So haben Startups die Buchhaltung im Griff
Wer gerade dabei ist, seine Geschäftsidee groß aufzuziehen, hat meistens anderes im Kopf, als sich auch noch um die Buchhaltung zu kümmern. Schließlich bringt ein Startup viele To-dos und Herausforderungen mit sich. Trotz allem ist die „Quick and dirty“-Lösung in puncto Buchführung keine gute Idee – denn Ärger mit dem Finanzamt braucht wirklich kein Gründer.
Für eine gewissenhafte und fehlerfreie Buchhaltung braucht es eine strukturierte interne Organisation. Und das von Anfang an. Deshalb ist für Gründer wichtig, sich frühzeitig mit der Frage zu beschäftigen: Wer behält den Überblick über die Finanzen? Sie können die Buchhaltung selbst erledigen, auslagern oder einen Buchhalter einstellen. Jede dieser Varianten hat Vor- und Nachteile, die genau unter die Lupe genommen werden sollten.
#1 Her damit: die Buchhaltung selbst erledigen
Das Selbststudium der Buchhaltung ist eine Aufgabe, die nicht gerade wenig Zeit in Anspruch nimmt. Auch können Gründer ins Straucheln geraten, wenn sie sich Skills auf diesem unbekannten Terrain selbst aneignen.
Vorteile:
- Keine zusätzlichen Kosten für die Auslagerung
- Guter Überblick über alle Finanzen und Geschäfte
- Aufbau von eigenem Fachwissen
- Alle Daten bleiben im Unternehmen
- Möglichkeit durch Support von günstigen und unkomplizierten Software-Lösungen
Nachteile:
- Nicht zu unterschätzender Mehraufwand
- Zeit- und Kostenaufwand für den Aufbau von eigenem Fachwissen
- Weniger Ressourcen für das eigentliche Kerngeschäft
#2 Weg damit: Buchhaltung extern erledigen lassen
Natürlich gibt es für Gründer auch die Möglichkeit, die Buchhaltung auszulagern und diese beispielsweise von einem Buchhaltungsbüro oder externen Buchhalter erledigen zu lassen. Vor allem in der Anfangsphase kann das extrem entlastend sein, denn so bleibt mehr Zeit für die vielen anderen Aufgaben. Die Pros und Contras dieser Entscheidung im Überblick:
Vorteile:
- Interne Zeitersparnis
- Geringerer Arbeitsaufwand
- Mehr Zeit für das Kerngeschäft
Nachteile:
- Geringere Kostenkontrolle zu Beginn
- Kein permanenter Zugriff auf Daten
- Schlechterer Überblick über die eigenen Finanzen
- Blindes Vertrauen in den Buchhalter oder externen Dienstleister notwendig
- Recht hohe Kosten für den Steuerberater bzw. Buchhalter
#3 Einstellen oder outsourcen? Ein Profi muss her
Wer sich in den Bereich der Buchhaltung nicht selbst einarbeiten möchte, hat zwei weitere Optionen: eine Fachkraft einstellen oder die Skills extern einkaufen. Vor allem wenn das Unternehmen noch jung und das Budget entsprechend knapp berechnet ist, empfiehlt es sich eher, den Bereich auszulagern als eine Fachkraft dafür einzustellen. Diese Vorteile bieten die jeweiligen Optionen:
Auslagerung der Buchhaltung an externen Dienstleister:
- Keine Kosten für das Recruiting eines Buchhalters
- Keine Kosten für Fortbildungen
- Keine Ausgaben für Bürofläche und -equipment sowie Hard- und Software
- Bessere Kostenkontrolle durch Pakete zu monatlichen Fixpreisen
Aufbau einer internen Buchhaltungsunit:
- Hoher Aufwand für das Recruiting
- Zeitintensiv und kontinuierlich hohe Kosten
- Zusätzliche Personalkosten bei Krankheitsausfällen oder für Fortbildungen
- Anschaffungs- und Reparaturkosten für Software, Hardware und Büroequipment
- Geringerer Koordinations- und Kommunikationsaufwand als über Dienstleister
- (Sensible) Daten bleiben im Unternehmen
- Einfach bedienbare Buchhaltungslösung als zusätzliche Unterstützung
Buchhaltung selber machen – ja oder nein?
Wenn zu Beginn der Gründung noch wenige Rechnungen, Belege und Co. anfallen, können Startups ihre Buchhaltung noch selbst erledigen. Das bedeutet gerade kurz nach der Gründung nicht nur eine enorme Kostenersparnis, sondern ist auch relevant, um sich Grundkenntnisse in diesem Bereich anzueignen, und die eigenen Finanzen im Blick zu haben. So kann man später wesentlich besser nachvollziehen, was der Profi macht und wie es finanziell um das eigene Startup bestellt ist. Als längerfristige Lösung bietet sich dann allerdings das Outsourcing der Buchhaltung mit einer transparenten Budgetplanung an. So sparen Gründer wertvolle Zeit, die sie stattdessen in die Unternehmensführung und in das Unternehmenswachstum investieren können. Bei genügend Stabilität und Umsatz lohnt sich dann möglicherweise eine eigene Buchhaltungsabteilung.