Die Vorteile des verteilten Arbeitens
Verteiltes Arbeiten ist sehr attraktiv, gerade für Startups: Keine Miete zahlen, weltweit einstellen und Mitarbeiter durch Flexibilität und perfekte Work-Life-Balance glücklich machen. Einzige Voraussetzung für diesen Startuptraum ist es, Lösungen für die Herausforderungen zu finden, die sich aus der räumlichen Distanz ergeben.
Die gute Nachricht lautet, für viele ist es möglich und macht viel Spaß! Noch sind verteilte Startups ein recht junger Trend und auf dem Weg zum erfolgreichen verteilten Arbeiten betreten Gründerteams noch häufig Neuland. Für alle, die überlegen, komplett verteilt zu starten oder räumlich flexibler zu arbeiten, gibt es hier fünf Tipps zu Bereichen, die sich in zwei Jahren verteiler Startuppraxis als besonders wichtig erwiesen haben:
1. Chatroom als Fundament der Kommunikation
Ob kurzer Plausch an der Kaffeemaschine oder spontane Frage an den Kollegen am Schreibtisch gegenüber, zahlreiche Kommunikationswege fallen in einem verteilten Startup weg. Jedoch gerade spontane Kommunikation ist für die Problemlösung und Kreativität in einem Startup entscheidend. Die beste Möglichkeit, diese Kommunikation in einem verteilten Startup zu fördern, ist ein ständig laufender Chatroom.
Hier kann jeder spontane Ideen loswerden oder Fragen stellen. Wenn die anderen Teammitglieder Zeit haben, können Sie direkt antworten, aber auch sonst geht im Chat nichts verloren. Jeder kann nachlesen und mit diskutieren, sobald er Zeit hat. Dadurch bietet das Chatroom-Protokoll nach einem Urlaubstag oder Termin auch eine gute Zusammenfassung dessen, was man verpasst hat.
Der Chatroom ist außerdem der ideale Kanal für kurze Mitteilungen und Status-Updates. Durch eine kurze Nachricht wie „30 Minuten Mittagspause“ und den Status „away“ wissen alle Kollegen Bescheid. Klingt simpel, doch diese zahlreichen Möglichkeiten machen den Chat zum Multifuntionswerkzug und Fundament der Team-Kommunikation. Die meisten Funktionen bietet ein selbst gehosteter Jabber Chat. Wem das zu kompliziert ist, der kann auch Dienste wie Grove.io oder Skype (www.skype.com) nutzen.
2. Virtuelles Stand-up-Meeting
Die Gefahr, aneinander vorbei zu arbeiten, ist beim verteilten Arbeiten besonders groß. Bestes Gegenmittel ist ein tägliches Stand-up-Meeting per Videokonferenz. Bei diesem fasst jeder für die anderen Teammitglieder kurz zusammen, woran er bisher gearbeitet hat und den restlichen Tag über arbeiten wird. Wichtig ist, dass dieses täglich stattfindet und alle Teammitglieder teilnehmen.
Es hat sich außerdem bewährt, die Dauer auf fünf bis zehn Minuten zu begrenzen. Besteht mehr Gesprächsbedarf, kann direkt ein Termin für eine weitere Videokonferenz festgelegt werden. Das Stand-up-Meeting stellt täglich sicher, dass jeder weiß, wer woran arbeitet ist. Sinnvoller kann man fünf Minuten nicht investieren! Außerdem ist das tägliche Stand-up-Meeting eine einfache, aber wirksame Motivationshilfe, Aufgaben abzuschließen.
3. Softwaretools als Team nutzen
Immer mehr günstige und einfach zu bedienende Tools erlauben es innerhalb kürzester Zeit, eine leistungsfähige Infrastruktur für verteiltes Arbeiten aufzubauen. Egal ob Officesuite, CRM oder Planung, für fast jeden Bereich gibt es Software, die verteiltes Arbeiten unterstützt. Doch noch mehr als sonst gilt für verteilte Teams, ohne eine gemeinsame und konsequente Nutzung der Softwaretools gerät der Informationsfluss und damit die Arbeit schnell ins Stocken. Daher ist es wichtig, dass man nicht nur gemeinsam entscheidet, welche Softwaretools man verwendet, sondern auch festlegt, wie und wofür diese verwendet werden.
Neben der Software sollte auch die Hardware nicht außer Acht gelassen werden. Nicht selten läuft parallel zur Software für die tägliche Arbeit eine resourcenhungrige Videokonferenz mit dem ganzen Team. Ohne schnelle Hardware und zuverlässige Internetanbindung wird das schnell frustrierend und kostet die Zeit des gesamten Teams. Die Anschaffung gleicher Hard- und Software (Betriebssystem) für alle Teammitglieder vereinfacht vieles und hat sich in der Praxis sehr bewährt.
4. Dienstleister wichtiger Teil des virtuellen Netzwerks
Dass ein verteiltes Gründerteam über ausreichende IT-Affinität verfügen muss, ist selbstverständlich. Auf diese sollte jedoch nicht nur bei der Zusammenstellung des eigenen Teams, sondern auch bei der Wahl externer Dienstleister geachtet werden. Wer Coaches, Steuerberater oder Investoren von Beginn an auch nach diesem Kriterium auswählt, kann diese im weiteren Verlauf nahtlos und effizient in die virtuelle Teamarbeit einbinden. Nach kurzer Eingewöhnung können zum Beispiel viele Gespräche mit dem Coach per Videokonferenz und damit deutlich günstiger und flexibler geführt werden.
5. Was tun bei Home-Working-Frust
Freud und Leid liegen bei der verteilten Arbeit nicht selten eng beeinander. Wenn man mal nicht weiter kommt oder am heimischen Schreibtisch im Motivationstief steckt, hilft das Team weiter. Beim verteilten Arbeiten besteht hier oft eine höhere Hemmschwelle, seine Kollegen um Hilfe zu bitten. Trotzdem sollte man sich in solchen Situationen keineswegs scheuen, seine Teamkollegen um Rat zu fragen und Probleme gemeinsam zu lösen. Tools wie Bildschirmübertragung per Skype oder gemeinsame und gleichzeitige Bearbeitung von Googledocs-Officedokumenten sind hierfür eine große Hilfe.
Auf der anderen Seite bietet verteiltes Arbeiten ideale Voraussetzungen, um sich intensiv und ungestört seinen Aufgaben zu widmen. Anders als im Büro kann man hier seinen Status auf “bitte nicht stören” ändern, den Computer lautlos stellen und sich voll einer wichtigen Aufgabe widmen. Und wem die Arbeit zuhause auf Dauer zu einsam ist, der besucht einfach einen der zirka 170 Coworking Spaces in Deutschland.