Bei dem Debitorenmanagement handelt es sich um die Gestaltung der buchhalterischen Zusammenarbeit von Unternehmen mit Schuldnern bzw. Kunden und den entsprechend miteinander verbundenen telefonischen und schriftlichen Kundenkontakt, sowohl schriftlich als auch telefonisch.
Das Debitorenmanagement, auch bekannt unter Risiko-, Kredit-, Konditions- oder Forderungsmanagement bekannt, kommt aus dem Bereich des Rechnungswesens und umfasst die übliche Debitorenbuchhaltung, wie die Rechnungsbuchung, Reklamationen und Gutschriften. Wobei das Debitorenmanagement weiter gefasst ist.
Aufgabenfeld der Debitorenbuchhaltung
Das Aufgabenfeld in der Debitorenbuchhaltung umfasst die Zahlungsprozesse, vor der Entstehung der Forderungen. Forderungsaußenstände, welche über die entsprechend vereinbarten Zahlungen hinaus gehen. Zu den zentralen Aufgaben der Debitorenbuchhaltung gehören die Anlage und Pflege von (Debitoren-)Konten, die Bonitätsprüfung des Kunden vor Auftragsannahme bzw. Lieferung, die Feststellung der Vertragsberechtigung der Debitoren, die zeitnahe Erstellung und Buchung von Rechnungen und Zahlungseingängen und Überwachung von Fälligkeiten, die buchhalterische Behandlung von Reklamationen, Gutschriften und Valutierungen, das Erstellen von Mahnungen und das Einleiten weiterer entsprechender Maßnahmen bei einem Zahlungsverzug.
Das Ziel bei dem Debitorenmanagement
Das Ziel des Debitorenmanagements ist die Überwachung der Zahlungsmoral der Debitoren und auch – bei einer geringen Eigenkapitalquote – die Liquidität des Unternehmens zu wahren.
Beispiel
Das ARD-Buffet Magazin gilt monatliche Begleitheft zur gleichnamigen Sendung des SWR: über den Web Shop auf der SWR-Internetseite kann das Heft abonniert werden, sodass es auch konfektioniert an alle Abonnenten verschickt wird.
In der Inkasso-Abteilung werden elektronisch ca. 4.000 Rechnungen jeden Monat verbucht. Die Zahlungseingänge auf dem Firmenkonto werden ebenfalls elektronisch ausgebucht, sodass der SWR monatlich von dem Debitorenmanagement ein Report über die Zahlungsbilanz und weiterhin eine Übersicht mit einer soziodemografischen Auswertung zu Alter, Geschlecht und Bundesland der Abonnenten veröffentlicht.