Bei dem Internen Kontrollsystem (IKS) handelt es sich um ein Verfahren, welches alle Gesellschaftsorgane, worunter der Aufsichtsrat, Verwaltungsrat und die Geschäftsführung zählen, umschließt. So wird eine ordnungsmäßige und effiziente Geschäftsführung garantiert.
Die Bezeichnung Internes Kontrollsystem (IKS) oder der englische Begriff Internal audit system ist ein Teilsystem eines Überwachungssystems eines Unternehmens, welche die gesamten Mechanismen kontrolliert. Die internen Kontrollen durch das IKS können den jeweiligen Arbeitsabläufen vor-, gleich- oder nachgeschaltet sein.
Die Kontrolle und Vorschriften des IKS
Das interne Kontrollsystem ist ein Teilsystem des Systems zur Überwachung einer Unternehmung, dass die Gesamtheit der Mechanismen zur Kontrolle enthält. Es ist zuständig für die Sicherung der Vermögenswerte, und für das Verhindern und Aufdecken von strafbaren Handlungen und Fehlern, für korrekte und vollständige Aufzeichnungen des Rechnungswesens und der zeitigen Erstellung verlässlicher Finanzinformationen.
Die Unternehmen sind durch diverse gesetzliche Vorschriften wie z.B. KonTraG, Sarbanes Oxley Act (SOX) zum Betreiben eines internen Kontrollsystems verpflichtet. Das IKS wird jedoch nicht als Bestand des Controllerdienstes gesehen, sondern es prüft, dass die Grundsätze und Verfahren eines Systems entsprechend eingehalten werden.
Aufgaben und Prinzipien des IKS
Zu den Aufgaben des IKS gehört es das vorhandene Vermögen vor Verlusten zu sichern und schützen, zeitnahe Aufzeichnungen zu erstellen und aufzuzeichnen, den betrieblichen Wirkungsgrad zu verbessern, indem die Aufzeichnungen ausgebessert werden und die Geschäfts- bzw. Unternehmenspolitik unterstützt wird durch die innerbetriebliche Durchsetzung.
Zu den vier entscheidenden Prinzipien des IKS gehören als erstes Prinzip die Funktionstrennung. Es soll eine klare Trennung im Arbeitsablauf zwischen der vollziehenden sowie der buchhalterischen und nicht in einer organisatorischen Einheit stattfinden.
Als zweites Prinzip soll es eine angemessene organisatorische Regelung geben, welche sinnvoll ist, die Arbeitsabläufe zu programmieren und von der Aufbauorganisation klar abzugrenzen ist. Als drittes Prinzip gilt die automatische Kontrolle. Diese wird eingesetzt, um die Unsicherheiten der betrieblichen Abläufe automatisch zu kontrollieren. Das vierte Prinzip besagt, dass nur eine Mindestinformation an die Mitarbeiter durch das System an die Mitarbeiter freigegeben werden soll. Dazu gehören auch die Sicherungsmaßnahmen bei IT-Systemen einzusetzen.
Beispiel
Als Beispiel für ein IKS gilt eine Buchhaltungssoftware, welche sich um die selbstständige Überwachung von Transaktionen auf eine Datenbank kümmert.