Das Telefon klingelt, der Kollege klopft an der Tür, ein kurzfristiges Meeting steht an – so schnell ist der Tagesplan, den man sich am Morgen sogfältig zurecht gelegt hatte, wieder überfällig. Zeitmanagement lautet das Stichwort. Doch das Wissen darum allein genügt nicht. Welche Methode ist die richtige? Wie lässt sich tatsächlich effizienter arbeiten? Diese fünf Modelle bieten spannende Ansätze.
1. Getting Things Done (GTD)
Idee:
Die Selbstmanagement-Methode von David Allen sieht vor, mithilfe eines Fünf-Phasen-Plans einerseits die Produktivität zu steigern und andererseits im gleichen Zug den Stresspegel zu senken. Die GTD-Methode schreibt – im Unterschied zu vielen anderen Methoden – keine detaillierten Tagesabläufe oder bestimmte Priorisierungen vor, sondern ist eher anwendungsorientiert und praxisbezogen aufgebaut.
Umsetzung:
Informationen sammeln
Im ersten Schritt wird der gesamte Input, mit dem man über den Tag hinweg konfrontiert wird, gesammelt, notiert und an einem Ort aufbewahrt. Dazu wird nicht nur das Email-Postfach überprüft, sondern auch die Mailbox abgehört, schnell getätigte Notizen gebündelt und die gespeicherten Posts in den Sozialen Netzwerken durchgegangen. Sobald alle Informationen vorliegen, werden sie entweder handschriftlich oder elektronisch zusammengetragen und an einem einzigen Ort abgespeichert.
Verarbeiten
Im zweiten Schritt gilt es, die gesammelten Punkte nacheinander durchzugehen und zu entscheiden, was mit dem notierten Punkt, also der Aussage, Idee oder Aufgabe, passieren soll. Orientierung bieten dabei drei Fragen zu Einordnung und Entscheidung: Was ist es – ein Ziel, ein Termin, eine konkrete Aufgabe? Ist für diesen Punkt eine Aktion erforderlich? Wenn ja, dann geht es im nächsten Schritt weiter, indem die Aufgaben konkretisiert und in einem kurzen Satz formuliert werden. Zum Beispiel könnte diese lauten: „Steuerberater anrufen“. Lautet die Antwort nein, wird der Punkt entweder entsorgt oder als Inspiration oder Referenzmaterial archiviert.
Organisieren
Im nächsten Schritt rät Allen dazu, die ausformulierten Aufgaben nicht nur in eine einzige Aufgabenliste zu übertragen und thematisch zu vermischen, sondern mehrere kontextbezogene Listen zu erstellen. So könnte es beispielsweise eine Liste für Besorgungen geben, eine für Telefonate und eine andere wiederum für Meetings.
Durchsehen
Zeit- und Selbstmanagement sind andauernde Prozesse, die nicht mit einem Mal Ordnung schaffen abgehakt sind. Daher gilt es, die Känäle, über die kontinuierlich neuer Input eingeht, regelmäßig zu überprüfen, den Input zu sammeln und wieder Schritt für Schritt zu organisieren – beispielsweise in einem wöchentlichen Rhythmus.
Erledigen
Nach dem Ordnen und Organisieren folgt nun der wichtigste Schritt: das Erledigen. Je nach Zeit und Ort wird eine der Kontext-Listen ausgewählt und die Aufgaben nacheinander abgearbeitet. Ist man Zuhause, wählt man zum Beispiel die Liste mit den Besorgungen, im Büro hingegen sind Meetings oder Telefonate wichtiger.
2. Die Not-To-Do-Liste
Idee:
Schnell neigt man dazu, die tägliche To-Do-Liste bis zum Anschlag mit Aufgaben zu füllen. Meist sind jedoch nicht alle machbar. Wenn am Ende des Tages nicht einmal die Hälfte der vorgenommen Aufgaben abgehakt werden kann, ist das noch weniger zufriedenstellend. Die hohe Kunst des Zeitmanagements ist, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und die Aufgaben je nach Kapazitäten richtig zu priorisieren. Die Not-To-Do-Liste – der Gegenspieler der To-Do-Liste – kann dabei behilflich sein.
Umsetzung:
Auf die Not-To-Do-Liste kommen all jene Aufgaben, die man an dem Tag ganz sicher nicht erledigen kann und will – oder idealerweise an jemand anderen delegieren kann. So lassen sich unangenehme Zeitfresser rechtzeitig ausschalten. Die Not-To-Do-Liste kann die To-Do-Liste komplett ersetzen oder auch nur ergänzen.
3. Salami-Taktik
Idee:
Diese Zeitmanagement-Methode nimmt mit ihrem Namen metaphorisch Bezug auf eine Salami, die zuerst in mehrere kleine Stücke geschnitten wird, bevor man sie isst. Das gleiche Prinzip lässt sich auch auf Aufgaben übertragen.
