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Backoffice Manager / Team Assistent (m/w)

viasto GmbH

Berlin

Finance Operations Sonstige

Frühestmöglicher Eintrittstermin: Mai 2018

Anstellungsverhältnis: Vollzeit

Berufserfahrung: Manager/in ohne Personalverantwortung


Du suchst Verantwortung und abwechslungsreiche Aufgaben in einem netten internationalen Startup? Du bist ein Organisationstalent und hast immer alles im Blick? Du packst Dinge an und findest Lösungen wo andere Probleme sehen?

Dann bist du bei uns genau richtig!

Dein Aufgabengebiet

Office Management

  • Du organisierst unser Office (~25 Personen) und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher
  • Postbearbeitung, allgemeiner Schriftverkehr mit Kunden, Dienstleistern, Partnern
  • Bestellwesen (Büromaterial, Computer, etc.)
  • Bedienung der Telefonzentrale, aber keine Angst: ~10 Anrufe / Tag :-)
  • gelegentliche Terminkoordinierung sowie Reiseplanung, -Buchung und -Abrechnung

Finance & Controlling

  • Management des Rechnungseingangs und -Ausgangs, (vorbereitende) Buchhaltung, Controlling
  • Monatliche Lohnabrechnung sowie gelegentliche Abrechnung von Fördermitteln

 Administration

  • Verantwortung für die (digitale!) Verwaltung unserer Assets (Laptops, Schlüssel etc.) und relevanten Vertragsunterlagen
  • HR-Administration (Verwaltung von Urlaubsbudgets, Krankmeldungen, etc.)
  • Sonstige administrative Unterstützung der Geschäftsführung

Team Assistant

  • Koordination und Vorbereitung von Kundenveranstaltungen und Team-Workshops (z.B. für ein Team-Offsite in Athen)
  • Organisatorisches On- und Offboarding von Mitarbeitern
  • Als unser “Feelgood-Manager” stehst du unserem Team stets als hilfsbereiter Ansprechpartner zur Seite

 Das bringst du mit

  • Das wichtigste zuerst: Du bringst eine positive Einstellung, begegnest jeder neuen Herausforderung mit einem strahlenden Lächeln und bringst ein hervorragend ausgeprägtes Organisationstalent mit. Sowohl der Umgang mit Zahlen sollte dir leicht fallen und auch schriftlich und verbal kannst du (auf deutsch und englisch) professionell kommunizieren
  • Zuverlässigkeit zeichnet dich aus - sowohl was das Einhalten von Versprechen angeht, als auch die gewissenhafte und exakte Erledigung der Dinge. Multitasking ist für dich keine Belastung, sondern es macht dir Spaß verschiedenste Themen erfolgreich zu managen
  • Ein sicherer Umgang mit verschiedenen Online-Diensten, MS-Office / Google Business Suite wird vorausgesetzt, Erfahrung mit Lexoffice / Lexware / Datev, etc. ist von Vorteil
  • Ob du ein BWL-Studium abgeschlossen hast oder eine Ausbildung (z.B. als Bürokauffrau/-mann) abgeschlossen hast ist uns weniger wichtig, auch wenn eine gewisse theoretische Grundlage sicher hilfreich ist. Wichtiger ist uns, dass du zumindest ein Jahr einschlägige Berufserfahrung und das Interesse, dich ständig weiter zu entwickeln mitbringst

Was wir bieten

  • Wir wissen, dass wir eine Menge fordern (hast du beim Lesen gerade auch an eine eierlegenden Wollmilchsau gedacht?) - dafür wollen wir dir aber auch eine Menge bieten
  • Zuerst arbeitest du in einem jungen, internationalen und diversen Team an der Etablierung eines hochinnovativen Produktes mit einem echtem gesellschaftlichen Mehrwert, nämlich der Reduktion von Diskriminierung und den alltäglichen Fehlentscheidungen im Recruiting
  • Du hast einen modernen Arbeitsplatz in einem hellen, brandneuen Office
  • Wir übertragen dir viel Verantwortung, aber auch viel Gestaltungsspielraum und sehr gute Möglichkeiten der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
  • Wir bieten flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten, die Möglichkeit ab und zu Home Office zu machen
  • Eine attraktive Vergütung entsprechend deines Profils und beruflichen Erfahrung und zahlreiche weitere Benefits (BVG-Karte, Drinks & Obst, Team-Events, ein eigenes Weiterbildungsbudget, etc.) runden unser Angebot ab
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