Lexikon

Aufbewahrungspflichten

Was sind Aufbewahrungspflichten?

Bei Aufbewahrungspflichten handelt es sich um Fristen, die für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten.

Bei Aufbewahrungspflichten handelt es sich um die Pflichten zu welchen jeder  Kaufmann verpflichtet ist, die Buchführungsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren gemäß § 257 HGB.

Es sind jedoch nicht alle im Handelsregister eingetragenen land- und forstwirtschaftlichen Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und Freiberufler laut § 147 AO  steuerrechtlich zur Aufbewahrung verpflichtet.

Wozu dienen die Aufbewahrungspflichten?

Die Aufbewahrungspflicht sichert die Dokumentation von Unterlagen und dient somit in erster Linie der Nachprüfbarkeit, wenn dies bei bestimmten Dokumenten verlangt wird.

Die Unternehmen sind verpflichtet Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei bestimmten außerhalb gelegenen Stellen abzulegen.

Ein Unternehmen gilt als kontrollierbar, wenn wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen.

Welche Unterlagen sind verpflichtet aufbewahrt zu werden?

Prinzipiell sind alle Bücher, welche steuerrelevant sind, auch aufbewahrungspflichtig. Die Bücher, die aufbewahrt werden müssen und wie lange ist im Handelsgesetzbuch festgelegt.

Gemäß §238 HGB. Weiterhin unterliegen geschäftsrelevante Unterlagen ebenfalls der Aufbewahrungspflicht. Ebenso müssen Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüsse und Jahresabschlüsse als Originale aufbewahrt werden. Für die Form der Aufbewahrungspflicht gilt, dass die Dokumente abrufbar und lesbar sind gemäß §257 Abs. 3 Satz 1 HGB.

Grundsätzlich gilt die Regelung einer ordnungsgemäßen Buchführung: Alle Wiedergaben müssen inhaltlich mit dem Original übereinstimmen.

Dauer der Aufbewahrungspflicht

Die Dauer unterscheidet sich von den oben aufgezählten Gruppeneinteilungen. Dokumente aus der erstgenannten Gruppe, wozu Handelsbücher und Jahresabschlüsse gehören, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Andere Unterlagen hingegen unterliegen nur einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Die 2 Jahre Aufbewahrungspflicht gilt für Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt ab dem Schluss des Kalenderjahrs an, in welchem das Inventar, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss erstellt wurden, der Handelsbrief empfangen wurde oder die Buchungen entstanden sind.

Mit dem Begriff sonstige Unterlagen sind alle Unterlagen gemeint, welche sich auf bestimmte Geschäftsfälle beziehen und auch für die Besteuerung erforderlich sind.

Beispiel

In den Branchen wie in der öffentlichen Verwaltung, der Pharmaforschung, der Lebensmittel- und Pharmaproduktion, in Krankenhäusern, der Qualitätssicherung, dem Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, dem Rechts- sowie Bauwesen gibt es für Dokumente die Aufbewahrungspflicht.

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