War die E-Mail im geschäftlichen und privaten Umfeld vor dem Siegeszug der „Social Networks“ noch das elektronische Kommunikationsmittel Nummer eins, vernimmt man in letzter Zeit immer häufiger Rufe nach einer Abschaffung der E-Mail in der internen Unternehmenskommunikation. Mache Unternehmen Firmen gehen sogar noch einen Schritt weiter und verbieten interne E-Mails völlig und setzen auf neuartige Kommunikationstools im Stil sozialer Netzwerke. Dabei gilt ein Hauptaugenmerk, neben dem zielgerichteten und schnellen Austausch von Informationen, der Einführung eines integrierten und kollaborativen Aufgabenmanagements, um die bewährte aber gerade für die Teamarbeit umständliche Aufgabenverwaltung in Excel zu beenden.
Die E-Mail Flut trifft gerade auch junge Unternehmen
Wer kennt nicht die überfüllten Mailpostfächer, die fast jeden nach dem erholsamen Urlaub mit einer kaum überschaubaren Anzahl an „FWD:“ und „CC:“ – Mails begrüßen! Dabei geraten gerade junge Unternehmen schneller in die E-Mail-Falle als man gemeinhin denken mag. Alleine die Zeit, die täglich für das Lesen und Löschen von Mails aufgewendet werden muss, vernichtet die Produktivität schon im Ansatz. Gerade der interne Mailversand nimmt dabei immer noch zu und trägt in nicht unerheblichem Maße zur generellen Ablenkung im Arbeitsalltag bei. Zusätzlich werden oft parallel noch unterschiedlichste Instant-Messenger betrieben, die eine weitere Quelle der allgemeinen Zerstreuung darstellen.
Dabei bieten heute Web 2.0- Tools, die eine interne Kommunikation im Stile sozialer Netzwerke anbieten und dabei zusätzliche Business-Features wie Dokumentenbearbeitung oder projektbezogene Wikis integrieren, eine moderne Alternative zur antiquierten E-Mail an.
Tipps und Tricks zur Kommunikation und Aufgabenverwaltung 2.0
Nicht nur die Kommunikation ist in vielen Firmen und vor allem auch bei Startups immer noch „Eins Null“, auch beim Aufgabenmanagement wird häufig auf die Excel-Liste als zentrale Aufgabenverwaltung gesetzt. Dabei wird mühsam eine tägliche oder wöchentliche Aktualisierung vorgenommen, die schon bei der Fertigstellung nicht mehr aktuell ist. Zusätzlich entstehen im Laufe der Zeit meist unzählige Versionen eines Dokuments, die sich zeitgleich in Umlauf befinden und nur selten den gleichen Stand widerspiegeln.
Gerade interne soziale Netzwerke bieten eine sinnvolle Alternative um sowohl Kommunikation als auch Aufgabenmanagement in einem zentralen Werkzeug zu vereinen, welches in Echtzeit über Änderungen an Aufgaben informiert und den Nachrichtenaustausch direkt mit der produktiven Aufgabenbearbeitung verbindet.
Um die Techniken des Web 2.0 in Kombination mit einem produktiven Aufgabenmanagement zu nutzen, bedarf es einiger einfacher und nachvollziehbarer Regeln und Tipps, die schnell und ohne großen Aufwand umgesetzt werden können. Im Folgenden sind einige Vorschläge beschrieben, die den Arbeitsalltag vereinfachen und wichtige Ideen, Aufgaben und die dazu notwendige Kommunikation an einem zentralen Ort im Unternehmen verfügbar machen.
1. Intern gar nicht erst mit E-Mails anfangen!
Man sitzt im selben Büro, nur wenige Meter von den Kollegen getrennt, trotzdem wählt man oft den Weg der Mail, anstatt vielleicht ein Thema kurz persönlich zu besprechen. Hört sich banal an, in der Praxis stellt man aber häufig fest, dass die E-Mail als Ersatz zur direkten Kommunikation gewählt wird und oft ein kurzes Gespräch effektiver wäre als das zeitraubende „E-Mail Ping-Pong“. Wenn es dann doch eine schriftliche Mitteilung sein soll, hilft einem ein eigenes „Social Network“ oder ein interner Microblogging-Dienst.
