Lexikon

Aufzeichnungspflichten

Was sind Aufzeichnungspflichten?

Aufzeichnungspflichten sind die Pflichten die besonders im Steuerbereich um eine verpflichtende Buchführung. Die Aufzeichnungspflicht ergibt sich aus den bestehenden Steuergesetzen ebenso aber auch aus den außersteuerlichen Vorschriften.

Eine Aufzeichnungspflicht ist eine Pflicht, welche nach § 238 HGB die Buchführungspflicht für jeden Kaufmann gilt, sei es ob ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb vorliegt, oder ob es nach dem Gesamtbild des Betriebes zu entscheiden ist. Hierzu sind bisher zahlreiche Urteile ergangen. Wer nach außersteuerlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, muss Bücher auch nach den Bestimmungen des Steuerrechts führen. Nach den Bestimmungen des § 141 AO sind nachfolgende Steuerpflichtige zur Buchführung verpflichtet. Gewerbliche Unternehmen sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Grenzwerte überschreiten unterliegen der steuerrechtlichen Buchführungspflicht wozu Freiberufler jedoch nicht gehören müssen. Besondere Aufzeichnungspflichten bestehen ebenso zwischen international verbundenen Unternehmen.

Für wen die Aufzeichnungspflichten und wie müssen sie dokumentiert werden?

Die Dokumentation der Aufzeichnungspflicht erfordert keine spezielle Form, sondern kann beispielsweise auch handschriftlich auf einem Stundenzettel vermerkt werden. Auch Arbeitspausen müssen nicht separat ausgewiesen werden. Es wurden Verfahrenserleichterungen eingeführt, um den Dokumentationsaufwand zu verkleinern.

Prinzipiell gilt die Aufzeichnungspflicht nur für geringfügig Beschäftigte und die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in welchen eine besondere Missbrauchsgefahr ausgeht.

Sie ist in diesen Bereichen beschränkt auf Beschäftigte mit verstetigten regelmäßigen Monatsgehältern von höchstens 2.958 Euro.  Mit der ab dem 1. August 2015 gilt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung und diese Einkommensschwelle wird dahingehend ergänzt, sodass die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz bereits dann entfällt, sollte das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt mehr als 2000,- Euro brutto betragen und dieses Monatsentgelt jeweils für die letzten tatsächlich abgerechneten 12 Monate nachweislich gezahlt worden sein.

Außerdem sind bei der Beschäftigung von engen Familienangehörigen wie Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern, Kindern und Eltern des Arbeitgebers, welche Aufzeichnungspflichten nicht mehr anwenden. Für bestimmte ausschließlich mobile Tätigkeiten gelten außerdem Vereinfachungen. Minijobber hingegen, die in Privathaushalten beschäftigt sind, sind komplett von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen.

Darüber hinaus gelten die Pflichten zur Aufzeichnung in bestimmen wirtschaftlichen Bereichen in Branchen wie dem Bau, die allgemein verbindliche Mindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz zahlen, und für Minijobs, welche anhand der "Geringfügigkeits-Richtlinien" der Sozialversicherungen und der Bundesagentur für Arbeit gelten.

Beispiel

Der Wochendienstplan eines Mitarbeiters ist beispielsweise eine Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) für nach § 8 Abs. 1 SGB IV für geringfügig Beschäftigte.

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