Umsetzung:
Teilt man eine auf den ersten Blick zu komplex erscheinende Aufgabe in mehrere kleine Teilschritte, verliert sie an Komplexität. Gelingt die Umsetzung der Salamitaktik, wird einem nicht nur die Hemmschwelle genommen, mit der Aufgabe anzufangen – auch die Motivation steigt. Denn dank der Teilschritte lassen sich mit den Zwischenergebnissen schneller Erfolge erzielen, anstatt lediglich einem großen Endresultat entgegenzufiebern.
4. ABC-Methode
Idee:
Welche Aufgaben sind die Arbeit eigentlich wirklich wert, die man investiert? Diese Frage ist mit die Wichtigste im Zeitmanagement, denn mit der „Einfach mal machen“-Mentalität kommt man beim Vorhaben, die Effizienz zu steigern, schnell an seine Grenzen. Effizientes Zeitmanagement erfordert die richtige Priorisierung, die man nur durch eine kontinuierliche Analyse der Input- und Output-Verhältnisse der einzelnen Aufgaben erreichen kann.
Umsetzung:
Die ABC-Methode unterscheidet zwischen drei Aufgabentypen. Erstens: Den sehr wichtigen A-Aufgaben, die zu 65 Prozent am Output beteiligt sind, aber nur 15 Prozent der Zeit kosten. Da ihr Input den höchsten Output liefert, sollten diese Aufgaben meist von einem persönlich erledigt werden. Zweitens: Den wichtigen B-Aufgaben, die einen Output von 20 Prozent liefern, aber nur 20 Prozent der Zeit kosten. Diese Aufgaben können zum Teil an jemand anderen delegiert werden. Und drittens: Den weniger wichtigen C-Aufgaben, die nur 15 Prozent des Outputs ausmachen, allerdings 65 Prozent der eigenen Zeit kosten. Diese sollten, wenn möglich, an andere delegiert werden.
Demnach sollte den A-Aufgaben gegenüber den B-und C-Aufgaben die höchste Priorität und das größte Zeitfenster am Tag eingeräumt werden. In den meisten Fällen wird es sich finanziell lohnen, B- und C-Aufgaben weitestgehend abzugeben, da so mehr Zeit für A-Aufgaben bleibt, die wiederum mehr Output, also auch finanziellen Ertrag liefern.
5. Die A-L-P-E-N-Methode
Idee:
Die A-L-P-E-N-Methode hat nichts mit Gebirgen zu tun, sondern beschreibt eine bestimmte Art und Weise, einen Tagesplan zu erstellen. Diese Methode kann gleich am Morgen angewandt werden und kostet nur wenige Minuten. Zu berücksichtigen sind dabei fünf Schritte.
Umsetzung:
A = Aufgaben
Im ersten Schritt werden alle Aufgaben notiert, die zu erledigen sind. Dabei ist keine Rücksicht zu nehmen auf Fristen, Ausrichtung oder Dauer der Aufgaben.
L = Länge der Aufgaben
Im zweiten Schritt wird es konkreter. Jetzt werden alle Aufgaben aus dem ersten Schritt mit einer geschätzten Dauer versehen, die für die Aufgaben eingeplant werden sollten. Schätzungs-Ungenauigkeiten werden sich bei den nächsten Anwendungen der A-L-P-E-N-Methode legen.
P = Pufferzeiten
Kaum ein Arbeitstag verläuft nach Plan, denn meist machen einem kurzfristig eingehende Aufgaben, Termine oder Telefonate einen Strich durch die Rechnung. Daher sei geraten, 40 Prozent des Arbeitstags als Pufferzeit einzuplanen – an einem Acht-Stunden-Arbeitstag wären demnach drei Stunden als Puffer einzurechnen.
E = Entscheidungen
Nachdem der Zeitrahmen der Aufgaben ungefähr definiert wurde, steht die Entscheidung an: Welche der Aufgaben haben die höchste Priorität und welche können delegiert werden? Hierbei kann auch die ABC-Methode, die im vorigen Abschnitt beschrieben wurde, angewandt werden.
N = Nachkontrolle
Im letzten Schritt werden die Notizen in einen Wochenplan eingetragen und die Tage strukturiert. Die Aufgaben mit der höchsten Priorität werden dabei für den ersten Teil des Tages eingeplant, die weniger wichtigen Aufgaben folgen im Anschluss. Sollte es bestimmte Tageszeiten geben, in denen beispielsweise das Telefon häufiger klingelt oder auch mehr Kundschaft vorbeikommt, sind diese in der Aufgabenplanung zu berücksichtigen. Die Aufgaben mit dem größten Output erfordern Ruhe und Zeit.