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Office Manager (m/w/d)

Ada Health GmbH

Berlin

Operations Sonstige

Frühestmöglicher Eintrittstermin: November 2018

Anstellungsverhältnis: Vollzeit

Berufserfahrung: Mit Berufserfahrung


Ada Health wurde 2011 von Ärzten, Wissenschaftlern und Softwareentwicklern gegründet und ist eine KI-gestützte Gesundheitsplattform, die Millionen Menschen auf der ganzen Welt hilft, ihre Gesundheit besser zu verstehen und zu managen, sowie passende nächste Schritte für die richtige Behandlung zu finden. Das Ziel von Ada Health ist es, die Zukunft der personalisierten Gesundheitsversorgung für jeden Menschen zugänglich zu machen.

Unsere hoch entwickelte Technologie wird in der klinischen Entscheidungsfindung eingesetzt und ermöglicht es Krankenkassen und Gesundheitsdienstleistern, eine qualitativ hochwertige und effektive Gesundheitsversorgung anzubieten. Die App Ada wurde 2016 weltweit gelauncht und ist in über 130 Ländern die Nummer 1 der medizinischen Apps. Wir sind 120 Mitarbeiter in Berlin, London und USA.

Wir suchen eine/n engagierte/n Office Manager (m/w/x) für unser Büro in Berlin-Kreuzberg, in dem du unser Team bei allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützt und dabei hilfst, effiziente Strukturen in unserem Office aufzubauen.

Deine Aufgaben

  • Du sorgst maßgeblich dafür, dass Ada Health der Lieblingsarbeitsplatz für alle unsere Mitarbeiter ist und bleibt und auch Bewerber und Partner genau das empfinden
  • Du sorgst proaktiv für das Wohl unserer Mitarbeiter, damit sie möglichst stressfrei durch den Arbeitsalltag kommen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können
  • Du bist das freundliche Gesicht an unserem Empfang, koordinierst hier Besucher und Kunden
  • Du bereitest Meetings vor und kümmerst Dich um die Meetingräume
  • Du begeistert das Team mit der Planung und Durchführung von internen und externen Firmenevents
  • Du unterstützt unser People Team bei anfallenden administrativen Tätigkeiten sowie beim Onboarding der neuen Mitarbeiter und stellst sicher, dass sie einen reibungslosen und angenehmen Start erleben
  • Du stellst sicher, dass unser Büro jederzeit einen exzellenten Eindruck macht und koordinierst die Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
  • Du verantwortest und gestaltest das gesamte Office Management, hast Ideen zu Prozessoptimierungen
  • Neben der Verantwortung der zielgenauen Zuteilung der Ein- und Ausgangspost bist du für das Dienstleister- und Lieferantenmanagement zuständig und verhandelst eigenständig die besten Konditionen
  • Du unterstützt bei vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben sowie beim Reise- und Expense-Management
  • Du stellst die Sicherheit im Büro in Bezug auf die entsprechende Ausführung von Arbeitsschutzrichtlinien u. ä. sicher

Diese Vollzeitposition ist Teil unseres People & Workplace Teams und du berichtest an den Director of People & Workplace.

Dein Profil

  • Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder Hotellerie
  • Exzellente kommunikative und interpersonelle Fähigkeiten, Offenheit für ein internationales Team
  • Ausgeprägte Servicementalität: Du hast Spaß daran, anderen zu helfen
  • Du arbeitest selbstständig, kannst sehr gut priorisieren und bist dabei strukturiert und zuverlässig
  • Du hast eine Hands-on Mentalität und sehr gutes organisatorisches Talent
  • Du fühlst Dich wohl in einem wachsenden, schnelllebigen Umfeld
  • Du bist ausgeglichen und hast Spaß am Organisieren und Koordinieren
  • Du arbeitest gerne im Team, bist serviceorientiert und loyal
  • Du behältst in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, handelst stets souverän und findest die optimale Lösung für die entsprechende Situation
  • Du verfügst über exzellente PC-Kenntnisse und ein routinierter Umgang mit dem Internet ist für dich selbstverständlich
  • Du hast ein ausgeprägtes Interesse für die Digital- und Internetwirtschaft
  • Du verfügst über ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir anbieten

  • Die Möglichkeit mit einem hoch motivierten und vielfaltigen Team für eines der aufregendsten Gesundheitsstartups in Europa zu arbeiten
  • Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket an
  • Ermäßigte Mitgliedschaft in Hunderten von Gesundheits- und Sporteinrichtungen in ganz Berlin
  • Arbeit in einem sonnigen Loft-Büro im Berliner Start-up-Hotspot Kreuzberg
  • Lebendige und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Kommunikationswegen
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