Einen Blick hinter die Bühne erhaschen, schauen, was der Nebenmann so macht und uh, ist das dahinten ein Buffet? Events bieten so eine Vielzahl an Eindrücken, dass es auch abseits von Hauptbühnen und Acts viel zu sehen gibt.
Online ist das anders: Die Kamera, und somit auch das Publikum, sieht nur den einen Ausschnitt, der im Fokus steht. Daher ist die Detailgenauigkeit dessen, was sich in diesem Bereich abspielt, umso wichtiger. Wie soll das Set auf die Zuschauer wirken und demnach ausgestattet werden?
Analog wie digital gilt: Ein Format, bei dem mehrere Personen miteinander sprechen, sorgt für spannendere Diskussionen. Online ist die Aufmerksamkeitsspanne jedoch kürzer, wodurch sich komprimierte Formate anbieten.
Auch auf Vortragende kommen neue Herausforderungen zu: Auf einer Bühne vor der Kamera in den leeren Saal zu sprechen, ist etwas ganz anderes als vor einem Live-Publikum zu präsentieren. Speaker, die ein analoges Auditorium gewohnt sind, befinden sich jetzt in einem Feedback-Vakuum, das verunsichern kann. Um das zu umgehen, sollten sie schon vor dem Auftritt einen Eindruck bekommen, wie Set und Gesamterlebnis für die Zuschauer aussehen werden, um ihre Präsenz daran anzupassen.
Außerdem sollten Speaker bereits im Vorfeld vor der Kamera proben und sich während der Präsentation sehen können, um sich auch ohne sichtbares Publikum pudelwohl zu fühlen – denn das überträgt sich auf die Teilnehmenden.
#5 Interne und externe Partner up to date halten!
Ein analog geplantes Event muss jetzt digital stattfinden? Das können die meisten Partner nachvollziehen – wenn sie proaktiv darüber informiert werden. Denn es gibt kaum etwas schädigenderes für eine Geschäftsbeziehung, als solch eine Information aus zweiter Hand zu erfahren. Deswegen: Direkt und offen mit Sponsoren, Partnern und Kunden über die neuen Pläne kommunizieren.
Aber wie können bestehende Partner Teil eines neu gedachten Formats werden? Ganz einfach: Die Kollegen, die sonst die Ausstellungsstände bauen, verlagern ihre Arbeit möglicherweise auf den Bau von Studios, in denen Sitzungen gefilmt werden. Übersetzungsdienste können die benötigte Untertitelung für ein internationales Publikum beisteuern, statt vor Ort zu dolmetschen. Auch Partner, die Formate sonst für Seh- und Hörgeschädigte zugänglich machen, können diese in digitaler Form weiterhin einfließen lassen.
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Und schließlich sollte auch an das eigene Vertriebsteam gedacht werden. Analoge Events waren eine wichtige Gelegenheit, neue Leads zu gewinnen, mit bestehenden Kunden in Kontakt zu treten und spannende Geschäfte abzuschließen. Aber was nun? Es ist wichtig, das Team auf dem Laufenden zu halten, damit es entsprechend planen kann.
Ob Briefings oder Updates auf internen Kanälen, Dias oder Renderings, die bereits zeigen, wie die Veranstaltung aussehen wird, oder gar die Möglichkeit, das Event im Vorfeld auszuprobieren – das Sales-Team muss das Produkt kennen, das es verkaufen soll.
Ein starker Spielplan hilft dabei, eine analoge Veranstaltungsstrategie in eine virtuelle zu überführen. Jetzt ist weltweit der Funke übergesprungen, sich auf diesem Gebiet so richtig auszutoben. Was aus der Notwendigkeit heraus entstand, hat das Potenzial, eine ganze Branche dauerhaft zu verändern.