Prozessoptimierung umfasst die Analyse und Verbesserung aller Prozesse, die in und um ein Unternehmen stattfinden.
Der Begriff Prozessoptimierung erscheint im ersten Moment beinahe banal, ist inzwischen aber in dem Bewusstsein vieler Unternehmen zu einer sehr bedeutenden Aufgabe geworden. Dies führt dazu, dass der Umgang mit Prozessoptimierung weitestgehend in die wirtschaftliche Ausrichtung von Unternehmen integriert wurde und somit als Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen dient. Doch dies war nicht immer so, denn über Jahre hinweg wurde der Bereich der Prozessoptimierung dem reinen Qualitätsmanagement zugeordnet und somit aus der strategischen Ebene ausgeschlossen. Doch was genau bedeutet Prozessoptimierung nun eigentlich?
Die Aufgabe der Prozessoptimierung
Die Grundlage für das Vorgehen im Rahmen von Prozessoptimierung ist das Auflösen von starren Hierarchie-Vorstellungen innerhalb eines Unternehmens. Dies bedeutet, dass sowohl das Management als auch die Angestellten in ihrer Denkweise von der sogenannten Aufbauorganisation zu einer Ablauforganisation wechseln. Nur unter dieser Voraussetzung können Probleme innerhalb der bestehenden Prozesse analysiert und optimiert werden, was den Weg zu mehr Erfolg ebnen soll. Die gesamten Vorgänge werden also im Hinblick auf Prozesse betrachtet sowie verbessert und nicht in Hinblick auf den organisatorischen Aufbau.
Der erste Schritt einer vollständigen Optimierung besteht in der Analyse-Phase. In dieser Phase werden die bestehenden Prozesse herausgearbeitet und analysiert. Dies kann zum Beispiel mit einer Modellierung der Prozesse geschehen, wobei dann auch direkt die Klassifizierung vorgenommen werden kann. Hierbei wird dann Qualität der Prozesse untersucht. Um die Prozess-Qualität zu bestimmen, sollten im Vorhinein bereits die entsprechenden Kennzahlen definiert werden.
Optimierte Prozesse können mithilfe vielseitiger Management-Tools erreicht werden. Zu den prominentesten Beispielen zählen hierbei unter anderem Six-Sigma oder auch Kaizen.
Beispiel
Paul hat das Gefühl, in seinem Unternehmen laufen die Prozesse nicht so rund, aber er kann noch nicht genau definieren, wo es genau hakt. So entscheidet Paul, dass er sein Unternehmen gerne mithilfe Six-Sigma ausrichten und optimieren möchte.