Mit Social Project Management Digital Natives locken

A-Teams der Startup-Welt

Es ist unvergessen: Das A-Team aus der kultigen Actionserie aus den USA in den achtziger Jahren. Vier ehemalige Soldaten fliegen um die Welt (ok, einer der Gruppe flog eher unfreiwillig) und helfen im Stil Robin Hoods anderen Menschen, die in Not geraten sind. Das Besondere am A-Team war die ungewöhnliche Zusammenstellung der vier Protagonisten, die gemeinsam jede noch so große Herausforderung meistern konnten.

Auch wenn unser Arbeitsalltag in der Regel nicht ganz so abenteuerlich verläuft, gibt es doch eine Parallele. Gerade in Startups und jungen Unternehmen treffen starke Persönlichkeiten aufeinander. Sehr verschiedene Personen, die unterschiedliche Fähigkeiten einbringen und sich gegenseitig ergänzen, um anstehende Aufgaben zu meistern und innovative Lösungen zu finden.

Das große Stichwort hierbei ist Kooperation. Der Bundesverband Digital Wirtschaft (BVDW) e.V. brachte jüngst ein entsprechendes Paper zum Thema Enterprise 2.0 heraus. Ergebnis: Laut dem Leitfaden werden insbesondere die Unternehmen auch weiterhin erfolgreich am Markt agieren, die in der Lage sind, auf komplexe und dynamische Änderungen schnell zu reagieren. Dieser Weg führt demzufolge ausschließlich über eine partizipative Unternehmenskultur.

Konkret handelt es sich hierbei um ein gelebtes Wissensmanagement und einen verbesserten Informationsfluss nach innen und außen. Auch im „War of Talents“ kein unerheblicher Aspekt, da eine kollaborative Arbeitsweise dem Arbeitsverständnis der digital vernetzten Generation besonders entgegenkommt.

Dezentrale Teams und mobile Arbeit

Klar ist: Junge Mitarbeiter haben heute veränderte Vorstellungen von der Art, wie miteinander kommuniziert und zusammen gearbeitet wird. Diese Erwartungen sind stark von den Möglichkeiten sozialer Netzwerke geprägt, die sie sowohl privat als auch beruflich nutzen. Die Nachwuchskräfte der „Generation Y“ haben E-Mail-Flut und endlose Excel-Listen satt und setzen längst auf soziale Netzwerke als Form der Kommunikation.

Zusätzlich sind Begriffe wie dezentrale Teams und mobile Arbeit inzwischen keine Fremdwörter mehr und erschweren die effiziente Zusammenarbeit im Arbeitsalltag. Unter diesen veränderten Umständen Projekte erfolgreich durchzuführen, stellt für viele junge Unternehmen eine große Herausforderung dar.

Zeitgleich liegt hier aber auch eine große Chance, unter anderem als aktive Maßnahme gegen den gegenwärtigen „War of Talents“. Die Frage, die sich Unternehmen stellen sollten: Wie können wir das neue Lebens- und Arbeitsgefühl der Digital Natives für ein erfolgreiches Projektmanagement und für interne Abläufe besser nutzen? Und wie kann man die Zusammenarbeit und Kommunikation in virtuellen Teams verbessern? Konkrete Herausforderungen sind hierbei der zentrale Zugriff auf Informationen und Dokumente, der effiziente Austausch rund um offene Aufgaben und der Umgang mit der ständigen E-Mail-Flut.

Was macht Projektmanagement „social“?

Ein zukunftsweisender Lösungsansatz dafür ist „Social Project Management“ oder kurz Social PM. Aber was macht Projektmanagement überhaupt erst „social“? Im klassischen Projektmanagement ist die Projektorganisation hierarchisch aufgebaut. Dabei obliegt es meist einer Personal als zentraler Schnittstelle, die Informationen zu bündeln und zu verteilen. Das Problem dabei: Gerne geht die Steuerung der Projekte im Tagesgeschäft unter; Informationen fließen dann zu langsam und erreichen nicht alle Kollegen rechtzeitig. Oder den Projektleiter erreicht manche Nachricht des Teams zu spät.

So werden Entscheidungen auf Basis veralteter Informationen getroffen. Ohnehin bleiben den Teammitgliedern der größere Zusammenhang und damit der eigene Beitrag zum Projekt oft unbekannt. Folglich können Motivation und Kreativität des Teams sinken und den Projekterfolg insgesamt gefährden.

„Social“ wird Projektmanagement dann, wenn die Zusammenarbeit netzwerkartig strukturiert wird. Das ist einerseits eine Frage der Organisation, denn es bedingt flachere Hierarchien und die Übernahme von mehr Verantwortung aller Projektbeteiligten. Zum anderen ist es eine Frage der Technik, weil diese Organisationsform ohne soziale Medien kaum durchführbar ist. Das Prinzip von Plattformen für Social PM ist es, die Kommunikation in sozialen Netzen zu bündeln und den Austausch von Inhalten innerhalb des Teams zu ermöglichen. Social PM fördert somit den Austausch von Informationen und Wissen zwischen allen Projektmitgliedern.

