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Office Manager (m/w) in Teilzeit

The Owners Forum GmbH

Berlin

Sonstige

Beginn: Juli 2015

Anstellungsverhältnis: Teilzeit

Berufserfahrung: Mit Berufserfahrung


Das Owners Forum konzipiert und organisiert von Berlin aus Konferenzen für ein globales Netzwerk führender Familienunternehmen. Dafür ist ein junges, sympathisches und dynamisches Team täglich damit beschäftigt, eine Vielzahl von Aufgaben zu koordinieren, mit Partnern auf der ganzen Welt zu kommunizieren und Herausforderungen zu lösen.

Um diesem Team den Rücken freizuhalten, suchen wir ein motiviertes, freundliches Organisationstalent, das dafür sorgt, dass die Büro-Infrastruktur in Takt ist, Einkäufe und Lagerung rund laufen und unsere Mitarbeiter alles haben, was sie benötigen.

Die Stelle ist als Teilzeitstelle angesetzt (20 Wochenstunden) und zunächst auf 18 Monate befristet. Im Anschluss ist eine Entfristung möglich.
Besetzung der Stelle: ab sofort.


Ihr Profil

  • Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationsgeschick aus
  • Sie verfügen über ausgezeichnete soziale Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und eine hohe 
Dienstleistungsorientierung
  • Ihnen macht es Spaß, die Kollegen im Team zu unterstützen und Ihnen durch Ihren Einsatz 
den Rücken freizuhalten
  • Sie jonglieren gerne eine Vielzahl kleinerer Projekte gleichzeitig und haben dabei die Fähigkeit 
sehr strukturiert zu arbeiten und exzellent zu priorisieren
  • Sie verfügen über sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Word und MS Excel
  • Idealerweise konnten Sie bereits Erfahrung in einer ähnlichen Position sammeln 



Ihre Aufgaben

  • 
Sie halten dem Team den Rücken frei, indem Sie für beste Arbeitsbedingungen im Büro sorgen 
und einen reibungslosen Ablauf aller Office-Prozesse sicherstellen 

  • Sie steuern und optimieren die allgemeine Büroorganisation
  • Sie sind Ansprechpartner/in für unsere Dienstleister
  • Einkauf, Verwaltung und Lagerung von Büromaterial und Ausstattung für die Foren
  • Sie unterstützen Bewerbungsverfahren durch Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, 
Ablage der Bewerbungen, Betreuung der Bewerber usw.
  • Unterstützung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter
  • Infrastruktur für neue Mitarbeiter bereitstellen sowie Einarbeitung in die Büro-Infrastruktur
  • Sie tragen die Verantwortung für die Instandhaltung der Räumlichkeiten und leiten 
selbständig Handlungsbedarf und Lösungsmöglichkeiten ab
  • Verantwortung für Administrative Tätigkeiten, wie z.B. Organisation von Geschenken, Visa, 
Flügen, Carsharing
  • Unterstützung beim Verpacken und Versenden der Foren-Fracht
  • Unterstützung bei der Suche und Organisation nach neuen Büro- und oder Lagerräumen sowie 
bei der Umzugsplanung
  • Empfang von Gästen, Partnern, Bewerbern und Dienstleistern
  • Sie unterstützen die Organisation von Teamevents
  • Sie dokumentieren neu konzipierte Prozesse 



Wir bieten

  • Einen herausfordernden Arbeitsbereich in einem jungen, dynamischen Team
  • Flache Hierarchien und einen starken Zusammenhalt im Team
  • Eigenverantwortliches Arbeiten
  • Kurze Kommunikationswege
  • Attraktive Büroräume in der Mitte Berlins 



Bitte adressieren Sie Ihre Bewerbung an

Frau Hannah Stross / The Owners Forum / bewerbung@ownersforum.de /

Bitte geben Sie der Email folgenden Betreff an: Bewerbung Office Management

Um die Effektivität unserer Ausschreibungskanäle auswerten zu können, bitten wir Sie um Ihre Mithilfe. Bitte teilen Sie uns in Ihrer Bewerbung mit, auf welchem Stellenausschreibungs-Portal Sie unsere Ausschreibung gefunden haben. Die Angaben haben keine Auswirkung auf den Bewerbungsprozess.

Für weitere Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Simon Hügly, HR
E-Mail: sh@ownersforum.de
Phone: +49 30 609895555

Weitere Informationen über das Owners Forum finden Sie unter:
http://www.ownersforum.de/contact/careers

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