Zum einen kann man solche Kurznachrichten wesentlich schneller erstellen, außerdem ist das ganze Team in die Kommunikation einbezogen. Dabei werden schon im Vorfeld Gruppen gebildet, die zum Beispiel den Projekten oder Abteilungen entsprechen, um eigene Pinnwände nach bestimmten Themen zu erstellen. Dadurch werden genau die richtigen Team-Mitglieder angesprochen. Eine interne Point-to-Point Kommunikation, wie man sie von E-Mails kennt, wird dadurch maßgeblich reduziert.
2. Kommunikation und Aufgaben im Social Media Style verbinden
Meistens erfordern E-Mails eine Aktion oder Reaktion. Dabei ist es oft schwierig in einem überfüllten Posteingang zu unterscheiden, welche Aufgaben im Rahmen der Mails noch zu bearbeiten sind. Oft werden persönliche Ordner angelegt oder Flags gesetzt. Im Tagesgeschäft verliert man sich dann aber doch zu oft in der langwierigen Suche nach bestimmten Vorgängen im eigenen Postfach oder Ordnerchaos. Deshalb ist es zielführend, die Kommunikation rund um die tatsächlich zu erledigenden Aufgaben anzuordnen. Moderne Tools ermöglichen es, zu bestehenden Aufgaben eigene Nachrichten zu hinterlegen und diese mit Kommentaren zu versehen. Damit hat das Scrollen innerhalb der allseits beliebten „Bandwurm“-Mails, die unzählige Male zwischen verschiedenen Teilnehmern kreisen, ein Ende. Noch dazu ist jeder Bearbeiter der Aufgabe in die Konversation mit einbezogen und das Erledigen der Aufgaben steht immer im Mittelpunkt.
3.Weg mit den Schmierzetteln!
Oft beginnt der Tag mit dem Erstellen einer Aufgabenliste. Der am Morgen noch übersichtliche Zettel wird zwischen Meetings und Telefonaten immer länger und unübersichtlicher. Dabei gehen Aufgaben unter oder landen am Ende des Tages unerledigt in der Ablage „P“ unter dem Schreibtisch. Viel zielführender ist es, jeden Gedanken oder alle neuen Aufgaben, die im Laufe des Tages entstehen zuerst in einem zentralen Tool zu speichern. Dabei geht es nicht darum, detaillierte Aufgaben mit Beschreibungen zu erstellen. Die Ergänzung um zusätzliche Informationen kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Durch das kurze und wenig zeitaufwändige Anlegen eines rudimentären Tasks geht zumindest keine Aufgabe verloren und bleibt einem im Gegensatz zum Schmierzettel im internen Netzwerk erhalten.
4. Die Übersicht über alle Aufgaben behalten!
Sind die Aufgaben zentral archiviert macht es Sinn den Tag damit zu beginnen, die eigenen Aufgaben zu klassifizieren und die Kommunikation der Team-Mitglieder zu den noch offenen Aufgaben zu bearbeiten. Dies geht in wenigen Minuten und bringt Struktur in den Tag. Dadurch, dass meist alle Neuigkeiten, Nachrichten und die neuen Aufgaben durch ein unterstützendes Tool gekennzeichnet werden, ist dieser Arbeitsschritt wesentlich produktiver, als erst interne E-Mails in den richtigen Kontext zu stellen.
5. Externe Dienstleister mit ins interne soziale Netzwerk einbeziehen
Die interne Kommunikation hat man selbst in der Hand und dabei fällt die Umstellung auf ein eigenes Netzwerk meist recht leicht. Doch wie oft muss man auch externe Dienstleister oder sogar Kunden kontaktieren, um anstehende Aufgaben zu besprechen. Gerade wenn es um kreative Prozesse oder die Erstellung von Dienstleistungen geht, findet hier oft ein reger Versand von Mails und Dokumenten statt. Dabei ist gerade die Versionierung bei zeitgleicher Bearbeitung von Dokumenten ein bekanntes Problem. Durch ein Rechtemanagement können auch externe Stellen mit ins eigene Netzwerk aufgenommen werden und somit von einer schnelleren und zielgerichteten Kommunikation profitieren. Im besten Fall werden auch Dateien direkt integriert und dabei noch automatisch versioniert, was der Versionsflut einzelner Dokumente ein Ende bereitet.
