Onboarding Checkliste

Um grundlegende Themen und Fragestellungen zur richtigen Einarbeitung von Mitarbeitern in Startups ging es in der Reihe „Onboarding in Startups“ der vergangenen Wochen. Zusammenfassend gibt es heute sechs Dinge, die man im Startup braucht, um ein gutes Onboarding aufsetzen zu können.

Die Onboarding-Checkliste für Startups

„Kommt nicht morgen dieser neue Kollege? Weißt du, was er eigentlich genau machen soll, am ersten Tag und generell? Wo soll er sitzen und haben wir noch ein Laptop für ihn übrig? Wer erklärt ihm alles und kümmert sich um ihn?“ – alles Fragen, die dem ein oder anderen Startup-Mitarbeiter bekannt vorkommen dürften. Um sich vorzustellen, wie der erste Tag des neuen Teammitglieds in diesem Fall aussieht, braucht man nicht allzu viel Fantasie:

Höchstwahrscheinlich blickt der neue Kollege erst einmal in leicht verwunderte und ratlose Gesichter, die über sein Kommen nicht richtig informiert wurden. Kurz darauf wird dann ein Tisch hektisch freigeräumt, Kollegen bieten hilfsbereit, aber doch leicht unkoordiniert ihre Hilfe und Kaffee an und sind dann sichtlich dankbar, wenn der „Neue“ erstmal mit Papierkram beschäftigt wird. Um solche Situationen zu vermeiden, bietet sich eine Abarbeitung der „Onboarding-Checkliste“ an.

1. Onboarding-Beauftragter: Jemand muss das Ganze in die Hand nehmen und sich intensiv mit dem Thema Onboarding auseinandersetzen, damit Punkt 2 möglich wird.

2. Prozess: Um den kommt man selbst in kleinen Unternehmen nicht herum. Schließlich sollte das Ziel sein, dass im Zweifelsfall jeder im Unternehmen das Onboarding steuern könnte, wenn der Hauptverantwortliche mal nicht da ist. Im Prozess sollte Folgendes festgelegt sein:

– Was passiert vor, an und nach Tag eins des neuen Mitarbeiters?

– Wer kümmert sich darum, dass das alles passiert?

Sehr zu empfehlen ist eine Checkliste über alle wichtigen Prozessschritte & einzusammelnden Dokumente!

3. Dokumentation: ist mal wieder alles. Damit der neue Mitarbeiter keine Vollzeitbetreuung braucht und sich selbstständig einlesen kann, müssen Infos dokumentiert sein. Zu den wichtigsten Hard-Facts, die ein „Neuer“ kennen sollte, gehören:

– Unternehmensspezifische Hard-Facts, die für alle Mitarbeiter relevant sind: Struktur und Strategie, Kernprozesse, Infrastruktur und Organisatorisches

– Rollenspezifische Hard-Facts, die für die jeweilige Position wichtig sind: Tools, Prozesse innerhalb des jeweiligen TeamsWo die Informationen dokumentiert sind, ist letztlich zweitrangig!

Hauptsache, die einzelnen Wissensinseln lassen sich in einem Onboarding-Meta-Dokument gekonnt verbinden!

4. Kultur: Wenn die noch nicht da ist, die Unternehmenswerte noch nie definiert wurden, wird es an dieser Stelle zugegeben schwierig. Ein pragmatischer und startup-tauglicher Plan B um einem neuen Teammitglied die „Soft-Facts“ (Werte und Kultur) des Unternehmens näher zu bringen, wäre ein gemeinsames Mittagessen oder Kickern.Ideal wäre ein „Cultural Onboarding“ in Form einer Präsentation oder Schulung.

5. Mentor: der nicht der fachliche Ansprechpartner ist. Idealerweise kennt der „Neue“ seinen Mentor schon vor Start und hat dann direkt einen Anlaufpunkt für alle Fragen, die er dem fachlichen Ansprechpartner nicht stellen mag (die aber oft maßgeblich über’s Wohlfühlen entscheiden)

6. Erwartungsgespräch: Nur wenn beide Seiten die Erwartungen des jeweils anderen kennen, stehen die Chancen für eine super Zusammenarbeit wirklich gut.

Natürlich kann selbst jetzt noch Einiges schiefgehen. Ein Szenario wie oben beschrieben sollte damit aber der Vergangenheit angehören. Beim Verfeinern und Verbessern des Prozesse hilft es sehr, den neuen Mitarbeiter nach zwei bis drei Wochen einfach mal nach Feedback zur Einarbeitung zu fragen. Er kennt den Prozess nun aus erster Hand und sieht oft noch Dinge und Lücken, die bestehende Teammitglieder gar nicht mehr auf dem Schirm haben oder als selbstverständlich ansehen, „weil man das halt weiß“.

Bildmaterial: clarita