Die Top-Down-Kommunikation (vom Projektleiter zum ausführenden Team) wird durch eine Bottom-up-Kommunikation ergänzt. Das gesamte Team wird von Anfang an aktiv in das Projekt eingebunden: Jeder kann selbstständig Aufgaben anlegen und für alle transparent bearbeiten, Probleme können jederzeit im Netzwerk gemeldet oder Anmerkungen gepostet werden. So fließen die Statusmeldungen des Teams über ihre Teilprojekte direkt in die Übersicht des Projektleiters mit ein. Das Ergebnis ist eine höhere Identifikation mit dem Projekt und eine stärkere Ausrichtung der Beteiligten am eigentlichen Ziel.

Bei den Features orientieren sich die meisten Produkte zunächst an den Vorbildern aus dem Consumer-Bereich und bieten diese im Gegensatz zu öffentlichen Netzwerken in einem geschlossenen Raum an. Zu den Basis-Features gehören persönliche Profile, Instant Messaging, Statusmeldungen, Tagging, Following, Bewertungen sowie die Interaktion in Gruppen. Oft auch die Suche nach Kompetenzen und Nutzung indirekter Kontakte, Activity Streams, Blogs und Wikis.

Zu diesen sozialen und kommunikativen Features gehören auch Funktionen, die sich verstärkt an den Bedürfnissen von Unternehmen ausrichten. Hierzu gehören Zeiterfassung, Reporting, Dokumenten- und Aufgabenmanagement. Standard ist eine Integration mit E-Mail-Systemen. Das heißt zum Beispiel, dass das System automatisiert bestimmte Nachrichten oder Alerts per E-Mail versendet und dass die Mitglieder des Social Networks auch direkt aus der Oberfläche heraus E-Mails schreiben können.

Ebenso können Mitarbeiter des Enterprise Social Network eine dedizierte Adresse bei ihren E-Mails auf cc nehmen, um die E-Mail auch im Enterprise Social Network zentral zu publizieren. In der Regel sind auch mobile Oberflächen und native Apps vorhanden, um die bequeme Nutzung von Smartphones und beliebigen Clients zu erlauben.

Unternehmen und Startups, denen es um mehr geht, als nur den Flurfunk zu digitalisieren, sollten darauf achten, dass die Software oder der Online-Service auch auf die Förderung der Produktivität ausgerichtet ist. Das Anforderungsminimum sollte ein Aufgabenmanagement mit der Möglichkeit sein, Aufgaben anzulegen, zu priorisieren und im Team zu besprechen. Bei Tools mit erweiterten Projektmanagement-Funktionen können Personen zusätzlich Planaufwände und Zusammenhänge definieren.

Und der Projektleiter hat, genau wie bei gängiger Projektmanagement-Software, ein Gantt-Diagramm zur Verfügung. Er erhält somit auf der vom Projektteam in Echtzeit gepflegten Datenbasis eine Planungs- und Fortschrittssicht auf komplette Projekte. Tools für kleine bis mittlere Unternehmen sind fast immer Online-Plattformen und viele Angebote sind mit eingeschränkter Funktionalität auch kostenfrei nutzbar.

Wenige Startups besitzen eigene Online-Communities

Welche Zukunft hat Social Project Management in jungen Unternehmen und was kann es bewegen? Laut einer Studie der BITKOM setzen zwar bereits 86 Prozent der Unternehmen in Deutschland externe soziale Netzwerke ein, nur 13 Prozent verfügen jedoch über eigene Online-Communities. Marktforscher von Forrester und IDC sagen jedoch ein erhebliches Wachstum dieses Segments voraus, das sie wahlweise „Enterprise Collaboration Software“ oder „Social Platforms“ nennen.

Da sich natürlich gerade in Internetfirmen die Trends der Digitalisierung und einer standortübergreifenden Zusammenarbeit stark auswirken, dürfte diese Branche zu jenen gehören, die die Vorteile als erste nutzen. Insbesondere in der Kommunikation mit Kunden sowie der Zusammenarbeit mit freien und externen Mitarbeitern, Teammitgliedern im Home Office und bei der Kooperationen mit anderen Dienstleistern zeigt sich die Überlegenheit von Social PM sofort.

Facebook, Twitter, XING und andere soziale Netzwerke haben die Art, in der Young Professionals kommunizieren, nachhaltig verändert: Sie sind es gewohnt zu chatten, Kontakte zu knüpfen, zu „liken“, Statusmeldungen zu posten. Was sich bewährt hat, um privat auf dem Laufenden zu sein und andere auf dem Laufenden zu halten, führt im Arbeitsalltag vieler Unternehmen noch ein Schattendasein.

Social Project Management ist die Chance für junge Unternehmen, sich besser, virtueller und in flacheren Hierarchien zu organisieren und so nicht nur ein besonders attraktives Arbeitsumfeld für Nachwuchskräfte zu schaffen, sondern auch auch ihre internen und externen Projekte möglichst effizient abzuwickeln.

Bild:  Bestimmte Rechte vorbehalten von Loco Steve