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Management Assistant (m/w/d)

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Frühestmöglicher Eintrittstermin Mai 2019

Wir sind eine Beratung für die digitale Organisation und bringen "New Work" in Unternehmen!

Wir befreien unsere Kunden von alten Arbeitsweisen & Technologien
#OnTheWayToNewWork


Unsere Arbeit

Wir befinden uns mitten im Wandel zu einer digitalen, hoch-kollaborativen Arbeitswelt. Digital Natives strömen in den Arbeitsmarkt und erwarten agiles, selbstbestimmtes Arbeiten, frei von Arbeitsort und -zeit. Der Wandel passiert nicht von allein. Es braucht ein Umdenken und vor allem eine neue Haltung. Eine ‘New Work’ Organisation nutzt agile Arbeitsmethoden und digitale Technologien als Fundament für den erfolgreichen Wandel.

Man findet die Arbeit für unsere Kunden unter den Hashtags: #NewWork #Collaboration #FutureWorkspace #NoOffice #RemoteWork #NoNonsenseMeetings #GSuite #Office365 #Slack #Teams #AI #Endof90iesIT #OnTheWayToNewWork #DigitalTransformation.

Lerne mehr darüber was wir machen auf
unserem Youtube-Channel
unserer Website
unseren Podcasts


Deine Aufgaben

Du unterstützt zwei der Managing Partner von Blackboat und entlastest ihr Team im Tagesgeschäft und bei Sonderaufgaben. Von Berlin aus organisieren wir die Digitalisierung vieler großer und kleiner Unternehmen, konkret wie dort intern zusammengearbeitet wird und schaffen damit den #NewWayOfWork für unsere Kunden.

Zu deinen Aufgaben gehören die vorbereitende Buchhaltung und “den Rücken freihalten”. Du bist verantwortlich für die Organisation von Meetings, Terminen und Firmenevents. Darüber hinaus bist du neben der Reiseorganisation auch für die Reisekostenabrechnungen zuständig.

Proaktivität sowie ausgezeichnete schriftliche und sprachliche Englisch- und Deutschkenntnisse gehört in dieser Position auf jeden Fall dazu. Du arbeitest eng mit dem Führungsteam zusammen und weißt, was Blackboat, unsere Mission und unsere Arbeitskultur ausmacht. Deine Arbeitsweise zeichnet sich durch Integrität, Vertrauen und Belastbarkeit aus. Im Gegensatz zu den anderen Mitarbeitern von Blackboat, welche überwiegend “remote” arbeiten, sind wir auf der Suche nach jemanden, der uns größtenteils in unserem Berliner Büro unterstützt. Mehr über uns und wie wir arbeiten gibt es hier und hier.


Deine Aufgaben

  • Du gehst verantwortungsbewusst mit vertraulichen und sensiblen Informationen um
  • Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung, zusammen mit unserer Steuerberatung
  • Du prüfst den Zahlungsverkehr und die Kreditkartenabrechnungen
  • Du kannst Belege auf Kostenstellen und Sachkonten verbuchen
  • Du unterstützt bei der geschäftlichen Kommunikation
  • Du liest Konzepte und Unterlagen für interne und externe Zwecke korrektur
  • Du hilfst bei der internen Kommunikation und persönlichen Terminen
  • Du organisierst interne und externe Meetings und Events mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern
  • Du behältst Geburtstage der Crewmember im Blick und organisierst auch Mal kurzfristig, dass Erfolge gefeiert werden können
  • Du bist dafür verantwortlich neue Crew-Member in Berlin willkommen zu heißen und stellst sicher, dass sie alles haben, um loszulegen und ein Onboarding zu bekommen
  • Du übernimmst komplexe Reisevorbereitung und -koordinierung für Termine, Workshops und Projekte im In- und Ausland und die dazugehörige Reisekostenabrechnung
  • Du organisierst regelmäßige Crewinterne Learning Sessions

Dein Profil

  • Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit
  • Du weißt, wann es schnell gehen muss und wann ein ruhigerer, diplomatischer Weg angebracht ist
  • Du kannst Prioritäten setzen und mit täglich wechselnden Terminen und Aufgaben umgehen
  • Du hinterfragst oft, um dein Wissen zu vertiefen und stimmst nicht einfach nur zu
  • Du kennst dich mit den aktuellen Kommunikationstools und -formaten aus, freust dich aber auch auf neue Tools und Methoden in digitaler Zusammenarbeit
  • Du hast ein ausgezeichnetes Kommunikationsgeschick und eine hohe soziale Kompetenz
  • Du findest intuitiv den richtigen Ton und die richtigen Worte, um mit einer spezifischen Zielgruppe über deren Bedürfnisse zu kommunizieren
  • Du sprichst Englisch und Deutsch fließend und deine schriftlichen Fähigkeiten sind auf dem gleichen Niveau
  • Du pflegst einen vertrauenswürdigen Umgang und Auftritt beim Umgang mit vertraulichen und persönlichen Informationen
  • Du arbeitest vorausschauend an der Lösung von Problemen und siehst diese frühzeitig kommen
  • Du hast Erfahrung im Umgang mit vielen Projekten und Deadlines
  • Du kannst dich schnell in neue Tools einarbeiten und bist erfahren im Umgang mit Excel/Google Sheets, Präsentationen und dem Erstellen von Entscheidungsvorlagen