6. Einen Backlog für eigene Ideen schaffen
Wie oft sitzt man gerade unter Zeitdruck an einer wichtigen Aufgabe und hat eine spontane Idee, die man gerne in Zukunft weiterverfolgen würde. Die meisten dieser Ideen sind wertvoll und bilden das Kapital von jungen und kreativen Unternehmen, gehen aber in der Hektik des Alltags oft verloren. Hier bietet sich die Anlage eines zentralen Ideenspeichers an. In der Praxis verwendet man hierzu am besten einen modernen Task-Manager, der es sowohl am Arbeitsplatz als auch von mobilen Endgeräten erlaubt, die Idee mit wenigen „Klicks“ in einem eigenen „Backlog“ zu notieren. Anschließend nimmt man sich regelmäßig, mindestens einmal pro Monat, die Zeit diesen Backlog systematisch zu durchforsten. Oft stößt man auf wahre Ideenschätze, die sich in neue Projekte oder für den Austausch mit Kollegen eignen. Dabei ist es vor allem wichtig, weniger gute Einfälle zu löschen, damit man im eigenen Backlog nicht die Übersicht verliert. Mit Hilfe dieser Technik und dem Einsatz eines guten Tools wurden aus vielen Ideen bereits lukrative Projekte oder Produkte, die ansonsten in der alltäglichen Hektik spurlos verschwunden wären.
7. Die eigene Pinnwand nutzen und den digitalen „Flurfunk“ aufbauen
Gerade junge Unternehmen leben von ihrem „Spirit“ und dem Erreichen erster gemeinsamer Ziele. Dabei spielt der Austausch von Gedanken eine zentrale Rolle. Oft jedoch sind Mitarbeiter nicht zur gleichen Zeit am selben Ort, denn ein Termin jagt den nächsten und bei der Nutzung studentischer Kräfte beschränkt sich die Anwesenheitszeit oft auf wenige Tage im Monat. Was dabei oft verloren geht ist der gemeinsame „Flurfunk“, der mehr als nur Klatsch und Tratsch beinhaltet, sondern auch wertvolle Erkenntnisse aus den einzelnen Projekten und Tätigkeiten enthält. Fehlt dieser Austausch, gehen wertvolle Informationen verloren, was zu Doppelarbeit oder im schlimmsten Fall zu Missverständnissen führt. Durch die Nutzung eines digitalen Flurfunks in Form einer gemeinsamen Unternehmens- und Projektpinnwand, die funktional nach dem Facebook-Prinzip aufgebaut ist, können auch Mitarbeiter die nicht vor Ort sind am internen „Flurfunk“ teilhaben. Dabei wächst das ganze Team noch näher zusammen und steht unabhängig von den Arbeitszeiten und dem aktuellen Standort in permanentem Kontakt.
Fazit: E-Mail-Chaos lässt sich vermeiden
Durch die Einhaltung einiger einfacher Regeln und die Nutzung moderner Aufgaben- und Kommunikationstools kann das Tagesgeschäft wesentlich effektiver und einfacher organisiert werden. Im Endergebnis werden Fehler vermieden, Abläufe gestrafft und dem E-Mail-Chaos ein Ende bereitet. Die Kosten für den Einsatz dieser Techniken und die Nutzung eines passenden Tools sind verschwindend gering. Gerade junge Unternehmen und Startups sollten von Anfang an auf die neue Art der Kommunikation und des Taskmanagements setzen, um nicht früher oder später in der Flut von Aufgaben und Nachrichten unterzugehen und wertvolle Ideen zu verlieren, aus denen spannende Produkte entstehen können.