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Office Manager / Büroleiter (m/w)

Freshdesk

Berlin

Business Development HR Operations

Beginn: Juli 2016

Anstellungsverhältnis: Vollzeit

Berufserfahrung: Berufseinsteiger


Über Freshdesk

Freshdesk wurde im Jahr 2010 gegründet und ist der führende Anbieter für cloudbasierte Customer-Engagement-Software. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in San Bruno, Kalifornien. Weitere Niederlassungen sind in Deutschland, Großbritannien, Australien und Indien. Mit dem Hauptprodukt ‚Freshdesk‘ ermöglicht das Unternehmen umfassenden Kundensupport für Firmen per E-Mail, Telefon, Internetseiten, Foren und Social-Media. Weitere Freshdesk-Produkte sind Freshservice (eine Lösung für cloudbasierte Sevice-Desks und IT-Service Management) und Hotline (eine In-App-Plattform für ‚Mobile-First‘-Unternehmen). Die Funktionen, die intuitive Benutzeroberfläche und das sogenannte Freemium-Preismodell, haben bereits Teams und Unternehmen unterschiedlichster Größe überzeugt. Freshdesk hat weltweit 80.000 Kunden, darunter 3M, Honda, Bridgestone, Hugo Boss, University of Pennsylvania, Toshiba und Cisco. Freshdesk wird von den weltweit führenden Investoren getragen – Accel Partners, Google Capital und Tiger Global Management.

 

Heute zählt das Unternehmen mehr als 700 engagierte Mitarbeiter/innen weltweit. Die Freshdesk Unternehmenskultur ist geprägt durch eine hohe Dynamik, Vielfalt und Internationalität. Alle Führungskräfte und Mitarbeiter/innen sind angehalten stets unternehmerisch und kundenorientiert zu handeln und Attribute wie Bescheidenheit und Fleiß werden geschätzt.

 

Wir suchen ab sofort

Office Manager / Büroleiter (m/w)

Eine Beschäftigung auf Teilzeitbasis ist möglich.

 

Zur Ergänzung unseres Teams ist Freshdesk auf der Suche nach einem echten Multitasking-Talent. Als Office-Manager / Büroleiter (m/w) trägst Du entscheidend dazu bei, den Operations-Bereich von Freshdesk in Berlin mit aufzubauen, indem Du die lokalen Teammitglieder und das Führungsteam des Unternehmens nach bestem Wissen und Gewissen unterstützt. Als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter/innen wirst Du überall verantwortlich involviert sein, vom täglichen Bürobetrieb über das Personal- und Finanzwesen bishin zu Marketing und Vertrieb. Dies erfordert nicht nur eine große Flexibilität im Denken und Handeln und eine ausgeprägte Multitasking-Fähigkeit, sondern auch Lernbereitschaft und ein oft unkonventionelles Denken, um die tagtäglichen auftretenden Probleme auf eine schnelle und unkomplizierte Art zu lösen. In der beschrieben Position berichtest Du an unseren Geschäftsführer für Kontinentaleuropa und arbeitest in unserem Büro in Berlin.

 

Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten

  • Management von einer Vielzahl an unterschiedlichen täglichen Aufgaben, wie z. B. die Unterstützung des lokalen Management-Teams im Hinblick auf die Organisation von Meetings, Reisen, Veranstaltungen, Präsentationen, Telefon- und Videokonferenzen, Kundenevents etc.
  • Verantwortliche Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von kleineren operativen Projekten wie z. B. der Organisation von internen Veranstaltungen
  • Als Personalanlaufstelle vor Ort stellst Du sicher, dass alle mitarbeiterbezogenen Prozesse, Systeme und Verfahren nach den geltenden Arbeitsgesetzen funktionieren, eingehalten und bei Bedarf angepasst werden; dies betrifft z. B. die Überwachung von Arbeitsabläufen und -zeiten, die Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung bei der Verwaltung von Personal Zu- oder Abgängen, bzgl. Gehaltsangelegenheiten, krankheits-, urlaubsbedingten- und sonstigen Abwesenheiten von Mitarbeiter/innen usw.
  • Einladungsschreiben für internationale Mitarbeiter/innen ausstellen und Zusammenarbeit mit unseren lokalen Rechtspartnern und Behörden, um Arbeitsvisa für kurz- und langfristige Beschäftigungsverhältnisse zu beantragen
  • Koordination der Recruiting- und Einstellungsprozesse für neue Mitarbeiter/innen in enger Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Personalteams, um ein möglichst reibungsloses Auswahlverfahren zu gewährleisten
  • Abstimmung mit dem Vermieter und sonstigen Dienstleistern hinsichtlich aller Büro- und Mietangelegenheiten
  • Überwachung und Bearbeitung eingehender Rechnungen; Erster Kontaktpunkt für das Finanz- und Buchhaltungsteam für alle Steuer- und Compliance-Angelegenheiten und sonstigen regulatorischen Fragen
  • Schaffung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre durch das fortwährende Management aller Büroangelegenheiten und -räumlichkeiten

 

Idealerweise bringst Du folgende Qualifikationen und Kompetenzen bereits mit

  • Abgeschlossenes Studium ist wünschenswert jedoch nicht zwingend erforderlich; idealerweise 1–3+ Jahre relevante Berufserfahrung als Office Manager/in / Büroleiter/in, als Assistenz der Geschäftsleitung oder in ählichen Positionen; Kenntnisse in den Bereichen Finanzen/Personal sind von Vorteil
  • Positive Grundhaltung und ausgeprägte Zeitmanagement-, Organisations- und Multitaskingfähigkeiten; detailorientiert mit exzellenten Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
  • Hohe Teamfähigkeit verbunden mit einem großen Interesse an Startup-Unternehmen und dem Wunsch nach persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung
  • Kundenorientierte Denkhaltung gegenüber Kollegen/innen, Kunden und sonstigen Geschäftspartnern
  • Umfassende Kenntnisse in den gängigen Büroanwendungen einschließlich E-Mail, Word, Excel und PowerPoint
  • Frühere Berufserfahrung in international agierenden Unternehmen ist von Vorteil
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

 

Das kannst Du als Gegenleistung von uns erwarten

  • Eine einmalige Gelegenheit die europäische Präsenz eines schnell wachsenden und weltweit erfolgreichen Startups von Anfang an mit aufzubauen
  • Eine enge Zusammenarbeit mit sympathischen, vielfältigen und interessanten Kollegen/innen in einer flachen Organisationsstruktur sowie ein erfahrenes Führungsteam an Managern/innen und Experten/innen
  • Flexible Arbeitszeiten in bestimmten Positionen und verschiedene Entwicklungsperspektiven in einem internationalen Arbeitsumfeld inklusive einer ein- bis zweiwöchigen Einarbeitungsphase im Ausland
  • Eine authentische Startup-Arbeitsatmosphäre im Herzen von Berlin
  • Regelmäßige Teamevents und -aktivitäten
  • Ein großzügiges Gehaltspaket
  • Beteiligungsoptionen für Mitarbeiter/innen ab einjähriger Unternehmszugehörigkeit
  • 25 Urlaubstage im Jahr
  • Gesunde Snacks und Getränke bei der täglichen Arbeit
  • Zuschuss für ein BVG-Ticket
  • Eine Beschäftigung auf Teilzeitbasis ist grundsätzlich möglich

 

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann bewirb Dich unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen und Deines frühestmöglichen Eintrittsdatums über unser Online-Bewerberportal hier.

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